In Zeiten steigender IT-Kosten wird die Optimierung von SAP-Lizenzen zu einer strategischen Notwendigkeit. Besonders die User-Lizenzen bieten erhebliches Einsparpotenzial – vorausgesetzt, Sie haben die richtigen Werkzeuge und Strategien zur Hand. Dieser Guide zeigt Ihnen, wie Sie mit Hilfe einer SAP-Lizenzoptimierung mit Tools Ihre SAP-Lizenzkosten effektiv optimieren und dabei compliant bleiben.
Die Komplexität des SAP-Lizenzmanagements wächst stetig. Unternehmen stehen vor mehreren Herausforderungen:
Bevor wir in die Tool-gestützte Optimierung einsteigen, ist es wichtig, die Grundlagen zu verstehen. Die folgende Tabelle beschreibt die wichtigsten Lizenztypen im SAP-ECC-Lizenzmodell. Unter S/4HANA gibt es nur noch vier Lizenztypen, auch hier liegen in den großen Preisunterschieden Optimierungspotenziale.
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Lizenztyp
|
Typische Anwendungsfälle
|
Relativer Kostenfaktor
|
Optimierungspotenzial
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|---|---|---|---|
|
Professional User |
|
1.0 |
|
|
Limited Professional User |
|
0.4 |
|
|
Project User |
|
0,25 |
|
|
Logistics User |
|
0,25 |
|
|
Worker User |
|
0,15 |
|
|
Employee User |
|
0.1 |
|
|
Developer User |
|
1,7 |
|
Die Komplexität des SAP-Lizenzmodells macht eine manuelle Verwaltung äußerst zeitaufwendig. Mit verschiedenen Nutzertypen, indirekter Nutzung und speziellen Engine-Lizenzen entsteht ein vielschichtiges Geflecht an Lizenzierungsanforderungen, das kaum noch manuell zu durchdringen ist.
Der dynamische Geschäftsalltag führt zu ständigen Veränderungen in der Nutzungsstruktur. Mitarbeiter wechseln Positionen, neue Projekte erfordern zusätzliche Berechtigungen, und Unternehmenswachstum oder -umstrukturierungen verändern den Lizenzbedarf kontinuierlich – eine manuelle Anpassung hinkt diesen Entwicklungen stets hinterher.
Die Datenmenge, die für fundierte Lizenzentscheidungen analysiert werden muss, ist enorm. Nutzungsprotokolle, Berechtigungsprofile und historische Zugriffsdaten müssen systematisch ausgewertet werden – ein Prozess, der manuell fehleranfällig und ineffizient ist.
Ohne automatisierte Tools lassen sich Einsparpotenziale schwer identifizieren. Die optimale Zuweisung von Lizenztypen basierend auf tatsächlichen Nutzungsprofilen erfordert komplexe Analysen, die menschliche Bearbeiter ohne technologische Unterstützung kaum leisten können.
Die regelmäßigen Änderungen der SAP-Lizenzbestimmungen erhöhen den Aktualisierungsaufwand zusätzlich. Neue Lizenzmodelle, veränderte Metriken und angepasste Bedingungen müssen fortlaufend berücksichtigt werden – ein manueller Prozess stößt hier an praktische Grenzen.
Typische Einsparungen durch den Einsatz von Lizenzoptimierungstools:
Bei der ROI-Berechnung sind folgende Kostenfaktoren zu berücksichtigen:
Neben den direkten Kosteneinsparungen ergeben sich weitere Vorteile:
Die Rentabilität von Lizenzoptimierungstools steigt typischerweise über die Zeit:
Die Praxis zeigt, dass der ROI besonders hoch ausfällt, bei:
Beim Wechsel von der ECC-Lizenzierung zur S/4HANA-Lizenzierung besteht einmalig die Chance, Das Lizenzportfolio an die tatsächliche Nutzung anzupassen. Nur in der Contract-Conversion können alte Lizenzen zurückgegeben werden und dafür neue erworben werden.
Aber wie ermittele ich die richtige Verteilung zwischen den Lizenztypen? Hier bietet sich der Einsatz von SAP-Lizenzoptimierungstools an. Die Tools können die zukünftige S/4HANA-Lizenzbedarfe exakt auf Basis der Nutzung in der ECC-Umgebung simulieren. Dadurch kann die Migration deutlich günstiger werden und sich die Anschaffung des Tools bereits in diesem Schritt amortisiert haben.
Die moderne Softwarelandschaft bietet eine Vielzahl spezialisierter Tools zur SAP-Lizenzoptimierung. Diese Tools zeichnen sich durch vier zentrale Funktionsbereiche aus, die maßgeblich zur Kosteneinsparung und Compliance-Sicherung beitragen.
Eine der wichtigsten Funktionen ist die systematische Konsolidierung der Benutzerkonten. Moderne Tools nutzen demzufolge intelligente Algorithmen zur:
Die Tools ermöglichen demzufolge eine automatisierte Bereinigung der Benutzerlandschaft und schaffen damit die Basis für ein effizientes Lizenzmanagement.
Die präzise Erfassung der tatsächlichen Systemnutzung bildet schließlich das Fundament für Optimierungsentscheidungen. Die Tools bieten:
Kernstück vieler Tools ist die intelligente Optimierung der Lizenzzuordnung:
Moderne Tools bieten umfassende Analysemöglichkeiten:
Der Weg zur erfolgreichen Implementierung eines SAP-Lizenzoptimierungstools erfordert eine durchdachte Strategie und ebenso methodische Vorgehensweise. Der folgende Abschnitt beleuchtet den systematischen Implementierungsprozess von der Vorbereitungsphase über die strukturierte Tool-Auswahl bis hin zur entsprechend erfolgreichen Umsetzung.
Die sorgfältige Vorbereitung ist mitunter erfolgsentscheidend:
Die Wahl des richtigen Tools erfordert eine strukturierte Herangehensweise:
Ein systematischer Implementierungsansatz umfasst:
Um langfristig von einem SAP-Lizenzoptimierungstool zu profitieren und den Return on Investment zu maximieren, bedarf es eines strategischen Ansatzes, der folglich über die bloße Einführung der Technologie hinausgeht. In diesem Kapitel werden die entscheidenden Best Practices und Erfolgsfaktoren vorgestellt, die Unternehmen dabei helfen, Ihre SAP-Lizenzoptimierung zu einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu entwickeln.
Der nachhaltige Erfolg basiert schließlich auf:
Die Integration in bestehende Prozesse ist daher essenziell:
Effizienzsteigerung folglich durch:
Theorie und Praxis verbinden sich in dieser Fallstudie zu einem anschaulichen Beispiel, wie die Implementierung eines SAP-Lizenzoptimierungstools greifbare Ergebnisse liefern kann.
Ein internationaler Konzern mit:
Schrittweise Einführung eines Lizenzoptimierungstools:
Nach 12 Monaten:
Die Implementierung spezialisierter Tools zur SAP-Lizenzoptimierung bietet Unternehmen also signifikante Vorteile:
Entwicklungen wie Cloud-Transformation und S/4HANA-Migration werden die Bedeutung effektiven Lizenzmanagements weiter steigern. Deshalb sollten Unternehmen sich frühzeitig mit automatisierten Lösungen beschäftigen, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
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