Software Portfolio Management – ein Must-have für Compliance und Security

Als Lizenzmanager steht die Verwaltung und Kontrolle von Softwarelizenzen und deren Einhaltung wahrscheinlich ganz oben auf Ihrer Prioritätenliste. Die Sicherstellung der Compliance und der Schutz vor Sicherheitsrisiken sind entscheidend für den Erfolg und die Integrität Ihres Unternehmens. In diesem Artikel werden wir die Bedeutung des Software Portfolio Managements für Compliance und Security diskutieren, warum es ein absolutes Must-have für Lizenzmanager ist und wie man einen Prozess etabliert, der Compliance und Security sicherstellt.

Was ist Software Portfolio Management?

Software Portfolio Management bezieht sich auf den strategischen Ansatz zur Verwaltung aller Softwareanwendungen und -lizenzen in einem Unternehmen. Es beinhaltet die Identifizierung, Dokumentation, Organisation und Kontrolle aller Softwarebestände. Ein effektives Software Portfolio Management ermöglicht es Ihnen, den Überblick über Ihre Softwarelizenzen zu behalten, Compliance-Anforderungen zu erfüllen und Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Compliance: Erfüllung gesetzlicher Anforderungen

Compliance ist ein wesentlicher Aspekt für Unternehmen in jeder Branche. Die Nichteinhaltung von Softwarelizenzvereinbarungen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, wie beispielsweise Geldstrafen oder Schadensersatzforderungen. Durch ein Software Portfolio Management können Sie sicherstellen, dass alle Softwarelizenzen in Ihrem Unternehmen korrekt erworben, verwendet und verwaltet werden.

Ein effizientes Software Portfolio Management bietet Ihnen eine zentrale Übersicht über Ihre Softwarelizenzvereinbarungen und ermöglicht Ihnen, diese mit den tatsächlich installierten Anwendungen abzugleichen. Dadurch können Sie potenzielle Compliance-Verstöße frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben, bevor es zu rechtlichen Konsequenzen kommt.

Security: Schutz vor Sicherheitsrisiken

Die Bedrohungen im Bereich der Cybersicherheit nehmen ständig zu, und Software spielt dabei eine zentrale Rolle. Unsichere oder nicht gepatchte Software kann zu schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen führen, bei denen sensible Daten gestohlen oder das Unternehmensnetzwerk kompromittiert werden können.

Durch ein Software Portfolio Management können Sie sicherstellen, dass Ihre Software auf dem neuesten Stand ist und regelmäßige Sicherheitsupdates erhalten hat. Sie können Schwachstellen identifizieren und geeignete Maßnahmen ergreifen, um diese zu beheben. Darüber hinaus hilft Ihnen das Management Ihres Softwareportfolios dabei, nicht autorisierte oder unsichere Anwendungen zu erkennen und zu entfernen, um potenzielle Sicherheitslücken zu schließen.

Effizienzsteigerung und Kostenoptimierung

Ein gut durchdachtes Software Portfolio Management ermöglicht Ihnen nicht nur die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und den Schutz vor Sicherheitsrisiken, sondern auch die Optimierung Ihrer IT-Ressourcen. Sie können Softwarelizenzkosten reduzieren, indem Sie veraltete oder ungenutzte Software identifizieren und eliminieren, Wartungsverträge oder Subscription anpassen und Neubeschaffungen bündeln. Durch eine bessere Planung und Nutzung Ihrer Software können Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen steigern und unnötige Ausgaben vermeiden.

Als Fazit halten wir fest:

Ein effektives Software Portfolio Management ist unverzichtbar für Lizenzmanager, um Compliance- und Sicherheits-Anforderungen zu erfüllen.

In der Praxis gehören, wie beschrieben, Identifizierung, Dokumentation, Organisation und Kontrolle zu einem Software Portfolio Management. Diese Komponenten lassen sich über mehrere Wege, Tools und Arbeitsschritte umsetzen. Das Ganze sollte nach Möglichkeit nicht immer wieder zu spontanem Aufwand führen, sondern im Unternehmen etabliert gelebt werden.

Wäre es nicht schön,

• wenn es bei Ihnen im Unternehmen einen Prozess geben würde, der dazu führt, dass jede Softwareanforderungen nach verschieden Kriterien geprüft werden?
  • Gibt es die Software schon bei Ihnen? Ein anderes, ähnliches Produkt? Eine andere Version desselben Produktes?
  • Ist die Software sicherheitskritisch? Wo werden Daten gehalten? Welche Drittsoftware wird benötigt?
  • Ist die Software kostenpflichtig? Wird sie auditiert?
  • Wie sehen die Vertragsbedingungen des Herstellers aus?
• Wenn Sie, auf Basis der gesammelten Antworten bewusst entscheiden könnten, ob und was beschafft und eingesetzt wird?
• Wenn alle Lizenzen und Installationen gut dokumentiert und kontinuierlich gepflegt wären?

Wir haben für die Prozesse im Softwareportfolio-Management unterstützende Services entwickelt, um interne Ressourcen zu entlasten und eine hohe Qualität zu gewährleisten.

Supported Software Catalog – Service

Wir haben für unsere Kunden eine Datenbasis aufgebaut, mit der wir den individuellen Supported Software Catalog unterstützen. Dieser Katalog enthält alle Applikationen, die im Unternehmen eingesetzt werden dürfen (Whitelist), aber auch alle, die schon einmal abgelehnt wurden (Blacklist). Durch die gesammelten Informationen sorgen wir dafür, dass bei unseren Kunden nur erkannte, geprüfte und bewilligte Software eingesetzt wird. Die Kriterien für eine zu bewilligende Software werden gemeinsam erarbeitet. Nach einer initialen Sichtung und Dokumentation der bislang eingesetzten Software, wird parallel der Prozess für neue Software eingeführt. Damit ist für Kontinuität gesorgt.

SAM-Tool Managed Services

Nach der Entscheidung zum Erwerb einer Software muss diese systematisch erfasst und die Nutzung überwacht werden. Zu diesem Zweck gibt es eine Reihe leistungsfähiger SAM-Tools auf den Markt, Die Datenpflege und Bedienung der Tools ist jedoch alles andere als trivial. Deshalb haben wir unsere SAM-Tool Managed Services entwickelt. Wir gewährleisten damit ein jederzeit korrekt gepflegtes Tool, aussagekräftige Berichte und Hinweise auf Optimierungspotenziale.

Software Contract Controlling

Erworbene Software verursacht auch laufende Kosten. Wartungsverträge verlängern sich in der Regel automatisch. Subscription Verträge können ungewollt auslaufen. Jeder dieser Laufzeitverträge muss rechtzeitig vor dem Renewal-Date überprüft werden: Wird der Vertrag noch benötigt? Entsprechen die Vertragsbedingungen noch den aktuellen Marktstandards? Sollten die Konditionen neu verhandelt werden? Wir übernehmen das Contract Controlling für unsere Kunden und stellen sicher, dass jeder Vertrag einen Verantwortlichen zugeordnet hat und dieser die notwendigen Entscheidungen termingerecht treffen kann.

Software Portfolio Management klingt kompliziert. Wie bei vielen unüberschaubar scheinenden Aufgaben hilft es, einzelne Pakete zu schnüren und sich gezielt Unterstützung von Experten zu sichern.

Unser Team von SAMtoa unterstützt Sie gerne dabei.