Software Compliance Review Service

Sehen Sie Software-Audits gelassen entgegen. Entdecken und beseitigen Sie Lizenzrisiken – bevor der Hersteller es tut.

Komplizierte Lizenzbestimmungen und eine komplexe IT-Infrastruktur machen es schwer, immer richtig lizenziert zu sein. Bereits kleine Fehler können große finanzielle Folgen haben. Der Compliance Review Service von SAMtoa überprüft nicht nur, dass Sie ausreichend Lizenzen für Ihre genutzte Software haben, sondern dass Sie diese auch vertragskonform nutzen.

Ihre Vorteile durch den Software Compliance Review Service von SAMtoa:

  • Sie kennen Ihr Risiko und die finanziellen Auswirkungen durch den fehlerhaften Einsatz von Software.
  • Sie wissen, wie Sie das Risiko minimieren und zusätzliche Kosten vermeiden.
  • Sie brauchen sich keine Sorgen zu machen, dass Sie ungeplante Kosten in Folge eines Hersteller-Audits tragen müssen.

Kundenstimme

„Die BGW unterhält bereits eine langjährige und vertrauensvolle Geschäftsbeziehung mit direktem Kontakt zu Frau Springer. Von der Konzeption über die Erstellung und Implementierung bis hin zu stetigen Anpassungen an unsere Bedürfnisse war und ist Frau Springer immer stets eine gern gesehene Ansprechperson. Zusammen mit SAMtoa haben bzw. werden wir die Herausforderungen und individuellen Besonderheiten des Lizenz- und Assetmanagement für die BGW bewältigt/bewältigen. Mit der Hilfe von SAMtoa können wir unsere Compliance sicherstellen.“

Thomas Karnatz
Referent IT-Infrastruktur Architektur

Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege (BGW)

Wie gehen wir vor?

In unserem Kick-off-Workshop identifizieren wir Ihre Prioritäten. Zusammen mit Ihnen legen wir fest, für welche Hersteller und welche Produkte eine Compliance-Analyse durchgeführt werden soll.

Die Grundlage wird durch eine Vertragsanalyse gelegt. Damit sind die erworbenen Nutzungsrechte mit allen Einschränkungen und Sonderrechten bekannt und auswertbar dokumentiert.

Die Lizenzverträge geben vor, was wir in der darauffolgenden Nutzungsanalyse ermitteln werden. Nur wer die Lizenzeinschränkungen und -metriken kennt, weiß, welche Daten für die Nutzungsbewertung erhoben werden müssen.

Die Gegenüberstellung von vertraglichen Rechten und festgestellter Nutzung ergibt die Lizenzbilanz.

Der SAMtoa Compliance Review Service hört hier nicht auf. Auf Basis der Lizenzbilanz empfehlen wir konkrete nächste Schritte:

Überlizenzierung:

    • Können Lizenzen zurückgegeben / getauscht werden?
    • Können Wartungsverträge reduziert werden?

Unterlizenzierung:

    • Kann durch organisatorische und/oder technische Änderungen die Unterlizenzierung reduziert werden?
    • Wie kann kostengünstig eine Nachlizenzierung erfolgen?

Was benötigen wir von Ihnen?

Damit wir starten können, brauchen wir alle relevanten Dokumente, die den Umfang und die Art der erworbenen Software-Nutzungsrechte beschreiben:

    • Lizenzverträge
    • Rahmenverträge
    • Sideletter
    • E-Mails
    • Gesprächsprotokolle

In unseren Projekten war es hilfreich, dass Mitarbeiter, welche bei den Lizenzverhandlungen beteiligt waren, als Ansprechpartner zur Verfügung standen.

Die Nutzung der Software wird abhängig von der vereinbarten Metrik ermittelt. In der Regel werden dafür Informationen aus technischen Systemen benötigt:

    • Auf welcher Hardware wird die Software genutzt
    • Von welchen Benutzern wird sie genutzt
    • An welchen Standorten findet die Nutzung statt
    • Welche Funktionen einer Software wurden verwendet

Auch hier ist es sinnvoll Ansprechpartner zu haben, die Auskunft über die technische Infrastruktur oder zu speziellen Nutzungsmetriken geben können.

Was bekommen Sie als Ergebnis?

Sie bekommen ein Ergebnisdokument, das konkrete Handlungs­empfehlungen enthält,
die Sie direkt umsetzen können.

  • Definierter Scope der Compliance-Analyse
  • Umfang der erworbenen Nutzungsrechte mit Hervorhebung besonders wichtiger Vereinbarungen
  • Umfang der festgestellten Nutzung
  • Lizenzbilanz mit Bewertung des Lizenzrisikos
  • Handlungsempfehlungen

Wie können Sie jetzt starten?

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