Viele Unternehmen klagen über die wachsende Anzahl an Softwareprodukten, die sich bei ihnen im Einsatz befinden. Der sogenannte Software-Zoo frisst den IT-Abteilungen sprichwörtlich die Haare vom Kopf – in Form von Zeit, Nerven und Geld.
Verschiedene Produkte für denselben Einsatz werden im Unternehmen verwendet und zusätzlich noch verschiedene Versionen desselben Produktes. Hinzu kommt, dass Softwareprodukte für ein Einsatzgebiet auch aus unterschiedlichen Quellen stammen können. Zum einen wird ein Produkt über die IT genehmigt und installiert, zum anderen wird ein Produkt aus der Cloud bezogen.
Das Bild, was sich daraus ergibt, sieht dann folgendermaßen aus:
– Unternehmen haben gleichartige Produkte von unterschiedlichen Herstellern im Einsatz
– Der interne Support muss unterschiedliche Versionen bedienen
– Softwareprodukte passen technisch und strategisch nicht zur Infrastruktur
– Der Datenschutz ist nicht sichergestellt
– Es wird Software mit inakzeptablen Lizenzregeln eingesetzt
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Dieser unkomfortablen Situation kann man jedoch mit einem guten Plan entkommen.
Der gute Plan heißt: Schaffen Sie im Unternehmen einen Softwarekatalog, der die Produkte beinhaltet, die bereits genutzt werden und die zukünftig genutzt werden sollen.
Dieser Softwarekatalog erfordert einen Anfangseinsatz bezüglich der Inventarisierung und einen Prozess zur Aufnahme neuer Produkte.
Zwei wichtige Festlegungen sind zu treffen.
- Was sind die Anforderungen an willkommene Softwareprodukte? Um die Kriterien festzulegen, benötigen Sie Zeit und die entsprechenden Kollegen. (Und unsere Tipps, bitte weiterlesen)
- Für die Inventarisierung sollten Sie sich die Frage stellen: Räumen Sie Ihren Software-Zoo im Hinblick auf eingesetzte Software auf? Tauschen Sie bestehende, nicht willkommene Produkte (gemäß den neuen Anforderungen) zügig aus? Oder lassen Sie diese Produkte nach und nach ersetzen.
Starten wir mit den Tipps zu Punkt 1.
Welche Anforderungen stellen Sie an Softwareprodukte, die zukünftig eingesetzt werden sollen? Die Anforderungen können technischer oder kaufmännischer Natur sein. Diese Anforderungen werden anhand einer Checkliste geprüft und das Ergebnis wird dokumentiert:
- Welche Installationsvoraussetzungen werden benötigt
- Bestimmte Datenbanken?
- Internet?
- Java?
- Vertragsabschluss, was ist zu berücksichtigen
- Wie sind die Laufzeiten?
- Wann und wie muss gekündigt werden?
- Was ist der Geltungsbereich?
- Gibt es eine jährliche Preisanpassung?
- Kann man Lizenzen zurückgeben?
- Was ist bei der Nutzung zu bedenken?
- Gibt es diese Software schon im Haus, nur in anderer Edition oder Version?
- Erfüllt bereits zugelassene Software gleichartige Funktionen?
- Unterstützt die Software Multifactor Authentifizierung? SSO?
- Datenschutz, wo werden Informationen gespeichert?
- Werden personenbezogene Daten gespeichert?
- Was passiert bei einer Deinstallation?
- Können die gespeicherten Daten nach Beendigung der Nutzungszeit exportiert werden?
- Wie lange stehen die Daten noch bereit?
Wenn Sie diesen Kriterienkatalog festgelegt haben, fällt es leicht, Software zu genehmigen oder mit diesen Argumenten Ersatz vorzuschlagen.
Nach der ersten Bewertung schlagen wir vor, Softwareprodukte nach Kritikalität zu sortieren und kritische Software einmal pro Jahr neu zu prüfen.
Unsere Tipps zu Punkt 2 der Inventarisierung lauten:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick
- Erstellen Sie anhand der Kriterien zum Softwarekatalog eine Beurteilung der bestehenden Softwareprodukte in die sogenannte „Black – oder White-List“.
- Überlegen Sie einen Weg, die Black-List-Produkte auszutauschen
Mit einem aktuellen Softwarekatalog haben Sie einen Prozess zur Genehmigung neuer Software. Eine Beschaffung von bereits enthaltenden Produkten geht damit schnell.
Der Prozess zur Einführung neuer Produkte nimmt allerdings Zeit in Anspruch. Wenn Ihnen dafür interne Ressourcen fehlen, übernehmen wir gern die Katalogprüfung für Sie. Wir haben einen „Supported Software Catalog“ entwickelt, auf den wir für unsere Kunden zugreifen können und der ständig wächst.
Wir legen mit Ihnen Servicelevel fest und garantieren, dass die Prüfung einer neuen Software in einer definierten Zeit abgeschlossen ist.
Wir recherchieren und pflegen den Katalog, die Entscheidung über den Einsatz treffen Sie.
Der Autor
Kirsten Springer
Geschäftsführerin und Lizenzexpertin der SAMtoa GmbH