SAM-Tool Betrieb: Erfolgreich durch korrekte Daten, regelmäßige Wartung, hohe Akzeptanz

7. März 2025/Kirsten Springer

Die Einführung eines SAM-Tools verspricht Lösungen, aber der Schlüssel liegt in präzisen Daten. Pflege und Aktualität sind infolge entscheidend. Von Inventardaten bis zu Lizenzinformationen – sie machen Ihr SAM-Tool effizient und hilfreich. Für einen langfristigen SAM-Tool Betrieb ist es zusätzlich unerlässlich, die Akzeptanz des SAM-Tools hochzuhalten.

1. Die Bedeutung präziser Daten

Selbst das leistungsfähigste SAM-Tool kann nur so gut sein wie die Daten, die ihm zugrunde liegen. Vor allem Lizenzinformationen erfordern oft manuelle Pflege, während Inventarisierungs- und Cloud-Nutzungsdaten in der Regel automatisch erfasst werden.

Ohne eine sorgfältige Betreuung und regelmäßige Überwachung des SAM-Tools wird es schnell an Effektivität verlieren und nur begrenzt nützliche Informationen liefern. Letztendlich kann ein SAM-Tool nur mit den Daten arbeiten, die ihm zur Verfügung gestellt werden.

2. Datenquellen und -Management

Inventarisierungsdaten

Ein SAM-Tool operiert in der Regel auf Basis von zwei verschiedenen Informationssträngen. Inventardaten bilden das Rückgrat eines SAM-Tools. Diese Daten, oft automatisch von Agenten erfasst, bieten einen Einblick in Ihre IT-Infrastruktur. Die Agenten durchsuchen in regelmäßigen Abständen alle Geräte, auf denen sie installiert sind, und senden die Daten an einen zentralen Server zur Verwaltung. Hierbei stellen sich bereits die ersten Herausforderungen: Ihre IT-Infrastruktur lässt sich nur dann umfassend darstellen, wenn auf allen relevanten Geräten ein Agent installiert ist. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass sämtliche Geräte mit einem solchen Agenten ausgestattet sind. Neue Geräte sollten von Anfang an mit Agenten versehen werden.

Nutzungsdaten aus der Cloud

Neben der Nutzung herkömmlicher Inventarisierungstools bieten die meisten SAM-Tools Schnittstellen in verschiedene Hersteller-Cloudportale. Aus den Portalen lässt sich ermitteln, für welche Mitarbeiter bestimmte Abos gebucht sind. Wenn eine Nutzungsermittlung in dem SAM-Tool verfügbar ist, lässt sich ersehen, welche gebuchten Abos tatsächlich genutzt werden.

Lizenzinformationen

Der dritte Informationsstrang eines SAM-Tools betrifft die Lizenzinformationen, also eine Übersicht über die erworbenen Lizenzen Ihres Unternehmens. Während Inventarisierung- und Nutzungsdaten automatisch erfasst werden, erfordert dieser Bereich zusätzliche manuelle Arbeit. Der Prozess der Erfassung von Lizenzen und Verträgen in einem SAM-Tool lässt sich jedoch nur begrenzt automatisieren. Um genaue und aktuelle Informationen zur Lizenzkonformität zu erhalten, sind wichtige Angaben zu jeder Lizenz vollständig und korrekt zu erfassen. Vollständigkeit und Genauigkeit sind hier von größter Wichtigkeit. Dies schließt Angaben zur Anzahl und Art der erworbenen Lizenzen, Lizenzmetriken und Vertragslaufzeiten ein. Auch Kosteninformationen sollten eingepflegt werden, um das Softwarelizenzbudget effektiv zu überwachen und zu planen.

Doch nicht nur die Daten sind regelmäßig zu überprüfen und zu pflegen. Damit das Tool richtig arbeiten kann ist es wichtig, dass es technisch einwandfrei läuft.

3. Technische Aspekte und Wartung

Ein SAM-Tool muss technisch einwandfrei laufen, um präzise Daten liefern zu können. Dies erfordert:

Regelmäßige Updates und Aktualisierungen des SAM-Tools, um mit neuen Technologien und Anforderungen Schritt zu halten.
Effektives Patch-Management und Sicherheitsvorkehrungen, um Datenintegrität und Datenschutz sicherzustellen.
Backup-Strategien, um Datenverlust zu verhindern.

Regelmäßige Updates des SAM-Tools sind von größter Bedeutung, um mit den neuesten Technologien und Compliance-Standards Schritt zu halten. Diese Updates umfassen oft Verbesserungen in der Softwareerkennung, Aktualisierungen der Lizenzmetriken und Sicherheits-Patches. Daher sollte Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihr SAM-Tool immer auf dem neuesten Stand ist.

Zusätzlich zur Aktualisierung ist ein effektives Patch-Management von großer Wichtigkeit. Dies stellt sicher, dass Schwachstellen im Tool behoben werden und die Integrität Ihrer Daten gewahrt bleibt. Datenschutz ist ein weiterer entscheidender Aspekt, der besondere Aufmerksamkeit erfordert, da SAM-Tools sensible Informationen über Ihre Softwarelizenzen und IT-Infrastruktur speichern.

Um Datenverlust zu verhindern, ist es ratsam, Backup-Strategien zu implementieren. Dies gewährleistet, dass Sie bei unvorhergesehenen Vorfällen auf sichere Kopien Ihrer SAM-Daten zugreifen können. Ein umfassendes Backup-System ist ein wichtiger Bestandteil der Wartung Ihres SAM-Tools.

Wird ein SAM-Tool in der Cloud betrieben und vom Hersteller / Dienstleister administriert, sollte sichergestellt sein, dass es technisch alle Wartungs- und Sicherheitsaspekte erfüllt.

4. Integration in IT-Prozesse

Das SAM-Tool muss eng in alle IT-Prozesse eingebunden sein, um Änderungen in der IT-Infrastruktur zu berücksichtigen. Jede Umstrukturierung, Umzug von Servern oder Änderungen in der Organisationsstruktur kann erhebliche Auswirkungen auf die Softwarelizenzierung und Compliance haben. Wenn die Zusammenarbeit zwischen Ihrem SAM-Team und Ihrer IT nicht funktioniert, leidet die Datenqualität darunter und sie können sich nicht mehr auf ihr SAM-Tool verlassen.

Häufige Änderungen und Fehler im SAM-Tool Betrieb sind unter anderem:

Umliegende Systeme haben sich verändert:
- Eine Access-Datenbank, in der vormals Notebooks für den Außendienst gepflegt wurden, liefert die gewünschten Daten nicht mehr, weil der Außendienst jetzt mit iPads arbeitet.
- Ein weiteres angeschlossene System, mit Hardware der Tochterfirma, ist umgezogen und man hat die Schnittstelle zum SAM-Tool vergessen
- Der technische User einer Schnittstelle ist gelöscht, gesperrt oder sein Passwort wurde geändert
Neue umliegende Systeme sind hinzugekommen
- Eine weitere Virtualisierungs-Plattform wurde eingeführt
- Bestimmte Teile der Infrastruktur sind outgesourct worden
Das Unternehmen hat sich verändert:
- Teile der Organisation wurden verkauft
- Neue Niederlassungen wurden in die Organisation integriert
Die Organisationsstruktur hat sich verändert:
- Der SAM-Tool-Verantwortliche hat das Unternehmen verlassen
- Der Softwareeinkauf wurde dezentralisiert und die Beteiligten sind nicht in den SAM-Prozess eingewiesen

5. Aktualisierungen und ständige Verbesserungen

Lizenzmanagement ist ein sehr schnelllebiges Feld, in dem es häufig Veränderungen gibt. Um diese Veränderungen abzubilden, werden gute SAM-Tools ständig verbessert und angepasst. Sei es, um eine veränderte Lizenzmetrik eines Produktes anzupassen oder um ein neues Programm besser erkennen zu können. Viele SAM-Tool Hersteller arbeiten hier mit Ihren Kunden zusammen, um die Softwareerkennung ständig auf dem neusten Stand zu halten. Wenn ein Kunde Probleme bei der Erkennung einer Software hat, kann er das in vielen Fällen dem Hersteller des Tools mitteilen. So wird der Softwarekatalog, der dem Tool zu Grunde liegt, ständig aktuell gehalten und aktualisiert.

Damit Sie auch von der ständigen Weiterentwicklung dieser Tools profitieren können sind regelmäßige Updates Ihres Tools nötig. Denn um mit der schnelllebigen Welt der IT mitzuhalten und diese abzubilden sollte ein SAM-Tool immer auf dem neusten Stand sein.

6. Schulung und Sensibilisierung

Um all diese Herausforderungen zu bewältigen, brauchen Sie für den Betrieb Ihres SAM-Tools natürlich geschulte und qualifizierte Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, dass Sie die Mitarbeiter, die Ihr SAM-Tool betreuen und bedienen intensiv und umfangreich schulen damit Ihr SAM-Tool optimal genutzt werden kann.

Verständnis für SAM-Prinzipien

Im ersten Schritt sollten Sie bei Ihren Mitarbeitern ein grundlegendes Verständnis für Software Asset Management fördern. Denn bevor Ihre Mitarbeiter ein SAM-Tool effizient verwalten können, sollte Ihnen die Bedeutung von Lizenzmanagement, Compliance und Kostenkontrolle bewusst sein und Sie sollten verstehen, dass diese Bereiche eng miteinander verknüpft sind. Erst wenn diese Zusammenhänge klar sind, können Ihre Mitarbeiter die dazugehörigen Prozesse in Ihre Unternehmensstruktur integrieren und das SAM-Tool zur Unterstützung nutzen. Zu diesem Zweck sollten Sie Ihre Mitarbeiter ausgiebig schulen, damit der Betrieb Ihres SAM-Tools reibungslos abläuft.

Nutzung des SAM-Tool im Betrieb

Wenn Ihre Mitarbeiter die Grundlagen des Software Asset Managements gelernt haben, sollten Sie im Anschluss noch technische Schulungen zum Betrieb Ihres SAM-Tools abhalten. Hier können Ihre Mitarbeiter lernen, wie Sie Informationen richtig in das Tool eintragen und die relevanten Daten und Reports abrufen können. Je besser ihre Mitarbeiter sich mit dem Tool auskennen, desto schneller und genauer können Sie damit arbeiten.

7. Compliance Bewusstsein

Es ist wichtig, eine Kultur zu fördern, in der Compliance und effektives Lizenzmanagement als grundlegende Bestandteile der Unternehmensphilosophie angesehen werden. Schulungen, Sensibilisierungskampagnen und klare Richtlinien können dazu beitragen, die Mitarbeiter für diese Themen zu sensibilisieren und ihre Bedeutung zu betonen.

Unterstützung der Mitarbeiter

Nicht nur die Mitarbeiter, die unmittelbar mit Ihrem SAM-Tool im Betrieb arbeiten, müssen für den einwandfreien SAM-Tool Betrieb Ihre Arbeitsweise anpassen. Das Lizenzmanagement ist eine Disziplin die Schnittstellen mit vielen anderen Abteilungen und Bereichen hat. In vielen Fällen müssen Sie eng mit dem Einkauf oder der IT Abteilung Ihres Unternehmens zusammenarbeiten, um alle relevanten Informationen zu erhalten. Daher ist es hilfreich, wenn auch Ihre Mitarbeiter in diesen Bereichen die Wichtigkeit des Lizenzmanagements verstehen, um die Arbeit Ihres SAM-Tool Teams zu erleichtern. Gleichzeitig sollten Sie aber auch die Vorteile des Lizenzmanagements für diese Bereiche hervorheben, um die Unterstützung dieser Mitarbeiter für das Lizenzmanagement zu gewinnen.

Kontinuierliche Schulung

Wie schon erwähnt ist das Lizenzmanagement ein schnelllebiges Feld. Deshalb ist es auch bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter wichtig, immer aktuell zu bleiben. Die ständigen Änderungen bei Lizenzbedingungen oder die steigende Bedeutung neuer Technologien wie z.B. die Cloud sorgen dafür, dass selbst erfahrene Lizenzmanager sich ständig fortbilden müssen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

SAM-Tool Betrieb: Langfristige Akzeptanz im Unternehmen

Neben dem Aspekt, dass das gewählte Tool nicht mehr versprechen sollte, als es letztendlich halten kann, ist es genauso wichtig, dass das Tool langfristig akzeptiert wird.

Die Akzeptanz eines IT-Systems und damit letztendlich dessen Nutzen, hängt sehr stark davon ab, ob die verantwortlichen Personen mit dem Output des Systems etwas anfangen können. Es kostet viel Zeit, Daten in ein SAM-Tool einzugeben, die Compliance zu prüfen und eventuelle Fehler zu beheben. Wenn die Arbeit nur als „Selbstzweck“ angesehen wird, finden sich immer Ausreden, es eben doch nicht so genau durchzuführen, wie es erforderlich wäre.

Daher noch ein paar Tipps, wie ein SAM-Tool ein anerkannter Informationslieferant wird.

Fragen Sie sich, welche Daten in dem SAM-Tool vorhanden sind, die bestimmten Personen helfen würden
- Hardware-Informationen zu Clients und Servern
- Nutzerinformationen zu bestimmter Software
- Vertragsinformationen zu Miete und Wartung
Stellen Sie über das SAM-Tool sinnvolle Berichte zur Verfügung, die auf den Bedarf in Ihrem Haus abgestimmt sind
Richten Sie Alerting-Emails ein, die z.B. an bestimmte Fristen zu Verträgen erinnern und schaffen Sie damit einen Mehrwert
Welche Prozesse in Ihrem Unternehmen lassen sich mit einem SAM-Tool noch unterstützen?
- Die Softwarezuteilung nach Freigabe
- Die Vertragsverlängerung
- Der On- oder Offboarding-Prozess

Ein Tool findet den meisten Zuspruch, wenn es wirklich notwendig ist, damit man in bestimmten Arbeitsschritten weiterkommt. Man kann verantwortliche Personen schulen und die Wichtigkeit eines Systems deutlich machen, für die engagierte Nutzung sorgt aber nur die „Abhängigkeit“ von einem System.

8. Schlussgedanken

Erst wenn sämtliche dieser Informationen vorliegen und das System technisch einwandfrei läuft und auf dem neusten Stand ist, kann der Lizenzbedarf automatisch mit den vorhandenen Lizenzen abgestimmt werden. Compliance-Auswertungen auf Knopfdruck sind folglich nur unter diesen Voraussetzungen möglich.

Das lässt sich folgerichtig am besten erreichen, wenn Ihre Mitarbeiter sich gut im Umgang mit Ihrem SAM-Tool auskennen und sich kontinuierlich weiterbilden.

Ein SAM-Tool ist also wie eine Pflanze im Garten. Sie braucht Pflege und Aufmerksamkeit. Sie müssen also kontinuierlich dafür sorgen, dass die Daten frisch und aktuell sind. Nur dann werden Sie die Früchte Ihrer Arbeit ernten können. Mit einem gut gepflegten SAM-Tool haben Sie jederzeit den Überblick über Ihre IT-Welt und wissen genau, was Ihr Unternehmen benötigt.

Die Investition in die korrekte Pflege und Wartung Ihres SAM-Tools im Betrieb und die Schulung Ihrer Mitarbeiter wird sich in Form von eingesparten Kosten und besserer Compliance auszahlen.

Wenn Sie an diesen wichtigen Themen interessiert sind und mehr darüber erfahren möchten, empfehlen wir Ihnen dringend, den vollständigen Artikel zu lesen.