1. Einleitung
Sie stehen vor der Frage, welches SAM-Tool zu Ihren Anforderungen passt? Und worauf es 2025 wirklich bei einer SAM-Tool Auswahl ankommt?
Die kurze Antwort: Es kommt auf mehr an als früher. Die genauere Antwort: Auf alles, was sich seit dem Aufstieg von Cloud, SaaS und hybriden IT-Strukturen verändert hat.
Vorbei sind die Zeiten, in denen es reichte, zu wissen, was installiert ist. Heute geht es darum, wer etwas nutzt, wie oft, wo und warum. In vielen Unternehmen läuft längst nicht mehr „die eine Version“ einer Software. Sondern es laufen fünf Versionen. Gleichzeitig. Unterschiedlich gebucht und auf unterschiedliche Weise bezahlt. Der Überblick ist längst verloren gegangen.
Dieser Artikel zeigt, wo klassische Kriterien bei der Auswahl an ihre Grenzen stoßen und was heute wirklich zählt.
2. Alte Maßstäbe bei der SAM-Tool Auswahl, die nicht mehr greifen
Früher war Software Asset Management einfach: SAM-Tool installieren, Installationen erfassen, Lizenzen zuordnen, Bilanz ziehen. Fertig. Das funktioniert noch heute. Aber nur in Systemen, die lokal laufen, sich wenig verändern und vollständig bekannt sind. So etwas gibt es heute kaum noch.
Cloud-Lösungen bringen neue Spielregeln mit sich: Man installiert nichts mehr, sondern bucht. Man zahlt nicht mehr pauschal, sondern nach Modul, Nutzung, Speicher, Region. Die Hersteller sind im Erfinden neuer Metriken sehr fleißig.
Ich erinnere mich an ein Kundenprojekt mit Fokus auf einen SaaS-Anbieter. Ich fragte: „Wie viele Lizenzen werden genutzt?“ Antwort: „Kommt drauf an.“ „Worauf?“ „Na auf die Region, auf das Produktpaket, auf den Login-Zeitpunkt.“
Ein „klassisches“ SAM-Tool kann damit nichts anfangen.
Wer heute nur Installationen zählt, übersieht einen Großteil: Atlassian? Unsichtbar. ServiceNow? Kaum messbar. Salesforce? Vielleicht, wenn man Glück hat.
Und wer SaaS als Nebenthema behandelt, merkt schnell: Es wird zum Hauptaufwand. Spätestens wenn die Abrechnung kommt.
Auch Verträge ticken anders: Statt fixer Lizenzmodelle zählen jetzt Abos, Module, API-Calls. Alte Auswahlraster greifen seit längerem nicht mehr.
3. Was Cloud und SaaS wirklich verändern
3.1 Fokus auf Menschen statt Maschinen
SAM bedeutet heute: Kontrolle trotz Wandel. Und der Wandel ist radikal. Es gilt nicht mehr: „Was läuft auf welchem Rechner?“ Sondern: „Wer nutzt welche App und wie intensiv?“
SaaS ist nutzerzentriert. Lizenzen hängen an Usern, nicht an Geräten. Ein SAM-Tool muss das erkennen, und zwar plattformübergreifend: Microsoft, Adobe, Atlassian. Den ganzen Mix.
3.2 Abos statt Kaufverträge
Viele Lizenzen sind monatlich kündbar. Bezahlt wird nach Modul, User, Speicher oder Funktionsumfang. Ohne Überblick zahlt man für Accounts, die keiner nutzt. Leider merkt man es oft erst beim Audit oder im Jahresgespräch.
3.3 Ohne API geht nichts mehr
Daten kommen nicht mehr vom Client, sondern vom SaaS-Anbieter. Und die redet nur über APIs. Wer hier nicht sauber andockt, bekommt keine verlässlichen Daten. Punkt.
Ein gutes SAM-Tool braucht nicht nur klassische Schnittstellen zu On-Prem-Installationen, sondern stabile Verbindungen zu vielen Anbietern.
3.4 Die Schatten-IT wächst schneller als gedacht
Fachbereiche buchen Tools ohne IT. Ohne Einkauf. Die Folge: Keine zentrale Übersicht, keine Strategie, aber höhere Kosten. Ein SAM-Tool muss erkennen, was „heimlich“ läuft. Sonst fliegt das Budget in alle Richtungen.
4. Neue Auswahlkriterien
Wer heute Tools auswählt, braucht neue Fragen. Hier sind einige, die wir in Projekten regelmäßig stellen:
- Kommt das SAM-Tool mit SaaS zurecht? Erkennt es Microsoft 365, Salesforce, AWS regelmäßig, nicht nur stichprobenartig?
- Funktioniert das SAM-Tool in der Multi-Cloud-Welt? Läuft es gleichzeitig auf Azure, Google, Amazon?
- Erkennt es, wer eine Anwendung nutzt? Sind Rollen, Rechte, Benutzer-Beziehungen sauber abgebildet?
- Lässt es sich integrieren? In Workflows, ITSM, Einkauf? Oder bleibt alles manuell?
- Ist das Reporting brauchbar? Kann ich der Geschäftsführung etwas zeigen und dem Einkauf etwas anderes?
- Wie robust sind Daten und der Pflegeaufwand? Je mehr händisch läuft, desto weniger skaliert das Ganze.
Und vielleicht die wichtigste Frage: Ist das SAM-Tool ein Werkzeug oder eine Baustelle?
FAZIT
Testen Sie, bevor Sie entscheiden. Klären Sie Ihre Anforderungen. Glauben Sie niemals, dass das Tool „es schon regeln wird“.
5. SAM-Tool Auswahl realistisch betrachten
Viele denken: Das richtige Tool löst das Problem. Aber Tools lösen nichts. Sie zeigen nur, was nicht funktioniert. Ein SAM-Tool ist kein Zauberstab. Es ist ein Verstärker: Es verstärkt gute Prozesse. Oder schlechte.
Gerade im Cloud-Kontext lohnt sich die Rückfrage: Was soll das Tool wirklich tun? Was muss menschlich geklärt sein, bevor es etwas erfassen kann? Und wer arbeitet mit den Daten – täglich, nicht nur beim Jahresreport?
Beratung kann helfen. Nicht, weil SAM-Tools kompliziert sind. Sondern weil sie in der Realität selten so funktionieren, wie es in Broschüren und aufgezeichneten Demos gezeigt wird.
6. Fazit: SAM-Tool Auswahl 2025
Die Spielregeln haben sich geändert. Wer SAM-Tools noch wie 2018 auswählt, wird 2026 Probleme haben.
Drei Fragen helfen beim Kurswechsel:
- Welche Cloud- und SaaS-Dienste laufen bei uns. Und wie schnell wächst das weiter?
- Welche Daten brauchen wir wirklich. Woher sollen sie kommen?
- Was genau soll das SAM-Tool tun. Und was nicht?
Wer diese Fragen sauber klärt, wählt nicht nur besser aus. Er spart sich auch später viele Schleifen.
Passen Ihre Auswahlkriterien zur Realität von Cloud und SaaS? Oder orientieren Sie sich an IT-Strukturen, die vielleicht überholt sind?
Wenn Sie sich hier wiedererkennen, sprechen Sie mit uns.
SAMtoa GmbH. Ihr Partner für SAP Lizenzmanagement und Software Asset Management.
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