Software Lifecycle mit Erfolgsstrategie

4. April 2025/Kirsten Springer

An welchen Stellschrauben im Lifecycle von Software finden sich relevante Optimierungspotenziale? Erfahren Sie hier unsere erprobten Expertentipps für Ihre Entlastung und Ersparnis

Jedes Unternehmen ist abhängig von Software. Ist die Nutzung nur eingeschränkt möglich, kann das erhebliche Auswirkungen haben, bis hin zum Produktionsstillstand. Die Folgen von Sicherheitslecks oder Compliance-Verstößen aufgrund von falsch eingesetzter Software können immens sein. Umso wichtiger ist es, den Lebenszyklus von Softwareprodukten zu kennen und zu optimieren.

Wir haben für Sie die Bestandteile des Software-Lebenszyklus analysiert und in diesem Artikel Tipps zusammengestellt, mit denen Sie Ihr Software-Management verbessern können.

1. Software Portfolio

1.1 Was ist Software Portfolio Management?

Software Portfolio Management bezieht sich auf den langfristigen Ansatz zur Verwaltung aller Softwareanwendungen und -lizenzen in einem Unternehmen.

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Mit Hilfe des Software-Portfolio-Managements behalten Sie den Überblick über Ihre Softwarelizenzen, erfüllen die Compliance-Anforderungen und minimieren Sicherheitsrisiken:

a) Compliance: gesetzliche Anforderungen erfüllen

Gegen Lizenzvereinbarungen zu verstoßen, kann rechtliche Konsequenzen haben, wie beispielsweise Geldstrafen oder Forderungen auf Schadensersatz. Durch ein Software Portfolio Management stellen Sie sicher, dass alle Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen korrekt erworben, verwendet und verwaltet werden.

Ein effizientes Software Portfolio Management bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über Ihre Lizenzvereinbarungen und ermöglicht Ihnen, diese mit den tatsächlich installierten Anwendungen abzugleichen. Dadurch erkennen Sie potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig und können Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben.

b) Security: Schutz vor Sicherheitsrisiken

Die Bedrohungen im Bereich der Cybersicherheit nehmen zu und Software spielt eine zentrale Rolle. Unsichere oder nicht gepatchte Software kann zu schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen führen. Sensible Daten werden gestohlen oder das Unternehmensnetzwerk kompromittiert.

Durch ein Software Portfolio Management stellen Sie sicher, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist und regelmäßige Sicherheitsupdates erhält. Sie können Schwachstellen identifizieren und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. Darüber hinaus hilft Ihnen das Management Ihres Softwareportfolios, unsichere Anwendungen zu erkennen und potenzielle Sicherheitslücken zu schließen.

c) Effizienz steigern und Kosten optimieren

Ein gut durchdachtes Software Portfolio Management ermöglicht Ihnen, Ihre IT-Ressourcen zu optimieren. Sie können die Kosten für Software reduzieren, indem Sie ungenutzte Software eliminieren, Wartungsverträge oder Subscriptions anpassen und Neubeschaffungen bündeln. Durch eine bessere Planung und Nutzung Ihrer Software steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen und vermeiden unnötige Ausgaben.

Unsere Experten-Tipps

Unsere Tipps zum Softwarekatalog

Welche Anforderungen stellen Sie an Softwareprodukte, die zukünftig eingesetzt werden sollen? Die Anforderungen können technischer oder kaufmännischer Natur sein. Diese Anforderungen werden anhand einer Checkliste geprüft und das Ergebnis wird dokumentiert. Hier ein Beispiel für eine Checkliste:

Welche Installationsvoraussetzungen werden benötigt?
- Bestimmte Datenbanken?
- Internet?
- Java?
Vertragsabschluss – was ist zu berücksichtigen?
- Wie sind die Laufzeiten?
- Wann und wie muss gekündigt werden?
- Was ist der Geltungsbereich?
- Gibt es eine jährliche Preisanpassung?
- Kann man Lizenzen zurückgeben?
Was ist bei der Nutzung zu bedenken?
- Gibt es diese Software schon im Haus, nur in anderer Edition oder Version?
- Erfüllt bereits zugelassene Software gleichartige Funktionen?
- Unterstützt die Software Multifaktor-Authentifizierung? SSO?
- Datenschutz: Wo werden Informationen gespeichert?
- Werden personenbezogene Daten gespeichert?
Was passiert bei einer Deinstallation?
- Können die gespeicherten Daten nach Beendigung der Nutzungszeit exportiert werden?
- Wie lange stehen die Daten noch bereit?

Wenn Sie Ihren Kriterienkatalog festgelegt haben, fällt es leicht, Software zu genehmigen oder mit diesen Argumenten Ersatz vorzuschlagen.

Nach der ersten Bewertung schlagen wir vor, Softwareprodukte nach Kritikalität zu sortieren und kritische Software einmal pro Jahr neu zu prüfen.

Unsere Empfehlungen zur Inventarisierung:

Verschaffen Sie sich einen Überblick.
Erstellen Sie anhand der Kriterien zum Softwarekatalog eine Beurteilung der bestehenden Softwareprodukte in die sogenannte „Black- oder White-List“.
Überlegen Sie einen Weg, die Black-List-Produkte auszutauschen.

Mit einem aktuellen Softwarekatalog haben Sie einen Prozess zur Genehmigung neuer Software. Eine Beschaffung von bereits enthaltenen Produkten geht damit schnell.

Software Lifecycle 02

2. Lizenzoptimierung

Lizenzoptimierung bezieht sich auf den effizienten Einsatz von Softwarelizenzen, um die Kosten zu minimieren oder den Nutzen aus dem Softwareeinsatz zu maximieren.

Die Hauptziele der Lizenzoptimierung sind:

Ausgaben für Softwarelizenzen reduzieren und
Unterlizenzierung oder Überlizenzierung vermeiden

Unterlizenzierung tritt auf, wenn ein Unternehmen nicht über ausreichende Lizenzen verfügt, um alle genutzten Softwareinstanzen abzudecken. Dies kann zu rechtlichen Problemen und finanziellen Strafen führen. Auf der anderen Seite bedeutet Überlizenzierung, dass ein Unternehmen mehr Lizenzen besitzt, als tatsächlich benötigt werden, was zu unnötigen Ausgaben führt.

Optimierungsansätze

Die Lizenzoptimierung setzt an folgenden Punkten an:

Lizenzüberwachung: Durch regelmäßige Überwachung der Softwarenutzung können Unternehmen besser verstehen, welche Anwendungen genutzt werden und welche nur selten zum Einsatz kommen. Die Lizenzüberwachung umfasst Prozesse, Schulungen, Know-how-Aufbau und Toolunterstützung.
Zentralisierte Lizenzverwaltung: Durch die Zentralisierung der Lizenzverwaltung bekommen Unternehmen den Überblick über ihre Softwarelizenzen. Dies erleichtert die Identifizierung von Unter- oder Überlizenzierung. Eine zentralisierte Lizenzverwaltung beinhaltet, dass alle Informationen an einer Stelle zusammenlaufen.
Cloud-basierte Lizenzierung: Cloud-Dienste bieten oft skalierbare und flexible Lizenzmodelle. Unternehmen können ihre Lizenznutzung anpassen, um den aktuellen Anforderungen gerecht zu werden. Nicht für jedes Unternehmen und für jede Software passen Cloud-basierte Lizenzen. Aber rein aus Lizenzierungssicht können sie einfacher zu überwachen sein.
Verhandlung mit Anbietern: Verhandlungen mit Softwareanbietern können dazu beitragen, bessere Lizenzbedingungen zu erhalten. Durch Verhandlungen können Unternehmen die Kosten senken und sicherstellen, dass sie nur für die Funktionen zahlen, die sie wirklich benötigen. Zu diesen Verhandlungen gehören Bündelungen von Lizenzen in einem Vertrag, Angleichen von Laufzeiten und eine unternehmensweite Lizenzstrategie.

Lizenzoptimierung ist nicht nur eine finanzielle Angelegenheit, sondern trägt auch zur Effizienz und Compliance bei. Ein gut durchdachtes Lizenzmanagement sorgt dafür, dass Unternehmen die richtigen Lizenzen zum richtigen Zeitpunkt haben und gleichzeitig die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen gewährleisten. Dies ist entscheidend, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden und Ressourcen effizient einzusetzen.

Unsere Experten-Tipps

Starten Sie mit den Herstellern Ihre Lizenzoptimierung, die den größten Erfolg versprechen. Um diese Hersteller zu bestimmen, prüfen Sie:

An welchen Softwarehersteller zahlen Sie das meiste Geld pro Jahr?
Von welchem Hersteller setzen Sie die meisten Softwareprodukte ein?
Welche Lizenz-/Wartungs- oder Subscription-Verträge stehen in nächster Zeit überhaupt zur Neuverhandlung an?

Haben Sie die Hersteller festgelegt, sammeln Sie Informationen:

Welche Produkte werden von Ihnen bezahlt?
Welche Produkte werden genutzt?
Wie sind die Vertragslaufzeiten?
Gibt es Beschaffungsalternativen?
Welche Alternativprodukte gibt es möglicherweise?
Lässt sich eine günstigere Wartung durch einen Drittanbieter nutzen?
Gibt es Gebrauchtsoftware, welche in Frage kommt?

3. Vertragsmanagement

Software Contract Services sind spezialisierte Dienstleistungen, die Unternehmen dabei unterstützen, rechtliche Vereinbarungen im Zusammenhang mit dem Einsatz und der Wartung von Softwareprodukten zu verwalten.

Vor allem bei Softwarelizenzen und Wartungskontingenten ist eine proaktive Vertragsverwaltung notwendig, um Änderungen am Bedarf rechtzeitig in Verlängerungen zu berücksichtigen. Andernfalls drohen Mehrkosten durch überflüssige Lizenzen/Wartungen oder es droht eine Unterlizenzierung, wenn sich der Bedarf erhöht hat.

Es lohnt sich die Kostenentwicklung im Blick zu behalten, da Hersteller ihre Lizenzpreise bzw. Lizenzmetriken eventuell in der nächsten Verlängerung anpassen könnten. Durch solche Änderungen können sich Kostenerhöhungen ergeben, die auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind.

Vorteile eines Vertragsmanagements für Software:

Software Contract Services bieten Unterstützung bei der Verhandlung und dem Abschluss von Verträgen mit Lieferanten und anderen Partnern.

Sie liefern die Möglichkeit, Verträge effizient zu verwalten und zu überwachen. Durch die Nutzung von spezialisierten Tools und Technologien können Unternehmen den gesamten Vertragslebenszyklus verfolgen, einschließlich der Verlängerung, Änderung oder Kündigung von Verträgen. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle über Vertragsverpflichtungen und erleichtert die Einhaltung von Fristen und Bedingungen.

Umfang des Software Contract Service:

Software Lifecycle 03

Insgesamt bieten Software Contract Services eine wertvolle Unterstützung für Unternehmen, die ihre rechtlichen Verpflichtungen im Zusammenhang mit Softwarelösungen effektiv verwalten möchten. Durch die Nutzung dieser Dienste können Unternehmen ihr Risiko minimieren, Fristen von Kündigungen und Verlängerungen zu verpassen.

Unsere Experten-Tipps

Immer dynamischere Kosten und lizenzrechtliche Änderungen bei Vertrags-Verlängerungen machen eine proaktive Überwachung der Laufzeiten und ein Wissen über die Gesamtsituation im Bereich SAM notwendig. Nur so ist man optimal vor Risiken geschützt. Wer rechtzeitig Vertragsverhandlungen vorbereitet, kann sich mehrere Optionen offenhalten und eigene Argumente zurechtlegen. Ein Wechsel zu einem Alternativprodukt, zum Beispiel, kann nicht mehr durchdacht werden, wenn die Vertragsverlängerung für die bestehende Software erst kurzfristig erkannt wird.

4. Einsatz eines SAM-Tools

4.1 Ein SAM-Tool hilft dem Softwarekatalog

SAM-Tools liefern wichtige Daten zum Verbrauch und Bestand verschiedener Lizenzen und Wartungen. Mit etwas Konfiguration lassen sich detaillierte Kostenübersichten und Berichte generieren.

Eine Überwachung aller installierten Software durch einen regelmäßigen Scan aller Geräte zeigt neue oder unbekannte Software auf. Dies ist insbesondere für Themen wie Software-Portfolio und IT-Security sehr hilfreich.

Auszüge aus Scan-Tools geben auch Aufschluss über die installierte Version einer Software, was ebenfalls Auswirkungen auf Nutzungsrechte und Security hat.

Voraussetzung für den Einsatz eines SAM-Tools im Software-Katalog ist die kontinuierliche Pflege der beschafften Softwarelizenzen, der verlässliche Einsatz eines Scanners, der Daten liefert, und ein regelmäßiges, transparentes Reporting.

4.2 Ein SAM-Tool hilft bei der Lizenzoptimierung

Im SAM-Tool werden Über- und Unterlizenzierungen sichtbar.

Mithilfe von Metering-Daten lässt sich ungenutzte Software ausfindig machen, sodass Kosten eingespart werden können.

Für die Optimierung der Lizenznutzung werden unterschiedliche Daten benötigt: der Lizenzbestand sowie zuverlässige Scan- und Userdaten.

Über verschiedene Reporting-Funktionen im SAM-Tool werden Optimierungspotentiale aufgezeigt.

4.3 Ein SAM-Tool hilft in der Vertragsverwaltung

Die Vertragsverwaltung für Lizenzverträge und das Compliance-Management in einem Tool zu vereinen, bietet viele Vorteile. Eine Kontrolle der Verträge macht schnelle Anpassungen möglich und schafft Transparenz über den Lizenzbestand und Lizenzkosten. Wer eine detaillierte Budgetplanung machen möchte, braucht solche Daten.

Voraussetzung dafür ist die Verknüpfung der Verträge mit den erworbenen Lizenzen.

Einsparungspotentiale aus der Lizenzoptimierung können direkt bei der nächsten Verlängerung umgesetzt werden. Vertragsänderungen können später nachvollzogen werden.

Unsere Experten-Tipps

Datenqualität und Prozesse sind elementar für ein funktionierendes SAM-Tool und wichtiger als die Auswahl des „richtigen“ Tools. Kein Tool kann aus schlechten Daten vernünftige Ergebnisse liefern. Planen Sie daher ausreichend Ressourcen für die Datenpflege und Administration des Tools ein oder sichern Sie sich externe Unterstützung dabei.

5. Fazit: Ein erfolgreiches Software Lifecycle

Ein strategisches Software Portfolio Management sorgt für Transparenz und Kontrolle über alle eingesetzten Anwendungen und Lizenzen im gesamten Software Lifecycle. Ihr Unternehmen erfüllt folgerichtig Compliance-Anforderungen und minimiert Sicherheitsrisiken.

Mit einem strukturierten Softwarekatalog lassen sich unnötige Mehrfachanschaffungen vermeiden und somit IT-Ressourcen gezielt steuern. Ergänzend sorgt ein professionelles Vertragsmanagement dafür, dass Ihr Unternehmen alle Softwareverträge im Blick behält und flexibel auf Veränderungen reagiert.

Der Einsatz eines SAM-Tools kann diese Prozesse automatisieren und folglich die Transparenz im gesamten Software Lifecycle erheblich verbessern.