Softwarelizenzen im Griff: So findest du das perfekte SAM-Tool für dein Business!

Kategorie auswählen

Bei der Auswahl von Kategorien ist keine falsche Bescheidenheit an den Tag zu legen. Schreiben sie so viele mögliche Features auf wie sie können. Nicht alle sind gleich wichtig, dafür werden sie im nächsten Punkt gewichtet.

Die Hersteller werden oftmals viele Features anpreisen, aber nicht alle können ohne Aufwand im Tool implementiert werden. Wenn ein Feature erst mit viel Aufwand im Tool verfügbar gemacht werden kann, oder die Erweiterung zusätzliche Kosten verursacht, sollte sich das in ihrer Bewertung bemerkbar machen.

Die Bewertung von SAM-Tools soll neben dem Vergleich von Features auch die Kosten und den potenziellen Aufwand in der Einführung beleuchten.

Beziehen Sie auch äußere Faktoren mit ein, z.B. die Qualität der Dokumentation oder wie der Support geregelt ist.

Gewichtungen festlegen

Um die gewählten Kategorien sinnvoll zu gewichten, empfiehlt sich eine Skala wie „Muss“-Kriterien, „Soll“-Kriterien“ und „Kann“-Kriterien aufzuteilen.

„Muss“-Kriterien sind in diesem Fall Anforderungen, die zwingend im Produkt umgesetzt werden müssen.

„Soll“-Kriterien“ sind ebenfalls wichtig, ein Nichterfüllen einzelner Kriterien führt allerdings nicht zum Scheitern des Projekts.

„Kann“-Kriterien sind „Nice-To-Haves“, optionale Funktionen, deren Erfüllung nicht direkt dem Projektziel dient, aber z.B. die Arbeit mit dem Tool erleichtern oder spätere Erweiterungen möglich machen. Ziel ist es, die Anforderungen in ihrer Priorität darzustellen. In Kombination mit dem voraussichtlichen Aufwand lässt sich ein Punktewert je Kategorie und Produkt errechnen. Diese Punkte sind objektiv miteinander vergleichbar.

Anforderungskatalog auswerten

Sie haben nun mithilfe der Hersteller, anhand von Vertriebsmaterialien, Angeboten und Demos ihren Anforderungskatalog mit Bewertungen gefüllt und dieser generiert eine Zahl. Was nun?

Die Kombination aus Gewichtung und Kategorien wird summiert, um eine vergleichbare Zahl für verschiedene Produkte zu erreichen. Je nach Anzahl der gewählten Kategorien ergibt es Sinn, genauer auf die Kategorien zu schauen. Dafür kann z.B. nach Muss- oder Soll- Kriterien gefiltert werden.

Achten sie darauf, dass die einzelnen Kriterien-Kategorien nicht durch die schiere Anzahl an Kategorien zu stark ins Gewicht fallen. Hier bietet es sich an, ähnliche Kriterien zusammenzufassen. Die maximal erreichbare Punktzahl einer Kategorie sollte den Fokus ihrer Anforderungen entsprechen.

Vielleicht ergibt sich aus diesen Zahlen schon ein klarer Favorit. Da in den Antworten gerne die Leistungsfähigkeit der Tools geschönt wird, sollte unbedingt noch ein Präsentationstermin vereinbart werden, in dem die behaupteten Funktionalitäten live gezeigt werden. Auf dieser Basis können Sie die Bewertung anpassen.

Proof-of-Concept durchführen

Vor einer Kaufentscheidung sollten Sie das Tool noch in einem Proof-of-Concept auf Herz und Nieren testen. Erst hier zeigt sich, wie Ihre Anforderungen in Ihrer technischen Umgebung umgesetzt werden können. Alle wichtigen Prozesse, die das SAM-Tool unterstützen soll, müssen dokumentiert und im PoC getestet werden. Der Aufwand dafür lohnt sich. Sie vermeiden den Kauf einer unnötigen Software und im positiven Fall haben Sie mit dem PoC schon viele Aktivitäten der Einführung umgesetzt.

Stakeholder einbinden

Wichtig bei der Auswahl eines SAM-Tools ist es, alle relevanten Stakeholder im Unternehmen in den Auswahlprozess einzubinden. So stellen Sie sicher, dass das perfekte Tool ausgewählt wird, sondern auch, dass Einführung und Betrieb des Tools erfolgreich ablaufen.

Denken Sie darüber nach, welche der folgenden Stakeholder neben dem Lizenzmanagement in Ihrem Vorhaben wichtig sein werden:

• Verschiedene IT-Bereiche (z.B. Clientmanagement, Assetmanagement, Servicemanagement)
• IT-Security
• Datenschutz
• Vertragsverwaltung
• Beschaffungswesen
• Strategische Entscheidungsträger wie Portfolio-Manager

Fazit der Evaluierung – Ich habe ein SAM-Tool, was nun?

Die Evaluierung soll Ihnen einen bestmöglichen Überblick über mögliche SAM-Tools geben und Ihnen das Tool zeigen, dass optimal Ihren Anforderungen entspricht. Hierzu wurden Anforderungen gegen ihre Durchführbarkeit gestellt und über verschiedene Anbieter mithilfe von Gewichtungen vergleichbar gemacht.

Im POC wurde bewiesen, dass das ausgewählte Tool Ihre Anforderungen tatsächlich erfüllen kann. Mit den Anbietern wurden externe Faktoren wie technische Umsetzung und kaufmännische Fragestellungen geklärt.

Glückwunsch, Sie haben nun ein SAM-Tool ausgewählt. Im nächsten Schritt geht es vom Konzept zur Implementierung des Tools in Ihre IT-Landschaft.

Unsere Experten helfen Ihnen gerne bei jedem Schritt auf Ihrem Weg zum richtigen SAM-Tool. Nutzen Sie unsere Erfahrungen und melden Sie sich bei uns.