Durchsetzen und Optimieren von SAM Strukturen in Unternehmen Teil 1

Auf diese Thematik angesprochen wiesen mich vor einiger Zeit Lizenz-Manager Kolleginnen und Kollegen darauf hin, dass „eine nachlassende Wahrnehmung“ wohl ein Luxusproblem beschreiben würde.

Sie wären froh, wenn Ihre Arbeit überhaupt in Ihren Unternehmen Beachtung finden würde.

Eine erforderliche SAM-Weiterentwicklung, die erste Maßnahmen stabilisiert und nachhaltig durchsetzt, stockt oder findet häufig nicht mehr statt. Ganz zu schweigen von einer erforderlichen Justage der SAM-Maßnahmen als Reaktion auf sich verändernde Anforderungen. Die Hinweise des Lizenz Management laufen auf nahezu allen Ebenen ins Leere.

Was ist passiert?

Spätestens nach der erfolgreichen Einführung eines SAM-Tools oder auch eines erfolgreich verlaufenden Audits, ging der Sponsor vielerorts von Bord. „Es läuft doch alles“!

Worauf mich die Lizenz Manager aufmerksam machten, bestätigte meine Wahrnehmungen der vergangenen Monate.

Digitalisierung und Cloud beherrschen das Tagesgeschäft. Ressourcen, Budgets sind mehr als strapaziert. Die Management Attention hat sich den Erfordernissen entsprechend schon lange auf diese Themen ausgerichtet.

Internes Marketing, „tue Gutes und Berichte darüber“

Viele Lizenz Management-Organisationen leisten ihre gute Arbeit im Stillen. Warum wird in den Organisationen aber nur so selten darüber berichtet? Bitte nicht falsch verstehen. Unser Thema ist nach wie vor nicht „sexy“!

Das birgt, wie wir jetzt feststellen, ein hohes Risiko. Jedes Mal, wenn es darum geht einen Schritt nach vorne zu machen, muss der Lizenz Manager seine Daseinsberechtigung erneut verteidigen. Dagegen verkaufen sich die Themen „Digitalisierung“ oder „Cloud“ „wie geschnitten Brot“.

Gerade diese Vorhaben erfordern ein gut aufgestelltes, in der Organisation akzeptiertes Lizenz Management. Ansonsten sind Compliance-Verstöße und eine geringe Effizienz vorprogrammiert.

Ein guter Augenblick sich um das Thema zu kümmern. Die Lizenz Management-Organisationen müssen gezielt und zielgruppensicher berichteten.

Wie macht man das? Wie baue ich ein internes Marketing für mein Lizenz Management auf?

Legen Sie Ihrem Management am besten eine Konzeption für Ihr internes Marketing vor. Qualität: Managerfreundlich.

Wer kann Ihnen helfen?

Lizenz Manager müssen keine Marketingexperten sein. Holen Sie sich Unterstützung im eigenen Haus. Hier kommen als Ansprechpartner die Kommunikationsabteilung und oder die Marketingabteilung in Frage. Hier weiß man wie man Informationen Zielgruppengerecht aufbereitet und eine effektive interne Kommunikation sicherstellt. So ist auch gewährleistet, dass Sie die Unternehmens-Standards hinsichtlich der internen Kommunikation einhalten. Binden Sie auch den Betriebsrat mit ein.

Legen Sie Ihre Zielgruppen fest:

• Management, IT und Business
• Aus dem SAM-Zyklus die korrespondierenden ITSM-Rollen
• Das Business, mit seinen Produktverantwortlichen, Fachabteilungen, Teamleitungen, Key-Usern, …

Mögliche Inhalte und Medien:

Wir würden Ihnen gerne an dieser Stelle Beispiele aus unterschiedlichen Kundenprojekten anbieten.

• Ein SLA oder KPI Report darf niemals Bestandteil einer solchen Maßnahme sein. Gute Erfahrungen haben wir mit themenbezogenen Auszügen gemacht. Hier sollten nicht nur herausragende Resultate dargestellt werden, sondern auch die Stellen, an denen noch gearbeitet werden muss.
• Es bleibt das strategische Kernthema: `Risiko` – wenn auch im neuen Gewandt. Bloß nicht die alten „Panik-Folien“ ausgraben. Aussage einer Lizenz Managerin: „…vor Audits fürchten wir uns nicht mehr, allerdings vor dem schwer kontrollierbaren „all you can eat buffet“ bei der User-Administration von Cloud-Lösungen!“
• Über die Chancen des Lizenz Management lässt sich vortrefflich berichten. Aber auch hier gilt der Grundsatz Aktualität.
• Das Business beklagt häufig den langen Zeitraum von der Beantragung einer neuen Software, bis zu deren Bereitstellung. Wie wäre es mit der Erläuterung des SAM-Lifecyle, für Anwender?
• Die ITSM-Rollen benötigen Transparenz bei dem Zusammenspiel der Genehmigungs- und Beschaffungsabläufe von Software. Auch das Thema Budgetierung sorgt immer wieder für Erläuterungsbedarf.
• Der gute alte Infobrief. Im Einsatz bei meinen Kunden erhalte ich pro Tag ca. 5-6 Infobriefe. Intern oder von Herstellern und Service-Providern. Ich möchte nicht sagen, dass der Infobrief tot ist. Aber mittlerweile holt man sich diesen bei Bedarf besser selbst ab, z.B. von einer SAM-Plattform auf der Intranetseite der IT-Abteilung oder, wie ich zunehmend feststelle, des IT-Einkaufs.
• Intranetseite. Diese hat den Vorteil, dass man relevante Standardinformationen über das Lizenz Management, Aufgaben und Ziele, Organisation und Prozesse, Verfahren und Regularien sowie Ansprechpartner für Fragen und Anregungen außerhalb der Service-Prozesse, als feste Informationsblöcke (ab und zu bitte aktualisieren) darstellen kann. Besonders wichtige, aktuelle Neuigkeiten können mit Hilfe eines „News Flash“ angeboten werden.
• „Kontinuierliche Verbesserung SAM (ISO 19770-1)“. Für mich gehört das interne Marketing dazu, Verbesserung durch Transparenz und Kommunikation.
• ResümeeDas interne Marketing schafft Transparenz und bietet eine Plattform zur Kommunikation mit dem Management und relevanten SAM-Rollen. Es trägt zur Informationsgleichheit bei.