SAM-Tools: Finden Sie heraus, wann es sich lohnt, dafür zu investieren

Ich werde häufig gefragt, ab welcher Unternehmensgröße ein SAM-Tool sinnvoll ist.

Die Frage ist angebracht, wenn man sich mit dem Gedanken trägt, Software-Assetmanagement strukturiert zu betreiben.

Zur Beantwortung der Frage sind zwei Punkte wichtig.

1. In welchem Umfang wird Software im Unternehmen eingesetzt?
2. Welche Ziele sollen mit dem SAM-Tool erreicht werden?

Zu Punkt 1:

Nur mit der Anzahl der Mitarbeiter oder Rechner ist die Frage nicht gut zu beantworten. Gewerbliche Unternehmen, welche zwar viele Mitarbeiter beschäftigen, jedoch ohne dass sie am Computer arbeiten, benötigt oft kein SAM-Tool.

Es kommt darauf an, wie viele unterschiedliche Softwareprodukte eingesetzt werden. An einem „normalen“ Office-Arbeitsplatz werden eine ganze Reihe von Softwareprogramme genutzt:

• Ein Betriebssystem
• Eine Variante der MS Office-Programme (Excel, Word, Outlook, PowerPoint)
• Ein Virenscanner
• Etwas, um PDFs zu lesen oder zu konvertieren
• Möglicherweise ein Datenbank-Programm
• Ein Zugriff auf eine Zeiterfassung
• Eine Projektplanung
• Tools für die Online-Zusammenarbeit
• Ein Übersetzungsprogramm
• Client-Software für den Zugriff auf Unternehmenssoftware

und vieles mehr.

Nun sind in einem Unternehmen nicht alle Programme in der gleichen Version im Einsatz und nicht über denselben Vertrag mit derselben Laufzeit abgeschlossen. Manche Softwareprodukte sind über eine Subscription nutzbar, für manche wurden Lizenzen gekauft. Für manche Nutzung muss jährlich Wartung gezahlt werden, für andere Produkte müssen Vermessungsergebnisse und Selbstauskünfte an Hersteller gesendet werden. Kann man diese Informationen auch in Excel sammeln und dort regelmäßig aktualisieren?

Vermutlich, aber es wird unübersichtlich und ist fehleranfällig.

Die Struktur der eingesetzten Softwareprodukte gibt Auskunft über die Art des benötigten SAM-Tools. Werden nur installierte Softwareprodukte genutzt, ist ein SAM-Tool ohne Ermittlung der SaaS-Nutzung (vorerst) ausreichend.

Neben der reinen Anzahl an Arbeitsplätzen und Mitarbeitern kommt es auf die Vielfalt der Softwarenutzung an. Man kann 500 homogen genutzte Arbeitsplätze ohne SAM-Tool sinnvoll verwalten, aber an 200 Arbeitsplätzen scheitern, wenn jeder Mitarbeiter mit Adminrechten ausgestattet ist und die Möglichkeit hat, sich Software aus der Cloud zu buchen.

Ähnlich sieht es im Server-Umfeld aus. Welche Produkte werden eingesetzt?

Werden die Server fremdbetrieben? Wenn ja, wer ist in diesem Fall für die Lizenzierung zuständig? Wo werden Zugriffe bislang verwaltet?

Die Einführung eines SAM-Tools bereitet Aufwand und auch für die weitere Pflege muss kontinuierlich Zeit eingeplant werden. Um besser einschätzen zu können, ob sich dieser Einsatz lohnt, kann die Durchführung eines SAM-Maturity-Assessments sinnvoll sein. Mit Hilfe dieses Assessments finden Sie heraus, wie gut Sie bislang – auch ohne Tool – aufgestellt sind. Sollten Sie sich anschließend für ein Tool entscheiden, steht die nächste Frage im Raum: Welches Tool ist das richtige für Ihr Unternehmen? Dazu mehr in Punkt 2.

Zu Punkt 2:

Was soll mit einem SAM-Tool erreicht werden?

Ich kenne Firmen, die zwar ein SAM-Tool im Einsatz haben, es jedoch kaum nutzen. Ein Grund dafür ist, dass auf der Entwicklung der Softwarekosten kein Fokus liegt.

Compliance-Probleme können ebenfalls mit Geld gelöst werden, bzw. man hofft, dass man sie schon mit Geld lösen wird. In diesem Fall wäre der Einsatz eines SAM-Tools sinnvoll, jedoch wird es nicht so gesehen.

Einige Unternehmen haben die Erfahrung gemacht, dass die Einführung und der Betrieb eines SAM-Tools viel mehr Geld gekostet haben, als es an Mehrwert liefern konnte. Wie für viele hilfreiche Software-Tools gilt auch für ein SAM-Tool: Das Tool ist nur so gut, wie es gepflegt wird.

Man sollte sich also vor Einführung des Tools fragen, was man sich davon verspricht. Die wichtigsten Gründe sind sicherlich:

• Compliance-Sicherheit herstellen
• Kosten einsparen
• Sicherheitslücken schließen
• Arbeit durch Transparenz reduzieren
• Interne Kostenverrechnung unterstützen

Bei der Auswahl eines SAM-Tools ist zu beachten, dass es viele unterschiedliche SAM-Tools am Markt gibt, die verschiedene Aspekte im Lizenzmanagement unterschiedlich gut abbilden.

Fast alle SAM-Tools können die „verbreiteten“, lokal installierten Software-Produkte erkennen und klassifizieren.

Bei branchenspezifischer Spezialsoftware gibt es dagegen große Unterschiede.

Einige SAM-Tools können die Online-Portale der großen Software-Anbieter auslesen. Bei dem Aufspüren von individueller SaaS-Nutzung tun sich einige SAM-Tools schwer. SaaS-Produkte hinterlassen meist keine Spuren auf den lokalen Geräten und die SaaS-Produkte entwickeln sich schnell.

Weiterhin gibt es Tools für Spezialgebiete, z. B. für das Lizenzmanagement von Oracle- oder SAP-Produkten.

Aufgrund der Nähe zum Lizenzmanagement finden sich in einigen SAM-Tools auch Funktionen, um die Nutzung von Cloud-Ressourcen (Azure AWS, Google …) zu messen und Einsparpotenziale aufzudecken.

Nicht jedes Tool ist in jeder Disziplin gut. Daher ist es wichtig, dass man die eigenen Ziele genau definiert.

Wozu soll Ihr SAM-Tool eingesetzt werden? An welcher Stelle kommen Sie möglicherweise ohne Tool-Unterstützung aus?