Wie können IT- und Einkauf zu Kostensenkung, Optimierung und einer nachhaltigen Steuerung der Microsoft-Landschaft beitragen?
In vielen Unternehmen macht Microsoft mehr als 30 Prozent der Softwarekosten aus. Tendenz steigend. Damit ist der Monopolist aus Seattle ein zentraler Budgetposten in jeder IT. Wer diese Ausgaben nicht aktiv steuert, riskiert, Jahr für Jahr hunderttausende von Euros zu verlieren – durch Lizenzen, die nicht genutzt werden, mit zu groß geschnürten Bundles und in Vertragsstrukturen, die Spielräume einschränken, statt diese zu eröffnen.
Wir beobachten folgende Herausforderungen:
Das Ziel ist klar: Wer seinen Microsoft-Softwarebestand heute strategisch betrachtet, kann nicht nur Kosten senken. Er kann Strukturen schaffen, die Planungssicherheit ermöglichen, Spielräume für Innovation eröffnen und unnötige Abhängigkeiten vermeiden.
Auch deshalb liegen die größten Optimierungspotenziale in den beiden aktuell relevantesten Microsoft-Technologien: Microsoft 365 und Azure. Denn der digitale Arbeitsplatz und die Cloud sind in ständiger Bewegung. Hier entstehen die größten Ineffizienzen – aber auch die größten Potenziale für Einsparung.
Microsoft 365 ist in vielen Unternehmen die Standardlösung für E-Mail, Kollaboration, Office und Sicherheit. Mit teils großen Herausforderungen für das Software-Asset-Management: Denn Microsoft 365 ist in vielen Organisationen einer der größten Einzelposten im IT-Budget – und einer der intransparentesten.
Die meisten Unternehmen schöpfen das Potenzial ihrer M365-Landschaft wirtschaftlich nicht aus. Typische Schwachstellen sind:
Dabei fällt eines direkt auf: Diese Kostenfallen entstehen nicht durch Fehlentscheidungen – sondern durch fehlende Steuerung. M365 wird als Produkt wahrgenommen, nicht als Etwas, das aktiv gemanagt werden muss.
Wer M365 steuern will, braucht mehr als nur einen Usage-Report. Typischerweise zeigt das M365 Admin Center nur an, welche Produkte in Nutzung sind. Was fehlt ist jedoch die Gegenfrage: Was wird nicht genutzt? Dabei geht es um mehr als nur Transparenz, es geht um Bedarfssteuerung und klare Prozesse. Dabei helfen:
Diese Maßnahmen reduzieren nicht nur laufende Kosten – sie schaffen auch Klarheit über die tatsächliche Nutzung und eröffnen neue Verhandlungsspielräume bei Renewals.
Microsoft 365-Lizenzen lassen sich nicht nur technisch optimieren – auch wirtschaftlich ist oft deutlich mehr drin. Vorausgesetzt, man geht strukturiert vor.
Die größten Hebel in der Verhandlung:
Verhandeln heißt hier nicht, auf Rabatte zu hoffen – sondern gut vorbereitet mit validierten Bedarfszahlen, Alternativszenarien und einem klaren Zielbild in die Gespräche zu gehen.
Die Cloud wurde einst mit dem Versprechen vorgestellt, IT flexibler, skalierbarer und günstiger zu machen. Doch viele Unternehmen stellen heute ernüchtert fest: Die Realität sieht anders aus. Bei Microsoft Azure steigen die Kosten – ebenfalls aufgrund einer mangelnden Steuerung. Ressourcen werden ohne klare Governance bereitgestellt. Commitments werden ohne abgesicherte Projektplanung verhandelt. Und Einsparpotenziale bleiben ungenutzt, weil Verantwortlichkeiten fehlen.
Dabei ist Azure längst mehr als nur Infrastruktur – es ist eine dynamische Plattform mit über 200 Services, komplexen Abrechnungsmodellen und erheblichen Wachstumsambitionen seitens Microsofts. Wer diese Plattform erfolgreich nutzen will, muss verstehen, wie man Kosten aktiv gestaltet –nicht nur reagiert.
Die Vertriebsteams von Microsoft agieren nach klaren Vorgaben und finanziellen Anreizen, die sich auf planbare Umsätze und langfristige Kundenbindung konzentrieren.
In fast jedem Azure-Projekt, finden sich systematische Schwachstellen – unabhängig von Branche oder Unternehmensgröße:
Diese Muster führen dazu, dass Azure nicht selten als „Kostenfalle“ wahrgenommen wird – obwohl es mit dem richtigen Ansatz ein enorm wirksames Werkzeug zur IT-Transformation sein kann.
Die Steuerung von Azure beginnt nicht mit Technik – sondern mit Struktur. Wer Azure langfristig effizient betreiben will, braucht Klarheit über Ziele, Nutzung und Verantwortung. Erfolgreiche Unternehmen setzen dabei auf vier zentrale Hebel:
Ein gut gesteuertes Azure-Setup ist kein Zufallsprodukt – es ist das Ergebnis disziplinierter, fundierter Prozesse. Und genau hier liegt das eigentliche Einsparpotenzial.
Der Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) ist eines der wirkungsvollsten, aber auch risikoreichsten Vertragsinstrumente im Azure-Kosmos. Im Grunde handelt es sich um ein Mengenrabattmodell: Je höher das über drei Jahre zugesagte Volumen, desto attraktiver die Konditionen. Doch die Spielregeln haben sich zuletzt verschärft:
MACC kann sinnvoll sein – aber nur als Resultat einer strategischen Azure-Roadmap, nicht als Einstiegspunkt in die Verhandlung. Unternehmen müssen klar rechnen, welche Workloads wirklich migriert werden, welchen Verbrauch sie realistisch erreichen – und ob Alternativen sinnvoller wären.
Der Microsoft-Softwarebestand ist kein statisches Inventar, sondern ein dynamisches Portfolio. Wer dieses wirtschaftlich steuern will, braucht mehr als punktuelle Analysen – er braucht einen klaren, wiederholbaren Prozess. Genau hier setzt unser Ansatz an:
Basierend auf unserer Erfahrung haben wir eine Methode entwickelt, die Transparenz schafft, Einsparpotenziale quantifiziert und Ihre Organisation befähigt, Microsoft dauerhaft kosten-, lizenz- und vertragsseitig zu steuern.
Unser Ansatz gliedert sich in vier aufeinander aufbauende Phasen. Jede dieser Phase ist klar definiert, nachvollziehbar und auf Microsoft-spezifische Lizenzmechaniken ausgelegt.
Ziel: Ein vollständiges und sauberes Abbild der installierten, gebuchten und genutzten Microsoft-Services schaffen.
Ergebnis: Eine strukturierte, normalisierte Datenbasis als Ausgangspunkt für alle weiteren Schritte.
Ziel: Den tatsächlichen Lizenzverbrauch den vertraglichen Nutzungsrechten gegenüberstellen – unter Berücksichtigung der spezifischen Microsoft-Lizenzmetriken.
Ergebnis: Ermittlung der tatsächlichen Lizenzsituation – differenziert nach On-Prem, SaaS und Cloud.
Ziel: Die Differenz zwischen Nutzung und Lizenzanspruch bestimmen – und in Handlungsszenarien überführen.
Ergebnis: Eine vollständige ELP (Effective License Position) als Grundlage für Optimierung und Vertragsverhandlungen.
Ziel: Die wirtschaftlich sinnvollste Variante umsetzen – mit klarer Einsparstrategie und organisatorischer Verankerung.
Ergebnis: Umsetzung der Einsparmaßnahmen, gezielte Verhandlungsvorbereitung und klare interne Verantwortlichkeiten.
Viele Kosten entstehen nicht durch Nutzung – sondern durch Intransparenz.
Wer M365 und Azure nicht regelmäßig analysiert, zahlt dauerhaft zu viel.
Verträge sind gestaltbar – aber nur mit klarer Position.
Microsoft-Verträge bieten Spielraum, aber nur wenn man vorbereitet in die Verhandlung geht.
Optimierung ist kein Projekt – sondern ein Steuerungsprozess.
Ein wiederholbarer Zyklus wie der Management-Ansatz schafft die Grundlage für nachhaltige Kostensenkung und Kontrolle.
Lizenzkosten senken
Unsere Experten kennen alle Hebel zur Senkung von Lizenzkosten. Herstellerspezifisch identifizieren wir Potenziale, die langfristig wirken.
Compliance sichern
Wir reduzieren Lizenzrisiken frühzeitig – so bleiben Sie stets handlungsfähig und vermeiden kostspielige Nachforderungen.
SAM Automatisieren
Wir unterstützen Sie dort, wo Ressourcen fehlen – von der Auswahl des richtigen SAM-Tools bis zur verlässlichen Unterstützung im Tagesgeschäft.
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