Lassen Sie mich eine fiktive Geschichte eines Lizenzmanagers in einem erfundenen Unternehmen erzählen und entscheiden Sie selbst, ob Sie sich wiedererkennen. (Alle Personen- und Firmennamen in dieser Geschichte sind frei erfunden)
Herr Winter ist erfolgreich
Herr Winter hat vor vielen Jahren die Aufgabe des Lizenzmanagers im Unternehmen Naturol AG übernommen. Er hatte sich nicht darum gerissen, aber niemand anderes wollte den Job haben.
Mit viel Engagement hat Herr Winter sich einen Überblick über alle erworbenen Lizenzen verschafft. Bei dem Versuch diese der Nutzung gegenüberzustellen, hat er gemerkt, dass er ohne SAM-Tool nicht weiterkommt.
Schnittstellen zu anderen Systemen wurden implementiert. Prozesse mit dem Softwareeinkauf und dem Change-Management eingerichtet.
Nach einigen Jahren war Herr Winter zufrieden. Nahezu auf Knopfdruck bekam die IT-Leiterin, Frau Schmidt, jede gewünschte Auskunft.
Das sprach sich herum. Der Einkauf erkannte, dass er nun mit den Daten aus dem Lizenzmanagement viel besser verhandeln konnte. Die Finanzabteilung nutzte die Daten, um die Budgets besser zu planen. Die Rechtsabteilung bekam in Streitfällen alle Originalverträge mit Nebenabreden aus dem Lizenzarchiv, und der CIO konnte die strategische Planung der IT auf genauen Zahlen der Ist-Situation durchführen. Frau Schmidt war stolz auf das, was Herr Winter aufgebaut hatte.
Die Zeit bleibt nicht stehen
Aber die Zeiten änderten sich. Es reichte bald nicht mehr aus, von einem SAM-Tool zu erfahren, welche Software auf einem Rechner installiert ist und ob noch eine freie Lizenz vorhanden ist.
Virtualisierung von Hardware, Remotezugriffe, komplizierte Metriken, Nutzung in der Cloud und neue Abrechnungsmodelle stellen inzwischen neue Anforderungen an das Lizenzmanagement.
Herr Winter konnte dies nur leisten, in dem er mehrere Spezialisten einstellte, die die Komplexität in ihren Bereichen beherrschten und bereit waren sich ständig weiterzubilden.
Auch das SAM-Tool musste sich den Veränderungen anpassen. Dadurch wurden sie nicht einfacher zu bedienen. Kleine Fehler beim Erfassen der Daten führen schnell zu teuren Konsequenzen.
So ging es aber nicht nur der Naturol AG. Auch andere Unternehmen suchten erfahrene Mitarbeiter im Lizenzmanagement. Die Naturol AG verlor ihren Spezialisten für Server-Lizenzen an ein Unternehmen in der Nachbarschaft, bei dem er ein höheres Gehalt bekam. Der SAP-Lizenzmanager bekam von der Horizon GmbH ein Angebot, das er nicht ausschlagen konnte.
Zusammen mit der Personalabteilung suchte Herr Winter händeringend nach Ersatz. Mit viel Einsatz wurde der Nachfolger des SAP-Lizenzmanagers eingearbeitet und bekam auch ein deutlich höheres Gehalt. Leider verließ er kurz danach das Unternehmen.
Die Personalengpässe im Lizenzmanagement und der häufige Personalwechsel führten dazu, dass Abteilungen, die auf die Zahlen aus dem Lizenzmanagement inzwischen angewiesen waren, ihre Arbeit nicht mehr zufriedenstellend erledigen konnten.
Der Einkauf verpasste Möglichkeiten Wartungsverträge zu kündigen, die nicht mehr gebraucht werden.
Die geplanten Budgets konnten nicht mehr eingehalten werden, da wichtige Positionen nicht berücksichtigt wurden. Die Rechtsabteilung verlor Prozesse, da die Vertragsgrundlagen nur unzureichend dokumentiert waren. Der CIO plante ein Outsourcing des Rechenzentrums und wurde von erheblichen Zusatzkosten überrascht.
Das Unternehmen als Ganzes geriet ins Schlingern!
Der gute Ruf von Herrn Winter war gefährdet.
Herr Winter sucht sich Rat
In dieser Situation unterhielt sich Herr Winter mit Frau Schulze aus dem Lizenzmanagement der Maquinaria AG über seine Schwierigkeiten.
Frau Schulze arbeitet seit einigen Jahren mit dem Dienstleister Ateneo zusammen. Routineaufgaben im Lizenzmanagement, z.B. die Datenpflege im SAM-Tool, werden vollständig von den Mitarbeitern der Firma Ateneo übernommen. Sobald ein Hersteller ein Audit ankündigt, werden die Spezialisten der Firma zu Rate gezogen, die bereits mit dem Umfeld der Firma vertraut sind. Frau Schulze kann sich mit ihrem Team um die strategischen Themen kümmern und stellt die Schnittstelle zwischen den internen Abteilungen und der externen Firma dar.
Herr Winter sieht nun einen Weg, wie er die gestiegenen Anforderungen an seine Abteilung erfüllen kann, ohne immer wieder selbst neue Mitarbeiter zu suchen und einzuarbeiten.
Alles nur Fiktion?
Haben Sie sich wiedererkannt? In welcher Rolle stecken Sie – Frau Schulze oder Herr Winter?
Unsere Erfahrung ist, dass es viele Herrn Winters gibt.
In vielen Unternehmen werden Lizenzmanager gesucht. Dieser Beruf ist jedoch kein Ausbildungsberuf. Selbst Hochschul-Absolventen der Informatik oder Wirtschaftsinformatik kennen das Thema kaum. Die wenigen erfahrenen Lizenzmanager können daher nur abgeworben werden oder Unternehmen müssen lange Einarbeitungszeiten in Kauf nehmen.
Im Jahr 2021 hat Gartner als Reaktion auf den Fachkräftemangel im Lizenzmanagement empfohlen, die Ressourcenengpässe durch einen SAM Managed Service Provider (MSP) zu lösen. Dabei sollte aber unbedingt die Rolle des Prozess-Owners intern besetzt bleiben, um die Steuerung zu gewährleisten. (Gartner, “Market Guide for Software Asset Management Tools” by Ryan Stefani. September 20, 2021)
Ein gut aufgestelltes Lizenzmanagement liefert wichtige Informationen, die nicht nur für die Einhaltung von Lizenzvorschriften genutzt werden. SAM-Tools werden weiterentwickelt, um diese Daten korrekt zu sammeln und aufzubereiten. Aber es braucht qualifizierte Mitarbeiter zu ihrer Bedienung. Komplexe Lizenzbestimmungen müssen verstanden und kommuniziert werden.
Welche Gefahren entstehen durch Personalengpässe im Lizenzmanagement?
Die SAM-Abteilung hat die Aufgabe Nutzungsinformationen über Software zu sammeln, um unbeabsichtigte Rechtsverstöße und daraus folgende Kosten zu vermeiden. Das hat in Unternehmen dazu geführt, dass im Lizenzmanagement Daten von hoher Aktualität und Qualität gesammelt werden.
Mittlerweile profitieren sehr viele Bereiche von dieser vollständigen und aktuellen Quelle für Software-, Hardware- und Nutzungsinformationen.
Führungskräfte im gesamten Unternehmen können bessere, fundiertere Entscheidungen treffen und positive Ergebnisse aus den Daten erzielen.
Das SAM Tool-Ecosystem von Gartner aus dem Jahr 2017 zeigt, wer alles von SAM-Auswertungen profitiert:
Software Asset Administratoren und SAM-Manager erhalten aus den Tools Informationen, die die Grundlage Ihrer Entscheidungen bilden.
Andere Bereiche werden nachhaltig unterstützt, zum Beispiel:
- Die Beschaffung erhält Nutzungsinformationen, die dazu führen, bessere Verträge abzuschließen oder nicht notwendige Verträge zu kündigen.
- Die IT-Leitung wird mit Hilfe von Nutzungsinformationen Strategien hinsichtlich Soft- und Hardwareeinsatz oder IT-Sicherheit planen und überdenken.
- Das Lieferanten-Management kann Beschaffungen bündeln.
- Der Finanzbereich kann Kosten verteilen, Ausgaben planen, etc.
- Das Audit Team ist bei einer Prüfung durch einen Hersteller vorbereitet.
Alle diese Bereiche können nur dann richtig entscheiden, wenn die Daten aus dem Lizenzmanagement die Anforderungen an Aktualität und Qualität erfüllen.
Die beschriebene Dynamik im Lizenzmanagement gefährdet diesen Anspruch. Wenn neue Nutzungsszenarien (Hybride Nutzung, BYOL, SaaS) nicht erkannt werden und geänderte Lizenzbestimmungen nicht im Tool erfasst oder berücksichtigt werden, stimmen die Auswertungen nicht mehr. Entscheidungen in allen Bereichen des Unternehmens basieren damit auf falschen Grundlagen.
Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?
Es wird eine SAM-Organisation benötigt, welche sich in den Technologien auskennt, die richtigen Schlüsse aus verschieden Quellen zieht, Tools optimal einsetzen kann, Automatisierungen nutzt, die richtigen Auswertungen für Stakeholder zur Verfügung stellt und mit anderen Bereichen kommuniziert. Das kann mit den begrenzten internen Ressourcen gelingen, wenn die folgenden Punkte beachtet werden.
- Routineaufgaben outsourcen
Bei wenigen internen Ressourcen können Routineaufgaben an erfahrene Dienstleister abgegeben werden. Das sind Tätigkeiten, für die kein granulares Wissen über firmeninterne Strukturen notwendig ist. Damit bekommen Mitarbeiter Zeit für Themen, die intern besetzt sein sollten.
- Spezial-Know-how bei Bedarf einkaufen
Bei Spezialthemen sollte man auf Expertenwissen zurückgreifen. Kein Lizenzmanager kann sich mit allen Themen auskennen und schon gar nicht in einer situativ notwendigen Tiefe. Daher ist es ratsam, stabile Beziehungen zu Experten aufzubauen, die bei Bedarf einbezogen werden können und das Unternehmen kennen.
- Die SAM Organisation perfekt aufstellen
Eine Koordination der Zusammenarbeit zwischen internem Team und externen Beratern ist notwendig. Wie Gartner festgestellt hat, sollte die Rolle des Prozess-Owners in interner Hand bleiben. Übernehmen Sie weiterhin die Aufgaben:
- Ressourcen orchestrieren
- Governance sicherstellen
- Informationsempfänger kennen und für den Informationsfluss sorgen
- Informationsgeber in Prozesse einbeziehen
Wie kann SAMtoa Ihnen dabei helfen?
Wir schließen die Lücken in den Unternehmen dort, wo Aufgaben ressourcenbedingt nicht von internen Mitarbeitern übernommen werden können und konzentrieren uns zusätzlich auf Spezialthemen, für die Experten-Know-how notwendig ist.
Wir kümmern uns z.B. um das Software-Portfoliomanagement bei unseren Kunden. Zu jedem neuen Softwareprodukt recherchieren wir die Kriterien, nach denen unsere Kunden entscheiden können, ob das Produkt in den Softwarekatalog aufgenommen werden kann. Unsere Kunden ersparen sich das arbeitsintensive Evaluieren der Software und können sich auf die Bewertung konzentrieren. Eine Entscheidung kann schnell getroffen werden und es ist sichergestellt, dass die Software im Unternehmenskatalog alle Anforderungen (IT-Sicherheit, Datenschutz, Vertragsrecht, kaufmännische Kriterien) erfüllt.
Immer mehr Software wird nicht gekauft, sondern als Subskription erworben. Das führt zu einer Explosion an Verlängerungsterminen. Wir sorgen dafür, dass nicht mehr benötigte Verträge rechtzeitig gekündigt werden. So sparen unsere Kunden viel Geld.
Die SAP-Lizenzvermessung kann schnell hohe Nachlizenzierungskosten verursachen. Unsere Berater wissen, wie man die Lizenzen optimal zuweist und keine Fehler in der Vermessung macht.
Bei Lizenzaudits ist es wichtig, erfahrene Experten an seiner Seite zu haben, die wissen, wie man mit dem jeweiligen Hersteller ein gutes Ergebnis erzielen kann.
Unsere Mission bei SAMtoa lautet: „Wir machen das Richtige im SAM einfach“.
Wir unterstützen Sie gerne dabei, das Potenzial zu heben.
Ihr Team, Ihre Tools, zusammen mit SAMtoa als SAM Managed Service Provider sorgen dafür, dass Sie auch morgen noch den Nutzen Ihrer SAM-Abteilung für das gesamte Unternehmen realisieren können.
Die Autorin
Kirsten Springer
Co-Founderin der SAMtoa GmbH