3 TIPPS, MIT DENEN SIE BEI SAAS GARANTIERT GELD SPAREN

20. April 2022/Torben Kramer

In den Unternehmen verändert sich die Software. Weg von den klassischen on-premise Lösungen hin zu Software-as-a-Service (SaaS). Dafür gibt es gute Gründe. SaaS bietet einige Vorteile im Vergleich zu on-premise-Software:

Die Mitarbeiter können flexibel Anwendungen einsetzen, die Ihre Produktivität erhöhen
Das Unternehmen spart Kosten im eigenen Rechenzentrum und beim Personal
Der SaaS-Anbieter ist für den störungsfreien Betrieb verantwortlich
Die Software ist immer aktuell, auch Sicherheitspatches werden zentral eingespielt
Es sind keine lokalen Installationen mehr notwendig

Der Wandel führt jedoch zu höheren Kosten für SaaS auch in Ihrem Unternehmen. Manche Kosten sind unvermeidlich und gerechtfertigt. Alle anderen müssen vermieden werden.

Egal, ob die SaaS-Kostensteigerungen in Ihrem Unternehmen notwendig, erklärbar oder überraschend kamen, habe ich drei Tipps für Sie, mit denen Sie bei SaaS garantiert Geld sparen.

In den Unternehmen verändert sich die Software. Weg von den klassischen on-premise Lösungen hin zu Software-as-a-Service (SaaS). Dafür gibt es gute Gründe. SaaS bietet einige Vorteile im Vergleich zu on-premise-Software:

Die Mitarbeiter können flexibel Anwendungen einsetzen, die Ihre Produktivität erhöhen
Das Unternehmen spart Kosten im eigenen Rechenzentrum und beim Personal
Der SaaS-Anbieter ist für den störungsfreien Betrieb verantwortlich
Die Software ist immer aktuell, auch Sicherheitspatches werden zentral eingespielt
Es sind keine lokalen Installationen mehr notwendig

Der Wandel führt jedoch zu höheren Kosten für SaaS auch in Ihrem Unternehmen. Manche Kosten sind unvermeidlich und gerechtfertigt. Alle anderen müssen vermieden werden.

Egal, ob die SaaS-Kostensteigerungen in Ihrem Unternehmen notwendig, erklärbar oder überraschend kamen, habe ich drei Tipps für Sie, mit denen Sie bei SaaS garantiert Geld sparen.

1. BEACHTEN SIE DIE RENEWAL-ZEITPUNKTE

Die Renewal-Zeitpunkte nicht zu überwachen, ist ein häufiger Fehler bei SaaS. Dabei können Sie dort sehr einfach Kosten einsparen.

Oft buchen die Mitarbeiter ihre Accounts eigenständig. Dadurch entstehen viele unterschiedliche Renewal-Zeitpunkte. Die Beträge, um die es jedes Mal geht, sind dabei selten größer als 100€. Es lohnt sich daher nicht, zu prüfen, ob die Verlängerung sinnvoll ist. Ihre Zeit ist wertvoll und sollte für große Einsparungen verwendet werden. Laut einer Auswertung von Zylo kommt es in einem durchschnittlichen Unternehmen zu 234 Renewals pro Jahr. Das ist mehr als ein Renewal pro Arbeitstag. Sie müssten viele Ressourcen binden, um alle Renewals bearbeiten zu können. Wertmäßig können Sie dabei kaum etwas optimieren, da die Beträge der Renewals, oft nur sehr gering sind. Es fehlt die Grundlage, um mit dem SaaS-Anbieter überhaupt über günstigere Konditionen sprechen zu können.

Was können Sie tun?

Synchronisieren Sie die Renewal-Zeitpunkte je Hersteller
Führen Sie einen Renewal-Kalender ein
Bei wichtigen SaaS-Anbietern: Verhandeln Sie längere, feste Laufzeiten

Eine Synchronisierung von Renewal-Zeitpunkten erreichen Sie dadurch, dass das Laufzeitende von Nachkäufe an das Laufzeitende der bereits vorhandenen Subscriptions gekoppelt wird.

Bei synchronisierten Renewal-Zeitpunkten können Sie die Mengen besser abschätzen und sprechen gleichzeitig über einen größeren Wert bei dem Renewal.

Achten Sie jedoch darauf, dass nicht alle Renewal-Zeitpunkte der verschiedenen Hersteller in einem ähnlichen Zeitraum liegen. So können Sie sich besser auf die einzelne Renewal-Verhandlung vorbereiten. Dabei hilft Ihnen der Einsatz eines Renewal-Kalenders.

Bei den SaaS-Anbietern, die für Ihr Unternehmen wichtig sind, lohnen sich längere und feste Laufzeiten. Sie können damit zusätzliche Kosteneinsparungen erreichen.

2. ÜBERPRÜFEN SIE WELCHE EDITIONEN WIRKLICH BENÖTIGT WERDEN

Viele SaaS-Applikationen können Sie in verschiedenen Editionen und Preisen buchen. Mit den unterschiedlichen Editionen gehen unterschiedliche Funktionalitäten einher. Die einzelnen Mitarbeiter können oft nur schwer einschätzen, welche Edition ausreichend ist. Sie tendieren daher eher die höheren Editionen zu buchen, auch wenn diese Funktionalität nicht gebraucht wird.

Was können Sie tun?

Den Mitarbeitern bewusst machen, dass eine zu teure Edition dem Unternehmen unnötig viel Geld kostet.
Technische Möglichkeiten schaffen, um herauszufinden, ob die Zusatzfunktionen der teuren Editionen überhaupt genutzt werden.
Bei teuren Produkten lohnt es sich die Mitarbeiter regelmäßig zu fragen, ob das Produkt/die Edition noch benötigt wird.

Binden Sie die Mitarbeiter ein. Sie können Vereinbarungen treffen, dass zunächst die günstigste Edition gebucht wird. Werden Funktionalitäten benötigt, die darüber hinausgehen, werden sich die Mitarbeiter melden. Diese Maßnahme dreht den Prozess um und Sie sparen sich den Aufwand der Prüfung.

Ist das nicht umsetzbar, können Sie bei einigen SaaS-Anbietern als Administrator anschauen, welche Mitarbeiter Funktionalitäten welcher Edition nutzen. Dieser Mechanismus erleichtert die Entscheidung, welche Edition die richtige ist. Hier können auch einige SaaS-Management-Tools helfen. Anschließend können Sie die Accounts korrekt downgraden.

Besteht die Möglichkeit der technischen Auswertung nicht, fragen Sie die Mitarbeiter, ob die Funktionen der teuren Edition wirklich notwendig sind. Diese Vorgehen ist aufwendig, kann sich aber bei hochpreisigen SaaS-Applikationen lohnen.

3. STEUERN SIE DIE SAAS-BESCHAFFUNG MIT EINEN PROZESS

Wenn Sie noch keinen Prozess zur Beschaffung von SaaS-Applikationen haben, kann sich jeder Mitarbeiter buchen, was er gerade braucht. Sicherheitsaspekte werden unberücksichtigt gelassen. Zudem wächst der Blumenstrauß an verschiedenen SaaS-Applikationen munter weiter. Es ist weder sinnvoll noch notwendig 37 verschiedene Projektplanungstools im Unternehmen einzusetzen. Es reicht eins, maximal zwei bis drei. Ihre SaaS-Landschaft wird sonst unübersichtlich und schwer zu managen.

Was können Sie tun?

Ermitteln Sie proaktiv SaaS-Produkte, die Ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen und ihre Nützlichkeit bewiesen haben
Stellen Sie den Mitarbeitern einen internen SaaS-Produktkatalog zur Verfügung
Schaffen Sie einen effizienten Genehmigungsprozess für Produkte, die nicht im Katalog enthalten sind.

Stellen Sie den Mitarbeitern einen internen SaaS-Produktkatalog zur Verfügung. Je Tätigkeitsrolle können sich die Mitarbeiter bei Bedarf Accounts für die freigegebenen SaaS-Applikationen buchen. Sie können diesen Vorgang unterstützen, indem Sie proaktiv SaaS-Produkte prüfen und aufnehmen. Prüfen Sie dabei auch die Sicherheitsaspekte.

Seien Sie auch vorbereitet, dass SaaS-Applikationen benötigt werden, die bisher nicht im Produktkatalog enthalten sind. Schaffen Sie dazu einen schnellen, effizienten und kostengünstigen Genehmigungsprozess. Dauert der Prozess zu lange, werden sich die Mitarbeiter die SaaS-Applikationen beim nächsten Mal am Prozess vorbei beschaffen.

FAZIT

Der steigende Anteil von SaaS-Applikationen an den eingesetzten Softwareprodukten in den Unternehmen führt zu hohen SaaS-Kosten. Aber auch wenn die Kosten sprunghaft ansteigen, sollten Sie nicht in Panik verfallen. Denken Sie darüber nach, welche Gründe dieser Anstieg haben könnte.

Vorhandene Prozesse im Software-Lizenzmanagement sind wenig geeignet die Kosten bei SaaS in den Griff zu bekommen. Es gibt leicht umzusetzende Tricks, um Kosten für SaaS zu senken:

Ein Renewal-Kalender mit synchronisierten Renewal-Zeitpunkten je Hersteller spart Ihnen Geld und zeitlichen Aufwand.
Benötigt ein User nur einen geringen Umfang an Funktionen der SaaS-Applikation, lohnt sich ein Downgrade auf eine günstigere Edition.
Stellen Sie einen internen SaaS-Produktkatalog bereit, aus welchem sich Mitarbeiter einfach und selbständig SaaS-Applikationen buchen können. Dadurch sinkt die Zahl der unterschiedlichen Applikationen und Rahmenverträge können genutzt werden.

Sie wollen ein erfolgreiches SaaS-Management etablieren? Wir helfen gern:

Wir ermitteln Ihren Reifegrad im SaaS-Management
Wir unterstützen Sie bei Verhandlungen mit SaaS-Anbietern, um Renewals zu synchronisieren
Wir identifizieren ungenutzte Abonnements und falsch gewählte Editionen
Wir helfen Ihnen einen SaaS-Katalog aufzubauen und unterstützen Sie bei der Prüfung neuer Produkte

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