In vielen Unternehmen findet man Vertragsfristen immer noch im Outlook-Kalender. Oder es existieren Excel-Tabellen, auf die nur wenige Mitarbeitende Zugriff haben und die kaum jemand wirklich pflegt. Für kleine Organisationen mag so ein Vertragsmanagement genügen. Doch ab einer bestimmten Größe wird es riskant: Fristen rutschen durch, Zuständigkeiten bleiben unklar. Und am Ende kostet es Geld.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Reminder war so gesetzt, dass für die Kündigung eines Softwarevertrags nur ein sehr kleines Zeitfenster blieb. Urlaube und Abwesenheiten kamen hinzu. Die Information erreichte Fachabteilungen und IT-Leitung jedoch zu spät. Folglich verlängerte sich der Vertrag automatisch um zwölf Monate. Das Unternehmen musste eine teure Lizenz weiterzahlen, obwohl die Software gar nicht mehr genutzt wurde.
Solche Fälle sind keine Ausnahme. Vertragsmanagement bedeutet nicht, einzelne Daten im Blick zu behalten. Es geht um saubere Prozesse, um verlässliche Informationen und darum, dass die richtigen Personen rechtzeitig entscheiden können.
Entscheidend ist, ob ein Service den tatsächlichen Nutzen für ein Unternehmen bringt. Grundlage ist die vollständige und strukturierte Erfassung relevanter Vertragsdaten: Laufzeiten, Kosten, Kündigungsfristen und Optionen für Verlängerungen.
Nur wenn diese Daten zentral vorliegen und regelmäßig aktualisiert werden, entsteht somit die Transparenz, die für fundierte Entscheidungen notwendig ist.
Ein funktionierendes Vertragsmanagement ist mehr als Ordnung. Es ist ein Teil der Unternehmenssicherheit. Ungepflegte Verträge bergen Risiken, verursachen Kosten und blockieren Entscheidungen.
Im Alltag zeigt sich Vertragsmanagement vor allem in Detailaufgaben, die leicht übersehen werden können. Dazu gehören beispielsweise:
In vielen Projekten zeigt sich, wo es ohne Unterstützung hakt: Verträge ohne vollständige Anhänge, Datenfelder mit unklaren Quellen, veraltete Kündigungsfristen oder automatisch erstellte Reminder ohne Kontext. Solche Lücken führen fast zwangsläufig zu Fehlern.
Wirksames Vertragsmanagement setzt mitunter klare Zuständigkeiten voraus. Hierbei müssen Ansprechpartner benannt sowie Vorlaufzeiten für Entscheidungen definiert werden. Die operative Arbeit umfasst das Pflegen von Vertragsdaten, das Überwachen von Fristen und das rechtzeitige Bereitstellen relevanter Informationen. Somit bleibt die Verantwortung eindeutig verteilt und Entscheidungen lassen sich transparent und nachvollziehbar treffen.
Der Nutzen eines strukturierten Vertragsmanagements zeigt sich in konkreten Ergebnissen:
Praxisbeispiele verdeutlichen den Effekt. In einem Fall ließ sich eine automatische Verlängerung stoppen, wodurch erhebliche Lizenzkosten entfielen. In einem anderen Projekt gewann das Management durch systematisches Fristenmonitoring wertvolle Zeit und damit bessere Verhandlungsspielräume.
Vertragsmanagement wirkt zuerst wie eine administrative Aufgabe. Allerdings bringt es richtig umgesetzt deutlich mehr:
Daher ist Vertragsmanagement kein „nice to have“, sondern ein Steuerungsinstrument. Wer seine Verträge aktiv managt, spart Geld, verhindert Risiken und schafft folglich Entscheidungsfreiheit.
Zunächst beginnt ein funktionierender Prozess mit der Datenbereinigung. Verträge müssen dazu vollständig vorliegen, inklusive aller Anhänge. Erst wenn Laufzeiten, Kosten und Kündigungsfristen sauber eingetragen sind, steht fortan die Basis. Ab diesem Punkt lassen sich Fristen hinreichend und zuverlässig steuern.
Anschließend folgt der laufende Betrieb. Fristen werden überwacht, Reminder gesetzt, Daten regelmäßig aktualisiert. Entscheidend ist ferner, dass Verantwortliche benannt sind. Nur so lassen sich Entscheidungen rechtzeitig vorbereiten und zuverlässig umsetzen.
Reminder im Kalender oder verstreute Excel-Listen reichen im Vertragsmanagement also nicht aus. Die Risiken sind zu groß, die Kosten zu hoch. Ein professionelles Vertragsmanagement schafft folglich Klarheit und Sicherheit.
Unternehmen, die ihre Verträge aktiv steuern, senken Risiken und Kosten spürbar. Viele unserer Kunden berichten schon nach kurzer Zeit von spürbaren Entlastungen: Keine verstreuten Listen mehr, keine vergessenen Fristen. Stattdessen bleibt mehr Raum für die wesentlichen Aufgaben.
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