Die 6 Kategorien eines erfolgreichen SaaS-Managements

Lassen Sie uns über SaaS sprechen. Das Thema wird immer kostenintensiver und damit wird es auch für Ihr Unternehmen wichtiger, ein SaaS-Management zu etablieren.

Wissen Sie, was ein gutes und erfolgreiches SaaS-Management ausmacht? Sind es die einzelnen Abonnements und Accounts? Ist es die Verantwortlichkeit innerhalb des Unternehmens? Wer hat die Berechtigung, SaaS-Applikationen zu buchen? Ist es ein Zusammenspiel von mehreren Kategorien? Wie wichtig schätzen Sie das Management von SaaS-Applikationen in Ihrem Unternehmen ein?

Wir von SAMtoa sind der Meinung, dass das Management der SaaS-Applikationen in den meisten Unternehmen noch nicht die Aufmerksamkeit bekommt, die erforderlich wäre. Die SaaS-Ausgaben steigen und trotzdem fühlt sich niemand so richtig verantwortlich.

Wir möchten nachfolgend mit Ihnen die 6 wichtigsten Kategorien für ein erfolgreiches SaaS-Management diskutieren.

Wir freuen uns auf Ihre Meinungen und Erfahrungen zum Thema SaaS.

Integration aller Stakeholder

Die erste Kategorie eines erfolgreichen SaaS-Managements ist die Integration aller Stakeholder.

Stakeholder sind Mitarbeitende, die die Handlungen eines Unternehmens und des Managements beeinflussen.

Durch die dezentrale Nutzung und Beschaffung der SaaS-Applikationen ist es einheitliches SaaS-Management nur schwer zu erreichen. Dafür bedarf es schon der Aufmerksamkeit der Führungskräfte eines Unternehmens. Sie müssen die Wichtigkeit des SaaS-Managements erkennen, es aktiv unterstützen und mit den notwendigen Ressourcen ausstatten. Zudem muss die SaaS-Strategie in die IT-Strategie eingebettet sein. Nur so erreichen Sie eine Zusammenarbeit, die sich über die Abteilungen Ihres Unternehmens erstreckt.

Ist das Thema SaaS bei Ihnen im Unternehmen sichtbar? Wird es von den Führungskräften ausreichend wahrgenommen oder würden Sie gern eine größere Unterstützung erhalten?

Freigabeprozess

Die nächste Kategorie für ein erfolgreiches SaaS-Management sind Freigabeprozesse.

Ein erfolgreiches SaaS-Management kann nicht ohne Strukturen durch die Führungskräfte funktionieren, allerdings auch nicht ohne die Unterstützung durch die Mitarbeitenden. SaaS hat den Vorteil, dass Applikationen schnell und flexibel gebucht werden können. Dieser Vorteil führt allerdings dazu, dass es schwieriger wird, die gesamten eingesetzten SaaS-Applikationen zu ermitteln und den Einsatz zu prüfen. Damit wächst die Schatten-IT in den Unternehmen, mehr dazu in unserem Artikel Die Schatten-IT kommt zurück.

Eine sichere Buchung von SaaS-Applikationen können Sie durch definierte Freigabeprozesse erreichen. Diese müssen schnell und unkompliziert sein, damit sie von den Mitarbeitenden akzeptiert und durchgeführt werden.

Bereits geprüfte und genehmigte Applikationen können Sie in einem SaaS-Produktkatalog auflisten. Produkte dieses Katalogs können von Mitarbeitenden direkt gebucht werden. Für neue SaaS-Produkte sollte ein Prüfverfahren etabliert werden. Dieses muss ebenfalls schnell und effizient sein.

Gibt es bei Ihnen im Unternehmen so einen Freigabeprozess, eventuell sogar mit einem Produktkatalog? Oder können sich die Mitarbeitenden SaaS-Applikationen einfach nach Bedarf buchen? Bremst ein Freigabeprozess die Kreativität? Steht die Unternehmenssicherheit im Vordergrund?

IT-Sicherheit

Die dritte Kategorie eines erfolgreichen SaaS-Managements ist die IT-Sicherheit.

Unternehmen haben/hatten bei on-premise-Installationen einer Software den Speicherort der Daten noch in der eigenen Hand. Die SaaS-Lösungen verändern dies. Das ist einer der Gründe, warum SaaS-Applikationen vor dem Einsatz geprüft werden sollten. Gerade Applikationen, die in kritischen Geschäftsbereichen eingesetzt werden, müssen genau unter die Lupe genommen werden.

Hatten Sie schon SaaS-Applikationen im Einsatz, deren Hersteller den Speicherort Ihrer Daten verändert haben? Wie sind Sie damit umgegangen?

Ein anderer Aspekt der IT-Sicherheit ist der Umgang mit Passwörtern. Je mehr Accounts man hat, desto schwieriger wird es mit der Verwaltung dieser. Wenn man für alle Applikationen dasselbe Passwort verwendet, ist das alles andere als sicher. Aber wer kann sich denn für viele verschiedene Applikationen alle unterschiedlichen Passwörter merken? Helfen kann dabei ein Single-Sign-On-Tool. Ist der Einsatz nicht möglich, sollte ein Passwort-Tool verwendet werden. Beides ist sicherer als „aus Gewohnheit“ nur ein Passwort für alles zu verwenden.

Lifecycle

Haben Sie in Ihrem Unternehmen Lifecycle-Prozesse für das Software Asset Management? Natürlich, werden die meisten sagen.

Und wie sieht es mit Lifecycle-Prozessen für das SaaS-Management aus? In vielen Fällen wohl wesentlich schlechter. Und da liegt ein Problem, denn SaaS wird in der Zukunft eine immer größere Rolle einnehmen.

Der Lifecycle ist die vierte Kategorie eines erfolgreichen SaaS-Managements.

Der bekannte Lebenszyklus besteht aus den Phasen Software-Bedarf, Lizenz-Beschaffung, Software-Nutzung und Software-Abbau. Erfolgen die entsprechenden Aktivitäten innerhalb der Lifecycle-Phasen nicht, entsteht ein Berechtigungswirrwarr, welches nur mit großem Aufwand wieder entknotet werden kann. Vor allem der Software-Abbau wird im SaaS-Bereich häufig vergessen. So wächst der Berg an ungenutzten Accounts stetig an.

Inventarisierung

Die fünfte und damit vorletzte Kategorie eines erfolgreichen SaaS-Managements ist die Inventarisierung.

Damit meinen wir, dass jede eingesetzte SaaS-Applikation im Unternehmen bekannt sein muss. Egal, ob sie kostenpflichtig oder kostenfrei ist.

Eine gutes SaaS-Management kann nur funktionieren, wenn alle eingesetzten SaaS-Applikationen bekannt sind.

Alle SaaS-Applikationen herauszufinden ist eine gewaltige Aufgabe. Dazu ist es hilfreich, wie wir in einem der vorherigen Posts schrieben, einen Beschaffungsprozess etabliert zu haben.  Wie finden Sie jedoch die SaaS-Produkte, welche nicht zentral beschafft wurden?

Mit einer vorhandenen Übersicht über alle Applikationen und deren Anzahl schaffen Sie sich Vorteile bei Vertragsverhandlungen und wichtige Einblicke in Ihr Unternehmen.

Welchen Weg haben Sie gewählt, um die SaaS-Produkte in Ihrem Unternehmen zu identifizieren?

Vertragsmanagement

Die letzte Kategorie eines erfolgreichen SaaS-Managements ist das Vertragsmanagement.

Sie müssen beachten, dass die SaaS-Verträge zwei wesentliche Besonderheiten aufweisen:

1. Sie werden im Subscription-Modell vertrieben
2. Bei jeder Verlängerung sind Preiserhöhungen durch den Anbieter möglich

Um die Verträge optimal zu gestalten und sich bestmöglich auf Verlängerungsverhandlungen vorzubereiten, sollten Sie mit Ihren wichtigsten SaaS-Anbietern Rahmenverträge verhandelt haben. Zudem sollten die Renewalzeitpunkte der einzelnen SaaS-Applikationen synchronisiert werden, damit die Bedarfe gebündelt verhandelt werden können. Anderenfalls stehen häufig Neuverhandlungen an, für deren Wert sich der Aufwand nicht lohnt.

Was schätzen Sie, wie viele Renewalzeitpunkte treten in Ihrem Unternehmen pro Jahr auf? Und sind diese pro Anbieter bereits gebündelt oder sind es viele kleine Kleckerbeträge?

Zusammenfassung

Vorhergehend haben wir von SAMtoa Ihnen die sechs Kategorien eines erfolgreichen SaaS-Managements zusammengestellt und kurz erläutert.

Hier eine Zusammenfassung der sechs Kategorien:

• Integration aller Stakeholder
• Freigabeprozess
• IT-Sicherheit
• Lifecycle
• Inventarisierung
• Vertragsmanagement

Es gibt viele einzelne Punkte innerhalb dieser Kategorien zu beachten.

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