5 Lizenz-Tipps, um Kosten bei ServiceNow zu sparen

Tipp 1: Es ist wichtig genau festzulegen, welche Unternehmensprozesse in ServiceNow abgebildet werden sollen.

Der Produktkatalog von ServiceNow wächst ständig. Es kann schnell passieren, dass ein Kunde hier die Übersicht verliert und Produkte einkauft, die das Unternehmen nicht benötigt. Um das zu vermeiden, muss es einen klaren Plan geben, was mit einer ServiceNow Implementierung erreicht werden soll. Dann erst kann der Kunde gut informiert entscheiden welche Produkte in Frage kommen.

Haben Sie entschieden welche Produkte benötigt werden, müssen Sie noch den Umfang festlegen. ServiceNow Produkte unterscheiden sich in der Metrik, nach der sie lizensiert werden. An dieser Stelle ist es wichtig sich gut vorzubereiten:

Tipp 2: Lassen Sie sich die Metriken, die für Ihre Produkte relevant sind, ausführlich erklären.

Nur wenn Sie genau die Bestimmungen der Metrik verstanden haben, können Sie bewerten, wie viele Lizenzen Sie brauchen werden. Manche Metriken klingen auf den ersten Blick einfach, aber es lohnt sich konkrete Einzelfälle zu klären, z.B.

• Named-User-Metrik: Was ist mit Dienstleistern, die für Sie tätig sind und wechselnde Personen einsetzen?
• Umsatz-Metrik: Welcher Umsatz zählt, wenn nur eine Tochtergesellschaft das Produkt nutzt?

Tipp 3: Nutzen Sie historische Daten, erstellen Sie Nutzungsprofile. die zu den Metriken passen und planen Sie die zukünftige Entwicklung so gut wie möglich.

Verwenden Sie Nutzungsberichte, um das historische Wachstum und vergangene Aktivitäten abzubilden.

Bewerten Sie Benutzerprofile, um festzustellen welchen Lizenztyp Ihre Mitarbeiter benötigen werden. Preise für Lizenztypen unterscheiden sich stark und beeinflussen den Gesamtpreis erheblich.

Erstellen Sie Szenarien für zukünftige Nutzung der ServiceNow Plattform. Sie können Nachkaufrechte für Lizenzen im Vertrag festlegen, um diese Szenarien zu erfüllen. Für Nachkäufe in diesem Rahmen gilt eine Preisbindung für die Dauer Ihres Vertrags.

Diese Schritte helfen Ihnen den benötigten Funktionsumfang für Ihr Unternehmen festzustellen und den besten Preis für eine ServiceNow Implementation zu erzielen.

Was müssen Sie nach Vertragsabschluss beachten?

Tipp 4: Überwachen Sie kontinuierlich Ihre Nutzung der ServiceNow-Plattform.

Die Nutzung der ServiceNow Plattform sollte ständig überwacht werden. Da es sich um ein Cloud Produkt handelt, hat ServiceNow immer Zugriff auf Ihre Nutzungsdaten. So kann jederzeit eine Unterlizensierung festgestellt werden. Wenn ServiceNow eine Unterlizensierung feststellt, haben Sie 30 Tage Zeit, um diese zu beheben. Ist das nicht möglich, müssen Sie Lizenzen nachkaufen.

Um einer Unterlizensierung vorzubeugen, ist es wichtig regelmäßig die Verteilung von erworbenen Lizenzen zu überprüfen. Im ersten Schritt entfernen Sie inaktive Nutzer aus dem System, um die Lizenzen freizugeben. Außerdem können Lizenzen neu zugewiesen werden, wenn sich die Rolle eines Mitarbeiters im Unternehmen ändert. Wenn die neue Stelle eines Mitarbeiters weniger Berechtigungen erfordert, kann ihm eine günstigere Lizenz zugeordnet werden.

Tipp 5: Denken Sie bei Vertragsabschluss bereits an die Verlängerung. Nehmen Sie Regeln auf, die Änderungen bei Vertragsverlängerungen begrenzen.

ServiceNow veröffentlicht 2-mal im Jahr eine neue Version ihrer Plattform. Mit jedem Release ändert sich der Produktkatalog. Oft werden alte Produkte dabei aufgespalten, um sie getrennt voneinander zu verkaufen. Funktionen, die bisher in einem Produktpaket enthalten waren, können dadurch auf mehrere Produkte aufgeteilt werden. Hier können hohe Mehrkosten bei der Vertragserneuerung auf Sie zukommen. Metriken für einzelne Produkte können sich auch mit jedem Release ändern.

Diese Änderungen sorgen dafür, dass vor jeder Vertragserneuerung die Systemlandschaft neu bewertet werden muss. Hier gelten die gleichen Regeln wie vor einer Neueinführung von ServiceNow.

Fazit

Planen Sie eine ServiceNow Einführung gründlich. Je mehr Informationen Sie über die geplante Nutzung sammeln desto besser können Sie verhandeln.

Überwachen Sie die Nutzung der ServiceNow Plattform. Ein ServiceNow Vertrag läuft bis zu 3 Jahre. Bei einer Neuverhandlung ist es wichtig, dass Sie genau wissen, wie Sie die Plattform nutzen. Auch hier gilt: Mehr Informationen führen zu einer besseren Verhandlungsposition.

Die Nutzung der ServiceNow Plattform ist kostspielig, doch mit einer guten Überprüfung der Nutzung der Plattformen können Sie die Kosten minimieren und viel Geld sparen.

SAMtoa unterstützt Sie gerne bei den Vertragsverhandlungen mit ServiceNow. Wir helfen Ihnen die Lizenznutzung zu überwachen und die Lizenzkosten zu optimieren