SAM-Tool Implementierung – Stolpersteine und wie man sie umgeht

5. Februar 2025/Kirsten Springer

Sie haben sich für ein SAM-Tool entschieden. Nun geht es darum, es gut einzuführen. Ähnlich wie beim Hausbau sieht das gewünschte Tool in vielen Fällen, nachdem es zur Nutzung parat sein soll, nicht so aus, wie man es sich vorgestellt hat.

Es gibt das sehr bekannte Bild dazu:

Dieser Artikel soll Ihnen helfen, nicht in diese Situation zu geraten und die Stolpersteine der Implementierung zu umgehen.

1. Definition SAM-Tool-Implementierung

Ihr ausgewähltes SAM-Tool wird in Ihrer Umgebung oder bei einem Hoster installiert oder als SaaS-Anwendung in der Cloud betrieben. Die Implementierung ist dann abgeschlossen, wenn das Tool einsatzbereit ist. Dazu gehört in der Regel:

Eine Installation des Tools oder die Freischaltung „Ihres Mandanten“ (in der Cloudvariante)
Erstellung von Schnittstellen (Active Directory, Entra ID, Intune, Hersteller-Portale, etc)
Anpassungen in der Konfiguration (Felder, Dashboards, Farben, Workflows)
Initiale Datenerfassung / -übernahme
Eine technische Einweisung

Möglicherweise sind Daten, die in das Tool (technisch) übernommen wurden, zu überarbeiten. Die Arbeit mit dem Tool kann jedoch starten, wenn Sie einen technischen Zugang zu dem Tool haben.

Wenn das Tool komplett implementiert ist, ist es nicht nur für die Nutzer verfügbar, sondern Ihre Konfiguration ist ebenfalls abgeschlossen.

2. Auswahl des Implementierungspartners

Mit dem Erwerb oder der Miete eines SAM-Tools haben Sie sich für einen Hersteller entschieden. Häufig liefert der Hersteller Ihnen gleich Vorschläge, wer dieses Tool für Sie implementieren kann. Das kann der Hersteller selbst sein oder ein Partnerunternehmen. Stellen Sie sicher, dass die Person, die Ihr Tool technisch für Sie vorbereitet, Erfahrungen damit hat. In der Regel kennen Sie das Tool nicht so detailliert, um beurteilen zu können, wie gut Prozesse, Berichte, etc. eingestellt sind. Lassen Sie sich Referenzen zeigen.

Sie bekommen Ihr Tool nur so gut implementiert, wie die handelnden Personen es fachlich können.

TIPP 1: Sprechen Sie mit den Referenzkunden des Implementierungspartners und vergleichen Sie Ihre eigene Situation mit der des Referenzunternehmens.

3. Definition Ihrer Erwartungen

Ein wichtiger Aspekt, den man nicht genug betonen kann, ist Ihre Anforderungsbeschreibung. In dem Auswahlverfahren eines SAM-Tools werden Hersteller erfahrungsgemäß bestimmte Fragen zu Anforderungen beantworten. Die Hersteller kennen das eigene Tool und beantworten Ihre Frage positiv. Wenn Sie später verschiedene Funktionen testen wollen, werden Sie feststellen, dass Sie die Frage ganz anderes gemeint haben und ein „Nein“ die korrekte Antwort des Herstellers gewesen wäre.

Daher ist unser Hinweis: Definieren Sie genau, was Sie erwarten und lassen Sie sich wichtige Punkte in einer Demo-Version oder in einem POC zeigen. Nur wenn Sie verstanden haben, wie das Tool funktioniert, können Sie festlegen, welche Punkte bei der Implementierung beachtet werden müssen.

Ich erlebe immer wieder, dass bestimmte Leistungen des SAM-Tools vorausgesetzt werden, die jedoch mit der vorhandenen Konfiguration nicht möglich sind.

Ein banales Beispiel: Ein Unternehmen möchte Software-Kosten auf Abteilungen verrechnen und glaubt, mit einem Bericht die Kosten pro Abteilung zu erhalten. Wenn jedoch keine Möglichkeit im System besteht Geräte, User oder Lizenzen einer Abteilung (Kostenstelle, Bereich, o.ä.) zuzuordnen, wird der Bericht keine Informationen liefern können.

TIPP 2: Testen Sie alle wichtigen Anforderungen in einem Demosystem. Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Zusagen des Anbieters.

4. Abnahme

Das Gesamtsystem muss abgenommen werden. Installation, Schnittstellen, Anpassungen und Altdatenübernahme müssen überprüft werden. Vergessen Sie nicht, auch auf eine ausreichende Dokumentation zu bestehen.

TIPP 3: Lassen Sie vor den Abnahmetests ein paar Personen gut schulen. Nur wer weiß, wie und was man testen muss, kann der Test für Klarheit sorgen.

5. Übergang in den Betrieb

Der nun folgende Schritt ist außerordentlich wichtig. Das Tool ist abgenommen und es kann losgehen mit dem Betrieb. Aber wer übernimmt die Arbeit mit dem System? Die korrekte Datenpflege benötigt Zeit und Know-how zu

Nutzungsrechten
Vertragsrechten
Strukturen in der eigenen Organisation
Technischen Strukturen

TIPP 4: Unterschätzen Sie nicht den Aufwand und das benötigte Know-how für den laufenden Betrieb des SAM-Tools. Viele Implementierungspartner bieten auch einen laufenden Service für diese Phase an. Prüfen Sie, ob das für Sie eine Alternative sein kann.

Wenn Sie Hilfe bei der Implementierung benötigen, stehen wir Ihnen gern zur Seite. Es ist besser, die Implementierung gut durchdacht anzugehen, als später ein unzureichendes Tool bedienen zu müssen. Dabei vergeht schnell die gute Stimmung und das Tool liegt brach.

Profitieren Sie von unseren Erfahrungen und gehen Sie die Schritte in der richtigen Reihenfolge.