Eine gut sortierte Auswahl an Werkzeugen auf einem Holztisch

SAM-Tool-Auswahl: Der Weg zum passenden Software Asset Management Tool

9. Dezember 2024/Kirsten Springer

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre IT-Ressourcen effizient zu verwalten. Ein professionelles Software Asset Management (SAM) Tool kann dabei helfen – vorausgesetzt, es wird sorgfältig ausgewählt. Der folgende Artikel ist der erste in einer Reihe, die sich mit allen Aspekten von SAM-Tools in Unternehmen beschäftigt. Zu Beginn geht es um die SAM-Tool-Auswahl.

Braucht man ein SAM-Tool?

Wann lohnt sich der Aufwand ein SAM-Tool einzuführen? Schließlich bindet dies wichtige Ressourcen, kostet viel Geld und ohne das richtige Knowhow ist auch der erzielbare Nutzen ungewiss.

SAM-Tools sind komplexe Software-Systeme, die oftmals für viele Jahre im Unternehmen betrieben werden. Die Auswahl des richtigen Tools sollte wohl überlegt sein.

Ob und wann sich ein SAM-Tool für ihr Unternehmen lohnt, hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab:

Die Größe des Unternehmens,
die Art der eingesetzten Software,
die Komplexität der IT-Landschaft sowie
der erwünschte Mehrwert für das Unternehmen

sind maßgebliche Entscheidungsdimensionen für die Sinnhaftigkeit eines SAM-Tool.

Dies mag auf dem ersten Blick überwältigend wirken. Hier mit diesem Artikel wollen wir ihnen dabei helfen eine eigene machbare Tool-Strategie zu entwickeln.

4 Faktoren, die die Einführung von SAM-Tools beeinflussen:
- Unternehmensgröße
- Gewünschter Mehrwert
- Softwaretyp
- IT-Komplexität

Unternehmensgröße

Ab wie vielen Mitarbeiten und Geräten lohnt sich der Einsatz eines SAM-Tools?

Der Einsatz eines solchen Tools bietet sich eher für größere Unternehmen, ab ca. 500 Mitarbeitern, an. Neben der Größe ist auch die Unternehmensstruktur zu berücksichtigen. Wenn ihr Unternehmen viele Mitarbeiter an verschiedenen Standorten hat und die Verwaltung der IT-Landschaft von zunehmend mehr Mitarbeitern übernommen wird, kann ein SAM-Tool auch bei kleineren Unternehmen nützlich sein.

Art der Software

Läuft in ihrem Unternehmen hauptsächlich Office-Software auf zentral gemanagten Geräten, ohne dass die Mitarbeiter die Möglichkeit haben weitere Software zu installieren? Ist der Zugriff auf Cloud-Dienste ebenfalls zentral verwaltet? Gibt es nur wenige Ausnahmen zu diesem Vorgehen im Unternehmen?

Dann kann ihnen ein SAM-Tool wahrscheinlich nur wenig Mehrwert bieten.

Wenn Sie sich in folgender Beschreibung wiederfinden, sollten Sie unbedingt weiterlesen:

Die Anzahl der eingesetzten Software-Produkte wächst stetig an.
Software wird oft an der IT vorbei angeschafft. Vor allem Cloud-Produkte werden spontan gebucht und niemand hat einen Überblick, wieviel von welchem Produkt, mit welchen Laufzeiten, wo eingesetzt wird.
Die Komplexität der Lizenzmetriken ist nur wenigen Mitarbeitern bekannt und es fehlt die Zeit, die Überwachung regelmäßig durchzuführen.

Komplexität der IT-Landschaft

Je komplexer die IT-Landschaft aufgebaut ist, desto schwieriger gestaltet es sich den Überblick zu behalten. Virtualisierte Server-Cluster, Datenbanksysteme mit Hot- and Cold Backups, WVDs, Cloud-Dienste und Mobilgeräte stellen Sie vor zunehmenden Herausforderungen?

Hier kann ein SAM-Tool helfen die nötigen Brücken zwischen den System-Landschaften zu schlagen und Informationen an einem Ort zu bündeln.

Zielsetzung

Die wahrscheinlich wichtigste Frage, bevor irgendeine neue Software eingeführt wird: Warum?

Was soll mit dem SAM-Tool konkret erreicht werden? Kostenreduzierung? Überblick und Reduzierung von Schatten-IT? Die Verwaltung von IT-Assets? Von Lizenzen und Wartungen?

Je nach Tool und Konfiguration kann eine Vielzahl von Zielen erreicht werden. Nur mit einer klaren Zielsetzung können diese effizient erreicht und das für Sie richtige Tool ausgewählt werden.

Einige Ziele lassen sich aber auch ohne ein dediziertes SAM-Tool erreichen. Mit der richtigen Beratung und realistischen Vorstellungen erspart es sich eine Menge späteres Kopfzerbrechen.

Fazit

Sie haben sich für den Einsatz eines SAM-Tools entschieden, einen Bedarf in ihrem Unternehmen festgestellt und haben eine Vorstellung welche Ziele sie mithilfe dieses Tools erreichen wollen? Dann können sie loslegen.

Ziele und Aufwand bei der SAM-Tool-Auswahl

Prozesse planen

Nach der Festlegung von Zielen sollten sie an die Planung gehen. Wie werden die Zielsetzungen am besten konkret in Taten umgesetzt? Welche Funktionen, Schnittstellen und Ansichten muss das Tool bereitstellen, um die Anforderungen optimal umzusetzen?

Die Sorgfältige Planung von konkreten Prozessen, Outputs und Inputs ist elementar für die erfolgreiche Einführen einer solchen Software. Andernfalls drohen das ständige Nachbessern und Anpassen des Systems, ohne dass die täglichen Arbeiten in der neuen Software umgesetzt werden können.

Hier anhand eines ausgewählten Beispiels von einem typischen SAM-Prozesses dargestellt:

Sie wollen mithilfe eines SAM-Tools ihre Softwarewartungen verwalten, einen Überblick über laufende Kosten haben und Verlängerungen, wenn notwendig veranlassen.

Hierzu bietet es sich im Vorfeld klare Arbeitsabläufe festzulegen. Welche Daten sollen konkret eingepflegt werden. In welchem Umfang sollen Berichte generiert werden. Wie kriegt man den Einkauf oder die Finanzabteilung in den Prozess integriert?

Selbst einfache Prozesse können komplex in ihrer Umsetzung sein. Aber besser diese Komplexität im Vorfelde zu entzerren, als sich im Nachhinein damit auseinanderzusetzen.

Ressourcen bereitstellen

Ein weiterer Punkt, an dem jedes noch so erfolgsversprechende Projekt scheitern kann, sind mangelnde Ressourcen. Hier zahlt es sich aus, zuvor konkrete Ziele und Prozesse genaue geplant zu haben. Neben den Prozessbeteiligten sollten auch andere Ressourcen (Mitarbeiter, Hardware oder externe Berater) berücksichtigt werden.

Auch der Aufwand für Schulungen und Fehlerbehebungen, sowie Doppelarbeit während der Einführung sollten großzügig eingeplant werden, um spätere Engpässe zu vermeiden.

Weitere Punkte im Auswahlverfahren, die geplant werden müssen:

Teilnahme an Produktvorführungen
Durchführung von Proof-of-Concept-Projekten
Verhandlung der Verträge

Wie sollten Sie bei der SAM-Tool-Auswahl vorgehen

Nun geht es auf die Suche nach dem geeigneten Tool. Auswahl gibt es reichlich, eine guter Anforderungskatalog hilft hier Transparenz zu schaffen. Auch wenn es bereits vorgefertigte Kataloge gibt, empfiehlt es sich einen auf die konkreten Umstände angepassten Anforderungskatalog zu erstellen.

Ein Trichter, der den Auswahlprozess von SAM-Tools beschreibt.

Kategorien auswählen

Bei der Auswahl von Kategorien ist keine falsche Bescheidenheit an den Tag zu legen. Schreiben sie so viele mögliche Features auf wie sie können. Nicht alle sind gleich wichtig, dafür werden sie im nächsten Punkt gewichtet.

Auch sollte beim Anbieter abgefragt werden, ob das Feature out-of-the-box enthalten ist oder erst mit zusätzlichen Kosten im Tool implementiert werden muss. Wenn ein Feature erst mit viel Aufwand in das Tool eingebaut werden kann, oder die Erweiterung zusätzliche Kosten verursacht, sollte sich das in ihrer Bewertung bemerkbar machen.

Die Bewertung von SAM-Tools soll neben dem Vergleich von Features auch die Kosten und den potenziellen Aufwand während der Einführung beleuchten.

Auch äußere Faktoren sollten nicht außer Acht gelassen werden. Ob zum Beispiel gute Dokumentation zur Verfügung gestellt wird, welche Schulungsangebote bestehen oder wie der Support geregelt ist.

Gewichtungen festlegen

Um die gewählten Kategorien sinnvoll zu gewichten, empfiehlt sich eine Unterscheidung in „Muss“-Kriterien, „Soll“-Kriterien“ und „Kann“-Kriterien.

„Muss“-Kriterien sind in diesem Fall Anforderungen, die zwingend im Produkt umgesetzt werden müssen.

„Soll“-Kriterien“ sind ebenfalls wichtig, ein nichterfüllen einzelner Kriterien führt allerdings nicht zum Scheitern des Projekts.

„Kann“-Kriterien sind „Nice-to-Haves“, optionale Funktionen, deren Erfüllung nicht direkt für das Projektziel erforderlich ist, aber z.B. die Arbeit mit dem Tool erleichtert, oder spätere Erweiterungen möglich macht.

Ziel ist es die Anforderungen in ihrer Priorität darzustellen. In Kombination mit dem voraussichtlichen Aufwand lässt sich ein Punktewert je Kategorie und Produkt errechnen. Diese Punkte sind objektiv miteinander vergleichbar.

Auswertung des Anforderungskataloges

Sie haben nun mithilfe der Hersteller, anhand von Vertriebsmaterialien, Angeboten und Demos ihren Anforderungskatalog mit Bewertungen gefüllt und dieser generiert eine Zahl. Was nun?

Die Kombination aus Gewichtung und Kategorien wird summiert, um eine vergleichbare Zahl für verschiedene Produkte zu erreichen. Je nach Anzahl der gewählten Kategorien ergibt es Sinn, genauer auf die Kategorien zu schauen. Dafür kann nach Muss- oder Soll- Kriterien gefiltert werden.

Achten sie darauf, dass die einzelnen Kriterien-Kategorien nicht durch die schiere Anzahl an Kategorien zu stark ins Gewicht fallen. Hier bietet es sich an, ähnliche Kriterien zusammenzufassen. Die maximal erreichbare Punktzahl einer Kategorie sollte den Fokus ihrer Anforderungen entsprechen.

Vielleicht ergibt sich aus diesen Zahlen schon ein klarer Favorit. Es ist aber noch keine Festlegung auf ein bestimmtes Produkt notwendig. Anpassungen der Bewertungen sollten nach Demos bzw. POCs erfolgen.

Stakeholder bei der SAM-Tool-Auswahl

Wichtig bei der Auswahl eines SAM-Tools ist es, alle relevanten Stakeholder im Unternehmen in den Auswahlprozess einzubinden. So wird nicht nur sichergestellt, dass das optimale Tool ausgewählt wird, sondern es wird auch sichergestellt, dass der Betrieb des Tools erfolgreich abläuft.

Neben dem Lizenzmanagement sind weitere mögliche Stakeholder:

operative IT-Abteilungen (z.B. Clientmanagement)
IT-Security
Datenschutz
Vertragsverwaltung
Beschaffungswesen
Strategische Entscheidungsträger wie Portfolio-Manager

Tipps zur Verhandlung

Wenn Ihre Evaluierung erfolgreich war und Sie sich für ein oder mehrere SAM-Tools begeistern können, ist der nächste Schritt die Preisverhandlung.

Gerade wenn Sie mit mehreren Herstellern oder Partnern sprechen, benötigen Sie vergleichbare Informationen.

Bei der Preisverhandlungen gibt es ein paar Stellschrauben, die Sie kennen sollten.

Lizenzmetrik: Nach welcher Metrik wird ein SAM-Tool lizenziert? Häufig ist die Metrik die „Anzahl an Endgeräten, Clients oder Devices“. Überlegen Sie, wie viele Devices Sie jetzt im Unternehmen haben und ob Sie zukünftig eher mehr oder weniger einsetzen werden. Diese Überlegung beeinflusst die nächste Stellschraube, die Laufzeit.
Laufzeit: Für welchen Zeitraum schließen Sie einen Lizenzvertrag mit dem SAM-Tool-Hersteller? Kaufen Sie Ihr SAM-Tool oder schließen Sie eine Subscription ab? Im Fall des Kaufes, haben Sie i.d.R. nicht die Möglichkeit, einmal erworbene Lizenzen zu reduzieren. Mieten Sie Lizenzen über das Subscription-Modell gibt es häufig die Möglichkeit, die Lizenzanzahl nach einer bestimmten Mindestdauer zu reduzieren. Die Anzahl der Lizenzen zu erhöhen ist immer möglich.
Komponenten und Module: Welche Komponenten möchten Sie erwerben? SAM-Tools bestehen meistens aus unterschiedlichen und manchmal auch verwirrenden Einzelteilen. Oft gibt es eine zu erwerbende Komponente für die Verwaltung von Clients und deren Software und eine Komponente für Server und deren Software. Auch die Art bzw. die Softwareprodukte, die Sie über Ihr SAM-Tool verwalten wollen, sind nicht im Basispreis inbegriffen. SAM-Tool-Hersteller vertreiben Ihre Konnektoren zur Ermittlung von SaaS-Software häufig separat. Die Ermittlung von Softwarenutzung spezieller Hersteller wie SAP, Oracle oder IBM erfordert ebenfalls spezielle Konnektoren, die zusätzlich bezahlt werden müssen. Schauen Sie also, was sich hinter den Positionen in einem Angebot für ein SAM-Tool verbirgt.
Preis und Preisanstieg: Sie haben ein Angebot erhalten, dass Ihren inhaltlichen Anforderungen entspricht. Bei einem Kaufpreis liegt eine Einmalzahlung vor, die Wartung für das SAM-Tool ist periodisch zu zahlen, in der Regel jährlich. Bei einer Subscription zahlen Sie alle Beträge periodisch. Im Fall des Vorliegens mehrerer Angebote, rechnen Sie die Kosten auf die nächsten 3-5 Jahre, um einen Vergleich zu haben. Wichtig für den Preisvergleich ist die Frage nach dem möglichen Preisanstieg. Haben Sie ein SAM-Tool erst einmal erworben und eingeführt, wäre es sehr ärgerlich, wenn der Hersteller ungeplant die Kosten für die Wartung oder Subscription erhöht. Wenn möglich, verhandeln Sie eine Obergrenze der Preisanpassung nach einer bestimmten Laufzeit.

POC – Proof-of-Concept

Anforderungen sind geklärt, Ziele gesetzt, nun geht es daran das SAM-Tool auf Herz und Niere zu prüfen. Auch hierbei gibt es einiges zu beachten, um das meiste aus einen POC zu holen.

Ziele eines Proof-of-Concepts

Das wichtigste Vorweg: Nicht alle Anforderungen oder Arbeitsabläufe können oder sollten in einem POC abgedeckt werden. Es empfiehlt sich den Scope auf die wesentlichen Kernpunkte zu begrenzen.

Dies kann in Zusammenarbeit mit dem Hersteller entschieden werden.

Die Ziele des POCs sollten vor dem POC dokumentiert werden, damit nach dem POC deren Umsetzung evaluiert werden kann.

Umfang eines POCs

Mithilfe des Scopes ist es nun möglichen den organisatorischen Rahmen für einen POC festzulegen. Dies sollte unbedingt erfolgen, bevor eine Testumgebung aufgesetzt wird.

Über welchen Zeitraum wird getestet?
Wie wird das Tool vom Hersteller für die Funktionen konfiguriert?
Findet der Test in einer On-Premise-Installation oder in der Cloud statt?
Welchen Aufwand leistet der Hersteller und welche Kosten entstehen ihnen dadurch?

Sind die Rahmenbedingungen festgelegt kann es losgehen mit dem POC. Konzentrieren sie sich auf den festgelegten Scope. Für das Testen sollten die späteren Anwender hinzugezogen werden. Während des POCs sollten regelmäßige Abstimmungen mit dem Hersteller erfolgen, um Fragen schnellstmöglich zu beantworten.

Auch die Möglichkeit die POC-Umgebung in das Produktivsystem (sollte man sich für dieses Tool entscheiden) sollte nicht außer Acht gelassen werden. Dies spart Aufwand bei der Implementierung.

Fazit der Evaluierung – Ich habe ein SAM-Tool, was nun?

Die Reise zur SAM-Tool-Auswahl:
1. Werkzeugbewertung
2. Anforderungsvalididerung
3. Klärung externer Faktoren
4. Tool-Implementierung Die Evaluierung soll Ihnen einen bestmöglichen Überblick über mögliche SAM-Tools geben und Ihnen das Tool zeigen, dass optimal Ihren Anforderungen entspricht. Hierzu wurden Anforderungen gegen ihre Durchführbarkeit gestellt und über verschiedene Anbieter mithilfe von Gewichtungen vergleichbar gemacht.

Im POC wurde bewiesen, dass das ausgewählte Tool Ihre Anforderungen tatsächlich erfüllen kann. Mit den Anbietern wurden externe Faktoren wie technische Umsetzung und kaufmännische Fragestellungen geklärt.

Glückwunsch, Sie haben nun ein SAM-Tool ausgewählt. Im nächsten Schritt geht es vom Konzept zur Implementierung des Tools in Ihre IT-Landschaft.

Lesen Sie dazu nächsten Artikel in unserem Blog „SAM-Tool-Implementierung – Stolpersteine und wie man sie umgeht“.

Die Autorin

Kirsten Springer
Geschäftsführerin und SAM-Tool-Expertin der SAMtoa GmbH

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Schlagworte

Compliance, Compliance-Check, SAM-Tool