Microsoft Enterprise Agreement erfolgreich verhandeln. Strategien für Einkauf und IT.

1. April 2025/Philipp Garra

Das Microsoft Enterprise Agreement (EA) ist für viele Unternehmen der zentrale Baustein der IT-Beschaffung und macht nicht selten über 30 % der gesamten Softwareausgaben aus. Dabei sind Preissteigerungen die Norm, während Verhandlungsspielräume zunehmend eingeschränkt werden.

Ohne eine fundierte Verhandlungsstrategie riskieren Unternehmen erhebliche Mehrkosten, etwa durch überhöhte Azure-Commitments und Vertragsbedingungen, die weit hinter den Industry-Benchmarks liegen. Nur wer Microsofts Vorgehen genau versteht, kann unnötige Kosten vermeiden.

Dieser Artikel erläutert, wie Microsofts Verhandlungstaktiken zu durchbrechen sind, welche Ansätze zu besseren Konditionen führen und wie Unternehmen ihre IT-Kosten nachhaltig optimieren können.

Übersicht: Das Microsoft Enterprise Agreement

Ein Microsoft Enterprise Agreement (EA) ist ein Lizenzvertrag speziell für mittlere und große Unternehmen ab 500 Nutzern oder Geräten. Es bietet eine standardisierte, flexible und kosteneffiziente Möglichkeit, Microsoft-Software in großem Umfang zu lizenzieren. Die Laufzeit beträgt in der Regel drei Jahre, währenddessen Unternehmen feste Preise, Rabatte und eine zentralisierte Verwaltung zugesichert werden.

Die wichtigsten Vorteile eines Enterprise Agreements:

Langfristige Kostenkontrolle: Unternehmen verpflichten sich zu einer Laufzeit von drei Jahren, was vor Preiserhöhungen schützt. Die Kosten für Lizenzen können auf drei Jahresraten aufgeteilt werden.
Signifikante Rabatte im Vergleich zum Standardpreis: Je nach Volumen und Lizenzierungsmodell sind hohe Rabatte möglich. Unternehmen profitieren von Skaleneffekten. Die Rabattstufen sind:
- Stufe A: 500–2.399 Benutzer oder Geräte
- Stufe B: 2.400–5.999 Benutzer oder Geräte
- Stufe C: 6.000–14.999 Benutzer oder Geräte
- Stufe D: 15.000+ Benutzer oder Geräte
Software Assurance (SA) immer enthalten: Diese beinhaltet:
- Version Upgrades ohne zusätzliche Kosten während der Vertragslaufzeit
- Technischen Support direkt von Microsoft
- Trainings- und Deployment-Vorteile zur Optimierung der Softwareeinführung
Preisstabilität: Ein EA sichert Unternehmen stabile Preise, unabhängig von Währungsschwankungen oder Microsoft-Preiserhöhungen während der Vertragslaufzeit.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Unternehmen können jährlich zusätzliche Lizenzen hinzufügen (True-up). Einige EA-Modelle erlauben eine Reduzierung von Lizenzen (True-down), wenn sich der Bedarf ändert, etwa durch Kündigungen oder Reorganisationen.

Welche Verpflichtungen geht man mit einem Microsoft Enterprise Agreement ein?

Der Abschluss eines Enterprise Agreements bringt gewisse Verpflichtungen mit sich:

Plattformverpflichtung:
Unternehmen müssen in der Regel eine Mindestanzahl an Lizenzen für alle Benutzer erwerben (z. B. Windows, Office, CALs). Ein vollständiger „Enterprise-Wide“-Ansatz kann zusätzliche Rabatte ermöglichen.
Software Assurance (SA) ist verpflichtend:
Alle Lizenzen innerhalb eines EA müssen mit Software Assurance erworben werden. Dadurch haben Unternehmen stets Zugang zu den neuesten Versionen und Vorteilen.
Jährliche True-up-Zahlungen:
Unternehmen müssen einmal pro Jahr die tatsächlich genutzten Lizenzen melden. Falls die Nutzung gestiegen ist, müssen zusätzliche Lizenzen nachträglich bezahlt werden.
In Standard-EAs gibt es jedoch kein True-down – Reduzierungen sind während der Laufzeit nicht vorgesehen (nur mit einem passenden Addendum).

Was ist der Unterschied zwischen einem EA und einem EAS?

Das klassische Enterprise Agreement (EA) basiert auf einer dauerhaften Lizenzierung:

Die Lizenzen werden in drei jährlichen Raten bezahlt und gehören danach dem Unternehmen.
Software Assurance (SA) läuft nach der Vertragslaufzeit aus, wenn sie nicht verlängert wird.

Das Enterprise Agreement Subscription (EAS) basiert auf einem Abo-Modell:

Unternehmen zahlen eine jährliche Abonnementgebühr und besitzen die Lizenzen nicht.
Nach Vertragsende müssen die Lizenzen entweder durch eine Kaufoption (Buyout) übernommen oder die Nutzung eingestellt werden.

Warum braucht man ein Enrollment?

Ein Microsoft Enterprise Agreement allein reicht nicht aus, um Lizenzen zu erwerben. Es muss mindestens ein Enrollment enthalten sein:

Microsoft Enterprise Enrollment (mit Option auf Subscription)
Server and Cloud Enrollment (SCE)

Während das klassische Enterprise Enrollment für Windows, Office und Client Access Licenses (CALs) gilt, ist das Server and Cloud Enrollment (SCE) speziell auf Serverprodukte wie SQL Server, Azure und Windows Server ausgerichtet.

Aktuelle Rabatte im SCE:

15 % Rabatt auf neue Lizenzen mit Software Assurance
5 % Rabatt auf Software Assurance-Renewals

Wie geht Microsoft vertrieblich vor?

Microsoft verfolgt eine konsequente Verkaufsstrategie, die darauf abzielt, den Umsatz pro Kunde systematisch zu steigern. Jede Phase der Kundeninteraktion ist methodisch geplant. Unternehmen, die dieses Vorgehen nicht verstehen, laufen Gefahr, in nachteilige Vertragsstrukturen gedrängt zu werden.

Wie sind Microsoft Account Executives (AEs) incentiviert?

Die Vertriebsteams von Microsoft agieren nach klaren Vorgaben und finanziellen Anreizen, die sich auf planbare Umsätze und langfristige Kundenbindung konzentrieren.

Zentrale Steuerungsmechanismen:

Durchsetzung des Preismodells: Microsoft gewährt nur begrenzte Verhandlungsspielräume. AEs sind angehalten, Standardpreise und Vertragsbedingungen weitgehend beizubehalten.
Forcierung von Abonnementmodellen: Der Wechsel von unbefristeten Lizenzen zu Abonnementmodellen (M365, Azure) ist ein strategisches Ziel. Kunden werden gezielt in langfristige Subscription-Verträge gelenkt.
Langfristige Azure-Commitments: Unternehmen werden zu mehrjährigen Cloud-Verpflichtungen gedrängt, um stabile Einnahmequellen für Microsoft zu schaffen.
Quartalsgetriebene Verhandlungsführung: Abschlüsse müssen in bestimmte Quartale fallen. Dies führt zu künstlichen Dringlichkeiten und vermeintlich „letzten“ Rabattangeboten.

Welchen Zeitplan verfolgt Microsoft?

Bereits 18 Monate vor der EA-Verlängerung beginnt Microsoft intern mit der Planung für das nächste Renewal. Die wesentlichen Phasen sind:

T-18 Monate: Erste Gespräche mit Kunden zur langfristigen IT-Strategie. Inzwischen bietet Microsoft großen Kunden auch diverse kostenlose „Ideation-Workshops“ an, um möglichst viel über die anstehenden IT-Vorhaben zu erfahren.
T-12 Monate: In den regelmäßigen Telefonaten und Treffen mit Microsoft werden nun gezielt Upselling-Angebote platziert, um der eigenen Planung des Kunden vorzugreifen. Das Ziel ist klar: Der Kunde soll bloß nicht auf die Idee kommen, dass man das Microsoft-Portfolio konsolidieren könnte.
T-6 Monate: Microsoft erhöht den Verhandlungsdruck, um Vertragsverlängerungen zu beschleunigen. Plötzlich beginnt Microsoft damit, Deadlines zu setzen – Zeitfenster, die vermeintlich dringend eingehalten werden müssen. Gerne werden jetzt auch IT-Abteilungen und Einkäufe getrennt voneinander angerufen, um Unstimmigkeiten ausfindig zu machen.

Unternehmen, die diesen Mechanismen unvorbereitet gegenüberstehen, agieren schnell passiv, während Microsofts Vertrieb routiniert und methodisch agiert. Wie geht es besser?

Die 5 Phasen einer erfolgreichen Microsoft Enterprise Agreement Verhandlung

Eine erfolgreiche Verhandlung des Microsoft Enterprise Agreements (EA) erfordert eine frühzeitige Planung. Unternehmen, die strukturiert vorgehen, sichern sich nicht nur bessere Konditionen, sondern minimieren auch vertragliche Risiken.

Der folgende Fünf-Phasen-Ansatz stellt sicher, dass Unternehmen vorbereitet in die Verhandlungen gehen und Microsofts Verkaufsstrategie zu ihrem Vorteil nutzen.

Microsoft Enterprise Agreement

Phase 1: Analyse und Bestandsaufnahme (T-12 Monate)

Unabhängig davon, ob zuvor Details über die eigene IT-Strategie mit Microsoft geteilt wurden, ist eine detaillierte Analyse der aktuellen Lizenzlandschaft als Basis für eine erfolgreiche Verhandlungsstrategie unerlässlich. Unternehmen müssen Transparenz über ihren tatsächlichen Bedarf gewinnen und bestehende Verträge auf Optimierungspotenziale prüfen.

Inventarisierung aller Microsoft-Lizenzen und Cloud-Services: Erfassung aller genutzten Produkte, Identifikation ungenutzter oder doppelt lizenzierter Software.
Bedarfsgerechte Lizenzierung optimieren: Überprüfung der Nutzerrollen, gezielte Anpassung von E3/E5-Lizenzen und Reduzierung überlizenzierter Nutzer.
Alternativszenarien prüfen: Vergleich von Enterprise Agreement mit CSP, MPSA und anderen Modellen, um optimale Kostenstrukturen zu ermitteln.
Verhandlungsgrundlage schaffen: Datenbasiertes Verständnis der aktuellen Nutzung und Kostenstruktur, um fundierte Argumente für Einsparungen und bessere Vertragskonditionen zu entwickeln.

Phase 2: Definition der Verhandlungsstrategie (T-9 Monate)

Nach der Bestandsaufnahme folgt die strategische Vorbereitung der Verhandlung. Ziel ist es, realistische Einsparziele zu definieren, Verhandlungsspielräume auszuloten und tragfähige Alternativszenarien zu entwickeln.

Verhandlungsspielräume identifizieren: Zielrabatte und mögliche Einsparungen definieren, Vertragsrisiken analysieren und Strategien zur Minimierung entwickeln.
Azure-Verpflichtungen als Hebel nutzen: Microsoft priorisiert Cloud-Wachstum, daher können strategische Azure-Zusagen bessere Rabatte und Zusatzleistungen ermöglichen.
Best Alternative to Negotiated Agreement (BATNA) festlegen: Alternativszenarien (z. B. CSP oder Drittanbieter-Lizenzen) für den Fall gescheiterter Verhandlungen definieren.

Phase 3: Alignment mit Stakeholdern (T-6 Monate)

Eine enge Abstimmung zwischen Einkauf, IT und Geschäftsleitung ist essenziell, um mit einer klaren, einheitlichen Strategie in die Verhandlung zu gehen.

Abstimmung zwischen Einkauf, IT, Finanz- und Geschäftsleitung: Gemeinsame Strategie und Prioritäten festlegen, um Widersprüche in den Verhandlungen zu vermeiden.
Budgetausschuss vorbereiten – Sicherstellen, dass alle geplanten Lizenz- und Cloud-Kosten realistisch finanziert werden können.
Szenarien für verschiedene Vertragsausgänge durchspielen: Auswirkungen von Rabattstufen, Cloud-Verpflichtungen und alternativen Lizenzmodellen simulieren.
Verantwortlichkeiten klären und sicherstellen, dass schnelle Freigaben während der Verhandlungen möglich sind.

Phase 4: Verhandlung mit Microsoft (T-3 Monate)

Die Verhandlung mit Microsoft erfordert eine datenbasierte und taktisch kluge Vorgehensweise. Unternehmen sollten Microsofts erste Angebote genau analysieren, Gegenangebote formulieren und gezielt auf Vertragsoptimierungen hinwirken. Jedes „Ask“ muss begründet und durchdacht sein.

Microsoft-Angebote analysieren und mit Benchmarks abgleichen: Vergleich mit internen Berechnungen, Marktdaten und alternativen Lizenzmodellen, um Überzahlungen zu vermeiden.
Mengenrabatte und langfristige Preisdeckelungen verhandeln: Bestmögliche Rabatte sichern und Preissteigerungen in den kommenden Vertragsjahren begrenzen.
Servicekonditionen optimieren: Support-Level, Vertragsflexibilität und Zusatzleistungen wie Migrationsunterstützung oder Schulungen einbeziehen.
Schwachstellen im Microsoft-Angebot identifizieren: Unvorteilhafte Klauseln erkennen und gezielt für Nachverhandlungen nutzen.

Phase 5: Vertragsabschluss und Implementierung (T-30 Tage)

Nach erfolgreichen Verhandlungen ist der Prozess noch nicht abgeschlossen. Entscheidend sind die Implementierung und das Vertragsmanagement, um ausgehandelte Vorteile langfristig zu sichern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Vertragsdetails genau geprüft und dokumentiert sind.

Vertrag prüfen und dokumentieren: Sicherstellen, dass alle vereinbarten Rabatte, Preisdeckelungen und Servicekonditionen korrekt festgehalten wurden.
Lizenzmanagement und Compliance absichern: Prozesse etablieren, um Lizenzen effizient zu verwalten und zukünftige Risiken durch Unter- oder Überlizenzierung zu minimieren.
Erste Abrechnungen und Nutzung überwachen: Prüfen, ob Abrechnungen den verhandelten Konditionen entsprechen und Abweichungen frühzeitig adressieren.
Langfristige Optimierung planen: Strategien für kontinuierliche Kostenkontrolle und künftige Vertragsverlängerungen entwickeln, um Einsparpotenziale zu maximieren.

Checkliste für die Verhandlungen

1. Kostenkontrolle durch effiziente Lizenzverwaltung

Inaktive oder doppelt vergebene Lizenzen identifizieren und bereinigen.
Microsoft 365 Lizenzstufen optimieren: E5-Lizenzen nur dort nutzen, wo sie erforderlich sind, und überlizenzierte Nutzer auf kosteneffizientere E3- oder Business-Pläne umstellen.
SQL-Server konsolidieren: Überdimensionierte Serverstrukturen reduzieren, um Lizenzkosten um bis zu 40 Prozent zu senken.

Häufiger Fehler: Verhandlungen zu kurzfristig planen. Unternehmen sollten mindestens 8-12 Monate Vorlauf einplanen.

2. Azure-Nutzung als Verhandlungshebel einsetzen

Strategische Azure-Commitments nutzen: Unternehmen mit starkem Cloud-Wachstum können oft zusätzliche Rabatte von 10 bis 20 Prozent verhandeln.
Bessere Support-Konditionen aushandeln: Eine höhere Azure-Nutzung kann vorteilhaftere SLA-Levels und reduzierte Supportkosten ermöglichen.
Multi-Cloud-Strategien als Verhandlungsmasse nutzen: Microsofts Angebot gegen alternative Cloud-Dienste (AWS, Google Cloud) abwägen.

Häufiger Fehler: Unternehmen akzeptieren hohe Cloud-Commitments ohne eine realistische Bedarfsplanung.

3. Vertragsbedingungen gezielt optimieren

Preisindexierung begrenzen: Jährliche Preisanpassungen vertraglich begrenzen oder ausschließen.
Audit-Klauseln entschärfen: Microsofts Lizenzprüfungsrechte auf das notwendige Minimum reduzieren.
Support-Kosten optimieren: Unified Support nur in dem Umfang buchen, der tatsächlich benötigt wird.
Mündliche Zusagen vermeiden: Alle ausgehandelten Konditionen schriftlich im Vertrag fixieren.

Häufiger Fehler: Unternehmen unterschätzen langfristige Vertragsbedingungen. Kündigungsrechte, Preisanpassungen und Compliance-Klauseln können finanzielle Auswirkungen haben.

4. Microsofts Verkaufsstrategie strategisch nutzen

Microsofts Prioritäten kennen: Hohe Rabatte sind besonders bei strategischen Produkten wie Microsoft Copilot oder Azure Consumption möglich.
Pilotprojekte gezielt einsetzen: Microsoft-Programmen (ECIF, Azure Migrate Programm) für finanzielle Unterstützung bei der Umsetzung von POC bzw. Minimum viable products.
Referenzkunde für Microsoft werden: Unternehmen, die sich als Showcase-Kunde für neue Produkte positionieren, erhalten oft exklusive Rabatte.

Häufiger Fehler: Unternehmen lassen sich von aggressiven Produkt-Rabatten locken, ohne die langfristigen Kosten zu berücksichtigen. Viele Einführungsrabatte entfallen oftmals erst im Folgevertrag

5. Die eigene Verhandlungsstrategie gegen Microsofts Taktiken absichern

Microsoft-Angebote kritisch prüfen: Interne Benchmarks mit marktüblichen Preisen abgleichen, um überhöhte Kosten zu vermeiden.
Microsofts künstliche Dringlichkeit hinterfragen: Viele angeblich „finale“ Deadlines sind verhandelbar. Unternehmen sollten sich nicht unter Druck setzen lassen.
Interne Entscheidungsprozesse straffen: Verzögerungen in der Freigabephase vermeiden, um Microsofts Quartalsziele strategisch auszunutzen.
Unabhängige Lizenzstrategie verfolgen: Nicht allein auf den Reseller (LSP) verlassen, sondern intern Expertise aufbauen oder externe Berater hinzuziehen.

Häufiger Fehler: Unternehmen geben Microsoft zu viele Nutzungsdaten preis. Übermäßige Transparenz über Lizenz-Deployments reduziert den eigenen Verhandlungsspielraum.

Microsoft Enterprise Agreement 3

Microsoft Enterprise Agreement: Fazit und Ausblick

Microsofts Lizenzierungslandschaft verändert sich stetig. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, langfristig wettbewerbsfähige Vertragskonditionen zu sichern. Erfolgreiche EA-Verhandlungen erfordern daher eine fundierte Vorbereitung, eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage und eine klare Verhandlungsstrategie. Unternehmen, die frühzeitig Transparenz über ihren Lizenzbedarf schaffen, Microsofts Verkaufsmechanismen gezielt ausnutzen und Alternativszenarien bewerten, können folglich erhebliche Einsparungen erzielen und gleichzeitig eine zukunftssichere Lizenzstrategie etablieren.

Insbesondere kleinere und mittlere EA-Kunden schauen auf unruhige Zeiten. Microsoft entwickelt das Enterprise Agreement gezielt weiter und versucht immer öfter, das Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E) zu platzieren. Erste Kunden berichten davon, dass Ihnen gar kein Enterprise Agreement mehr angeboten wird. Das neue MCA-E Modell ist ein Vertrag ohne Vertragslaufzeit – es gilt auf unbestimmte Zeit. Folglich wird der Verhandlungsspielraum für Unternehmen weiter reduziert.

Weitere Preisrisiken entstehen dadurch, dass das MCA-E in Dollar bezahlt wird. Es müssen also auch Rücklagen für Währungsschwankungen gebildet werden. Unternehmen sollten sorgfältig prüfen, ob MCA-E oder alternative Lizenzierungsmodelle wie Cloud Solution Provider (CSP) langfristig bessere wirtschaftliche Rahmenbedingungen bieten.

Mehr denn je gilt: Der Schlüssel zu einer erfolgreichen IT-Beschaffung liegt in einer proaktiven und flexiblen Lizenzstrategie. Wer rechtzeitig alle Optionen bewertet, Verhandlungen auf fundierten Daten aufbaut und sich nicht von Microsofts Taktiken unter Druck setzen lässt, sichert sich nicht nur kurzfristige Einsparungen, sondern auch nachhaltige Kostenvorteile und strategische Planungssicherheit.