An welchen Stellschrauben im Lifecycle von Software finden sich relevante Optimierungspotenziale? Erfahren Sie hier unsere erprobten Expertentipps für Ihre Entlastung und Ersparnis
Jedes Unternehmen ist abhängig von Software. Ist die Nutzung nur eingeschränkt möglich, kann das erhebliche Auswirkungen haben, bis hin zum Produktionsstillstand. Die Folgen von Sicherheitslecks oder Compliance-Verstößen aufgrund von falsch eingesetzter Software können immens sein. Umso wichtiger ist es, den Lebenszyklus von Softwareprodukten zu kennen und zu optimieren.
Wir haben für Sie die Bestandteile des Software-Lebenszyklus analysiert und in diesem Artikel Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Software-Management verbessern können.
Software Portfolio Management bezieht sich auf den langfristigen Ansatz zur Verwaltung aller Softwareanwendungen und -lizenzen in einem Unternehmen.
Mit Hilfe des Software-Portfolio-Managements behalten Sie den Überblick über Ihre Softwarelizenzen, erfüllen die Compliance-Anforderungen und minimieren Sicherheitsrisiken:
Gegen Lizenzvereinbarungen zu verstoßen, kann rechtliche Konsequenzen haben, wie beispielsweise Geldstrafen oder Forderungen auf Schadensersatz. Durch ein Software Portfolio Management stellen Sie sicher, dass alle Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen korrekt erworben, verwendet und verwaltet werden.
Ein effizientes Software Portfolio Management bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über Ihre Lizenzvereinbarungen und ermöglicht Ihnen, diese mit den tatsächlich installierten Anwendungen abzugleichen. Dadurch erkennen Sie potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig und können Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben.
Die Bedrohungen im Bereich der Cybersicherheit nehmen zu und Software spielt eine zentrale Rolle. Unsichere oder nicht gepatchte Software kann zu schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen führen. Sensible Daten werden gestohlen oder das Unternehmensnetzwerk kompromittiert.
Durch ein Software Portfolio Management stellen Sie sicher, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist und regelmäßige Sicherheitsupdates erhält. Sie können Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. Darüber hinaus hilft Ihnen das Management Ihres Softwareportfolios, unsichere Anwendungen zu erkennen und potenzielle Sicherheitslücken zu schließen.
Ein gut durchdachtes Software Portfolio Management ermöglicht Ihnen, Ihre IT-Ressourcen zu optimieren. Sie können die Kosten für Software reduzieren, indem Sie ungenutzte Software eliminieren, Wartungsverträge oder Subscriptions anpassen und Neubeschaffungen bündeln. Durch eine bessere Planung und Nutzung Ihrer Software steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen und vermeiden unnötige Ausgaben.
Welche Anforderungen stellen Sie an Softwareprodukte, die zukünftig eingesetzt werden sollen? Die Anforderungen können technischer oder kaufmännischer Natur sein. Diese Anforderungen werden anhand einer Checkliste geprüft und das Ergebnis wird dokumentiert.
Wenn Sie Ihren Kriterienkatalog festgelegt haben, fällt es leicht, Software zu genehmigen oder mit diesen Argumenten Ersatz vorzuschlagen.
Nach der ersten Bewertung schlagen wir vor, Softwareprodukte nach Kritikalität zu sortieren und kritische Software einmal pro Jahr neu zu prüfen.
Unsere Empfehlungen zur Inventarisierung:
Mit einem aktuellen Softwarekatalog haben Sie einen Prozess zur Genehmigung neuer Software. Eine Beschaffung von bereits enthaltenen Produkten geht damit schnell.
Lizenzoptimierung bezieht sich auf den effizienten Einsatz von Softwarelizenzen, um die Kosten zu minimieren oder den Nutzen aus dem Softwareeinsatz zu maximieren.
Die Hauptziele der Lizenzoptimierung sind:
Unterlizenzierung tritt auf, wenn ein Unternehmen nicht über ausreichende Lizenzen verfügt, um alle genutzten Softwareinstanzen abzudecken. Dies kann zu rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen führen. Auf der anderen Seite bedeutet Überlizenzierung, dass ein Unternehmen mehr Lizenzen besitzt, als tatsächlich benötigt werden, was zu unnötigen Ausgaben führt.
Die Lizenzoptimierung setzt an folgenden Punkten an:
Lizenzoptimierung ist nicht nur eine finanzielle Angelegenheit, sondern trägt auch zur Effizienz und Compliance bei. Ein gut durchdachtes Lizenzmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen die richtigen Lizenzen zum richtigen Zeitpunkt haben und gleichzeitig die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen gewährleisten. Dies ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und Ressourcen effizient einzusetzen.
Starten Sie mit den Herstellern Ihre Lizenzoptimierung, die den größten Erfolg versprechen. Um diese Hersteller zu bestimmen, prüfen Sie:
Haben Sie die Hersteller festgelegt, sammeln Sie Informationen:
Software Contract Services sind spezialisierte Dienstleistungen, die Unternehmen dabei unterstützen, rechtliche Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Einsatz und der Wartung von Softwareprodukten zu verwalten.
Vor allem bei Softwarelizenzen und Wartungskontingenten ist eine proaktive Vertragsverwaltung notwendig, um Änderungen am Bedarf rechtzeitig in Verlängerungen zu berücksichtigen. Andernfalls drohen Mehrkosten durch überflüssige Lizenzen/Wartungen oder es droht eine Unterlizenzierung, wenn sich der Bedarf erhöht hat.
Es lohnt sich die Kostenentwicklung im Blick zu behalten, da Hersteller ihre Lizenzpreise bzw. Lizenzmetriken eventuell in der nächsten Verlängerung anpassen könnten. Durch solche Änderungen können sich Kostenerhöhungen ergeben, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind.
Software Contract Services bieten Unterstützung bei der Verhandlung und dem Abschluss von Verträgen mit Lieferanten und anderen Partnern.
Sie liefern die Möglichkeit, Verträge effizient zu verwalten und zu überwachen. Durch die Nutzung von spezialisierten Tools und Technologien können Unternehmen den gesamten Vertragslebenszyklus verfolgen, einschließlich der Verlängerung, Änderung oder Kündigung von Verträgen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über Vertragsverpflichtungen und erleichtert die Einhaltung von Fristen und Bedingungen.
Insgesamt bieten Software Contract Services eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen, die ihre rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Softwarelösungen effektiv verwalten möchten. Durch die Nutzung dieser Dienste können Unternehmen ihr Risiko minimieren, Fristen von Kündigungen und Verlängerungen zu verpassen.
Immer dynamischere Kosten und lizenzrechtliche Änderungen bei Vertrags-Verlängerungen machen eine proaktive Überwachung der Laufzeiten und ein Wissen über die Gesamtsituation im Bereich SAM notwendig. Nur so ist man optimal vor Risiken geschützt. Wer rechtzeitig Vertragsverhandlungen vorbereitet, kann sich mehrere Optionen offenhalten und eigene Argumente zurechtlegen. Ein Wechsel zu einem Alternativprodukt, zum Beispiel, kann nicht mehr durchdacht werden, wenn die Vertragsverlängerung für die bestehende Software erst kurzfristig erkannt wird.
SAM-Tools liefern wichtige Daten zum Verbrauch und Bestand verschiedener Lizenzen und Wartungen. Mit etwas Konfiguration lassen sich detaillierte Kostenübersichten und Berichte generieren.
Eine Überwachung aller installierten Software durch einen regelmäßigen Scan aller Geräte zeigt neue oder unbekannte Software auf. Dies ist insbesondere für Themen wie Software-Portfolio und IT-Security sehr hilfreich.
Auszüge aus Scan-Tools geben auch Aufschluss über die installierte Version einer Software, was ebenfalls Auswirkungen auf Nutzungsrechte und Security hat.
Voraussetzung für den Einsatz eines SAM-Tools im Software-Katalog ist die kontinuierliche Pflege der beschafften Softwarelizenzen, der verlässliche Einsatz eines Scanners, der Daten liefert, und ein regelmäßiges, transparentes Reporting.
Im SAM-Tool werden Über- und Unterlizenzierungen sichtbar.
Mithilfe von Metering-Daten lässt sich ungenutzte Software ausfindig machen, sodass Kosten eingespart werden können.
Für die Optimierung der Lizenznutzung werden unterschiedliche Daten benötigt: der Lizenzbestand sowie zuverlässige Scan- und Userdaten.
Über verschiedene Reporting-Funktionen im SAM-Tool werden Optimierungspotentiale aufgezeigt.
Die Vertragsverwaltung für Lizenzverträge und das Compliance-Management in einem Tool zu vereinen, bietet viele Vorteile. Eine Kontrolle der Verträge macht schnelle Anpassungen möglich und schafft Transparenz über den Lizenzbestand und Lizenzkosten. Wer eine detaillierte Budgetplanung machen möchte, braucht solche Daten.
Voraussetzung dafür ist die Verknüpfung der Verträge mit den erworbenen Lizenzen.
Einsparungspotentiale aus der Lizenzoptimierung können direkt bei der nächsten Verlängerung umgesetzt werden. Vertragsänderungen können später nachvollzogen werden.
Datenqualität und Prozesse sind elementar für ein funktionierendes SAM-Tool und wichtiger als die Auswahl des „richtigen“ Tools. Kein Tool kann aus schlechten Daten vernünftige Ergebnisse liefern. Planen Sie daher ausreichend Ressourcen für die Datenpflege und Administration des Tools ein oder sichern Sie sich externe Unterstützung dabei.
Ein strategisches Software Portfolio Management sorgt für Transparenz und Kontrolle über alle eingesetzten Anwendungen und Lizenzen im gesamten Software Lifecycle. Ihr Unternehmen erfüllt folgerichtig Compliance-Anforderungen und minimiert Sicherheitsrisiken.
Mit einem strukturierten Softwarekatalog lassen sich unnötige Mehrfachanschaffungen vermeiden und somit IT-Ressourcen gezielt steuern. Ergänzend sorgt ein professionelles Vertragsmanagement dafür, dass Ihr Unternehmen alle Softwareverträge im Blick behält und flexibel auf Veränderungen reagiert.
Der Einsatz eines SAM-Tools kann diese Prozesse automatisieren und folglich die Transparenz im gesamten Software Lifecycle erheblich verbessern.
Geschäftsführerin und SAM-Tool-Expertin der SAMtoa GmbH
Lizenzkosten senken
Unsere Experten kennen alle Hebel zur Senkung von Lizenzkosten. Herstellerspezifisch identifizieren wir Potenziale, die langfristig wirken.
Compliance sichern
Wir reduzieren Lizenzrisiken frühzeitig – so bleiben Sie stets handlungsfähig und vermeiden kostspielige Nachforderungen.
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Wir unterstützen Sie dort, wo Ressourcen fehlen – von der Auswahl des richtigen SAM-Tools bis zur verlässlichen Unterstützung im Tagesgeschäft.
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