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SAP-Lizenzkosten optimieren: Der ultimative Guide für Unternehmen

In Zeiten steigender IT-Kosten steht die Optimierung von SAP-Lizenzen ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Als Marktführer für ERP-Software stellt SAP einen erheblichen Kostenblock dar. Durch die Fokussierung auf Cloud-Produkte sind Rabatte in der On-Premise-Welt bei SAP kaum noch durchzusetzen. Umso wichtiger ist es die Nachlizenzierungen zu minimieren und bei der Lizenzvermessung keine Fehler zu machen. Dieser Guide zeigt Ihnen praxiserprobte Strategien zur Optimierung Ihrer SAP-Lizenzkosten.

Warum jetzt handeln?

SAP hat sich ehrgeizige Umsatzziele gesetzt: Bis 2025 soll der Umsatz auf 37,5 Milliarden US$ steigen, davon 21,5 Milliarden aus dem Cloud-Geschäft. Dies bedeutet verstärkten Druck auf Bestandskunden durch:

  • Forcierte Migration zu S/4HANA in der SAP-Cloud
  • Intensivierte Systemvermessungen
  • Neue Lizenzmodelle wie Digital Access

Die 6 erfolgreichsten Strategien zur Optimierung der SAP-Lizenzkosten

1. User-Konsolidierung durchführen

Ein häufig übersehenes Einsparpotenzial: Dieselbe Person verbraucht mehrere Named-User-Lizenzen. Typische Ursachen:

  • Namensänderungen (z.B. nach Heirat)
  • Multiple User pro Person für verschiedene Berechtigungen
  • Uneinheitliche Usernamenvergabe über Systeme hinweg

Best Practice: Etablieren Sie ein systemübergreifendes Identifikationsmerkmal wie die E-Mail-Adresse oder Personalnummer im User-Stammsatz.

1. User-Konsolidierung durchführen

Ein häufig übersehenes Einsparpotenzial: Dieselbe Person verbraucht mehrere Named-User-Lizenzen. Typische Ursachen:

  • Namensänderungen (z.B. nach Heirat)
  • Multiple User pro Person für verschiedene Berechtigungen
  • Uneinheitliche Usernamenvergabe über Systeme hinweg

Best Practice: Etablieren Sie ein systemübergreifendes Identifikationsmerkmal wie die E-Mail-Adresse oder Personalnummer im User-Stammsatz.

2. Inaktive User systematisch bereinigen

Fast jedes Unternehmen zahlt für User, die das System längst nicht mehr nutzen. Implementieren Sie einen strukturierten Prozess:

  • Monatliche Auswertung nicht genutzter User (30/60/90 Tage)
  • Abstimmung mit Fachabteilungen
  • Konsequentes Setzen des Gültig-bis-Datums bei nicht benötigten Usern (Achtung! Eine Usersperre verhindert nicht die Lizenzpflicht)

3. Lizenztypen optimieren

Falsche Lizenzzuordnungen verursachen unnötige Kosten. Häufige Gründe:

  • Standardmäßig werden Lizenzen vergeben, die zu hochwertig sind
  • Nach Änderung der Aufgaben werden die Lizenztypen nicht angepasst
  • Bei der Auswahl der richtigen Lizenz sind viele Administratoren unsicher

Profi-Tipp: Hinterlegen Sie an Berechtigungsprofilen den minimal erforderlichen Nutzertyp. Bei komplexen Umgebungen rentiert sich der Einsatz spezialisierter Lizenzoptimierungstools.

4. S/4HANA-Vorteile nutzen

Für S/4HANA-Nutzer bieten sich neue Optimierungsmöglichkeiten:

  • Kostenfreier „Technical SAP Engine User“ für Line-of-Business-Applikationen
  • Günstigerer Usertyp für reine Lesezugriffe verfügbar
  • Bis zu 35% der Professional-Lizenzen können durch günstigere Lizenzen ersetzt werden

5. Gateway-Systeme richtig behandeln

Ein häufig übersehener Kostentreiber: Fiori-Apps erfordern User im Gateway-System, die standardmäßig als Professional User gezählt werden.

Lösung: Kennzeichnen Sie das Gateway-System im SAP-for-Me-Portal als „nicht vermessungsrelevant“.

6. Technische User optimieren

  • Notfall-User der SAP-Basis mit kostenfreiem Lizenztyp ausstatten
  • Kundenspezifischen Nutzertyp (ID 71-89) verwenden
  • Transparent gegenüber SAP dokumentieren, um Nachfragen in der Vermessung zu vermeiden

Die richtige Vermessungsstrategie hilft Kosten zu sparen

Vor der Vermessung

  1. Gesperrte User: Gültig-bis-Datum in Vergangenheit setzen
  2. Inaktive User identifizieren und bereinigen
  3. Duplikate systematisch aufspüren
  4. Lizenztypen überprüfen

Während der Vermessung

  1. LAW-Engines prüfen und kategorisieren
  2. Vorjahresvergleich durchführen
  3. Self-Declaration-Formular sorgfältig prüfen

Nach der Vermessung

  1. Ergebnisse dokumentieren
  2. Optimierungspotenziale identifizieren
  3. Maßnahmenplan erstellen

Fazit

Die Optimierung von SAP-Lizenzen ist ein kontinuierlicher Prozess, der sich durch strukturiertes Vorgehen erheblich vereinfachen lässt. Mit den vorgestellten Strategien können Sie Ihre Lizenzkosten nachhaltig senken und gleichzeitig compliant bleiben.

Sie möchten Ihre SAP-Lizenzkosten optimieren?

Kontaktieren Sie uns für eine professionelle Unterstützung bei der Analyse und Umsetzung von Optimierungsmaßnahmen.

Sie möchten die SAP-Vermessung zukünftig durch einen erfahrenen und zuverlässigen Partner durchführen lassen?

Wir nehmen Ihnen diese Arbeit gerne ab und helfen Ihnen Fehler zu vermeiden.

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Der Autor

Wolfgang Stratenwerth

Geschäftsführer und SAP-Lizenzexpert der SAMtoa GmbH

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