
SAP ist der unbestrittene Marktführer bei ERP-Software. Auch wenn sich SAP bei dem Wandel zur Cloud-Company schwer tut und die Wettbewerber dort erfolgreich sind, erzeugt SAP-Software bei ihren Kunden einen immensen Kostenblock. Dieser wächst permanent an. Seit Einführung der Web-basierten Fiori-Apps benötigen immer mehr Mitarbeiter eine SAP-User-Lizenz.
Hier kommen jetzt 6 Tipps, wie Sie trotzdem Ihre SAP-Kosten in den Griff bekommen:
1. Duplikate aufspüren und konsolidieren
Wir erleben bei unseren Kunden immer wieder, dass eine natürliche Person mehrere SAP-Named-User-Lizenzen verbraucht. In der SAP-Vermessung können User über alle Systeme hinweg konsolidiert werden. Als Kriterien werden nur wenige Möglichkeiten von SAP angeboten. In den meisten Fällen wird der Username verwendet. Wie können trotzdem Duplikate entstehen?
- Mitarbeiter ändern Ihren Nachnamen (z.B. Heirat, Scheidung)
Oft bildet der Nachname einen Teil des Usernamens ab und in solchen Fällen wird ein neuer User angelegt, der alte User aber nicht deaktiviert.
Empfehlung:
User aufspüren und auf ungültig setzen.
- Manchmal bekommen Mitarbeiter im selben SAP-System einen zweiten User, z.B. mit besonderen Berechtigungen, der dann einen abweichenden Usernamen haben muss.
Empfehlung:
Listen mit diesen Usern anlegen und dem Vermessungsergebnis als Korrektur beilegen oder die Konsolidierung über ein anderes eindeutiges Kriterium durchführen (siehe nächsten Punkt).
- Wenn Username in verschiedenen SAP-Systemen nicht nach einheitlichen Kriterien vergeben werden, kann eine Konsolidierung nach der E-Mail-Adresse sinnvoll sein. Diese muss dann bei jedem User-Stammsatz hinterlegt sein.
Empfehlung:
An jedem Userstammsatz ein eindeutiges Kriterium pflegen, z.B. E-Mail-Adresse oder Abrechnungsnummer.
2. Notfalluser mit kostenfreiem Lizenztyp ausstatten
User aus der SAP-Basis, die nur deshalb einen User im Produktivsystem haben, um im Fehlerfall schnell handeln zu können, brauchen dafür keinen kostenpflichtigen Lizenztyp.
Empfehlung:
Alle Notfalluser mit einem kundenspezifischen Nutzertyp (ID zwischen 71 und 89) ausstatten und diesen sprechend benennen, z.B. „Firefighter“. Damit kann diese Zuweisung und ihr Grund gegenüber SAP transparent nachgewiesen werden.
3. Inaktive User identifizieren und deaktivieren
Fast bei allen Kunden finden wir eine relevante Zahl an kostenpflichtigen Benutzerstammsätzen, die sich seit längerer Zeit nicht mehr angemeldet haben. Damit werden teure Lizenzen geblockt, die von neuen Usern benutzt werden könnten.
Empfehlung:
Erstellen Sie regelmäßig Listen von Usern, die sich 30/60/90 Tage nicht mehr im System angemeldet haben. Prüfen Sie dann zusammen mit Fachabteilungen, ob diese User ihre SAP-Lizenz noch benötigen. Alle anderen können ungültig gesetzt werden.
4. Falschlizenzierung vermeiden
Oft haben Benutzer einen falschen Lizenztyp zugewiesen bekommen. Das kann viele Gründe haben:
- Bei Anlage des Benutzerstamms wusste man noch nicht, was der User im System tun soll.
- Im Laufe der Zeit ändern sich die Aufgaben des Benutzers, seine Lizenz wird aber nicht angepasst.
- SAP beschreibt die Usertypen nur sehr rudimentär. Aus Unsicherheit wird dann ein höherwertiger Lizenztyp vergeben.
Empfehlung:
Die Überprüfung der Lizenztypen ist besonders bei vielen Usern ein schwieriges Unterfangen. Eine Möglichkeit ist an den Berechtigungsprofilen einen Nutzertyp zu hinterlegen. Damit stellt man zumindest sicher, dass Berechtigungen und Nutzertyp zusammenpassen. Wenn allerdings die Berechtigungen zu weit definiert sind, hilft auch das nicht. In diesem Fall können nur SAP-Lizenzoptimierungstools helfen. Es gibt diese von verschiedenen Anbietern, z.B. Snow, USU, Flexera. Wir helfen Ihnen gerne bei der Auswahl des für Sie geeigneten Tools.
5. User in Gateway-Systemen ausschließen
Jeder SAP-Anwender, der Fiori einsetzt, benötigt dafür ein Gateway-System, dass die Kommunikation zwischen App und SAP-Backend-System steuert. Jeder User, der mit Fiori-Apps arbeitet, benötigt dafür einen User im Gateway-System. Da dieses System als produktives System gekennzeichnet ist, bekommt jeder User, dem kein Lizenztyp zugewiesen wurde, automatisch eine Professional Lizenz. Jedem User die Lizenz zuzuweisen, die er in den anderen Systemen benötigt, ist aufwendig und bei Änderungen fehleranfällig.
Empfehlung:
Setzen Sie das System im SAP-Portal auf nicht vermessungsrelevant und veranlassen Sie das über Ihren SAP-Account-Manager.
6. Neue Möglichkeiten in S/4HANA nutzen
Wer bereits S/4HANA nutzt, der sollte die Vorteile bei der User-Lizenzierung kennen.
- Named-User-Lizenzen sind nur noch für die Nutzung des Digital Cores notwendig. User, die ausschließlich in sogenannten Line-of-Business-Applikationen tätig sind, können den kostenfreien Usertyp „S/4HANA Technical SAP Engine User (HF)“ nutzen. Es muss dann nur die jeweilige Engine lizenziert werden.
- Seit vielen Jahren wünschen sich SAP-ECC-Kunden einen günstigen Usertyp für reine Lesezugriffe. Seit Januar 2022 gibt es diesen im S4/HANA. Der günstigste Usertyp in der S/4HANA-Preisliste enthält neben den klassischen Self-Service-Funktionen auch rudimentäre Rechte im Supply Chain Management, im Asset Management und im Manufacturing und seit Januar 2022 auch allgemeine Leserechte und Rechte für Freigaben im Digital Core (nicht nur HR, sondern z.B. auch Banfen etc.).
Empfehlung:
Prüfen Sie, ob Sie die Berechtigungen für User auf Engines einschränken können. Meist reicht für die übrigen Zugriffe auf den Digital Core eine günstige Productivity-use-Lizenz. Gegebenenfalls können kleine Änderungen in den Arbeitsprozessen viel Geld einsparen, wenn nur noch wenige User Core-Funktionen nutzen müssen.
Überprüfen Sie, vor allem vor den Wechsel auf S/4HANA, wie viele Professional-Lizenzen Sie wirklich brauchen, wenn berücksichtigt wird, dass Lesezugriffe und Freigaben in den günstigeren Lizenzen enthalten sind. Unsere Erfahrungen zeigen, dass bis zu 35% der Professional-Lizenzen nicht mehr benötigt werden.
Manche Tipps lassen sich schnell und einfach umsetzen, andere benötigen mehr Aufwand und spezielle Kenntnisse. Wenn Sie von unseren Erfahrungen profitieren wollen, nehmen Sie gern Kontakt auf. Wir helfen gerne!
Kontakt – SAMtoa GmbH – Die Lizenzexperten oder Mail an info@samtoa.de.
Der Autor
Wolfgang Stratenwerth
Geschäftsführerin und Lizenzexpertin der SAMtoa GmbH