3 Schritte, mit denen Sie Ihre SAP-Lizenzvermessung auf sichere Beine stellen

User-Lizenzen stellen heutzutage meistens den größten Kostenblock bei SAP-Software da, obwohl die Bedeutung der Engines und Cloud-Produkte stetig wächst. Was sind die Aktivitäten, die Sie im Vorfeld der Vermessung durchführen sollten:

Gesperrte Nutzer:

Nutzer, die im SAP-System gesperrt sind, verbrauchen trotzdem eine SAP-Lizenz, obwohl sie das System gar nicht nutzen können. Vor einer Vermessung sollte das Gültig-bis-Datum aller gesperrten User in die Vergangenheit gesetzt werden. Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie nicht Lizenzen für Benutzer verschwenden, die das System nicht nutzen können.

Inaktive Nutzer:

Oft bekommen Mitarbeiter standardmäßig einen SAP-User, ohne dass dafür wirklich ein Bedarf ist. Der Benutzer wird sich nicht im System anmelden. Andere Mitarbeiter wechseln ihre Rolle im Unternehmen und benötigen den SAP-User dann nicht mehr. Mit wenigen Ausnahmen werden Nutzer, die sich seit 90 Tagen nicht im System angemeldet haben, nicht benötigt. Auch für diese User sollte das Gültig-bis-Datum in die Vergangenheit gesetzt werden.

Duplikate:

Die SAP-User-Lizenz ist personenbezogen, d.h. ein Mitarbeiter, der eine Lizenz hat, darf die Software in beliebig vielen Systemen, mit beliebig vielen Usern nutzen. Es sollte möglichst ein eindeutiges Identifizierungsmerkmal festgelegt werden, mit der eine Person über Systemen und Usern hinweg erkannt werden kann. Der Username ist dafür nur begrenzt geeignet, da es immer wieder Situationen gibt, dass Mitarbeiter im selben System mehrere User benötigen. Die E-Mail-Adresse ist da schon besser geeignet, setzt aber voraus, dass diese auch bei jedem User gepflegt werden kann und es keine User gibt, bei denen nur eine Sammel-E-Mail-Adresse zugeordnet wird, z.B. Schulungsuser, Funktionsuser für Externe. Die Abrechnungsnummer im User-Stamm kann auch für eine universelle ID einer Person genutzt werden.

In der Vermessung muss das Kriterium zur User-Konsolidierung angegeben werden. In der LAW wird man gewarnt, falls das Kriterium nicht gefüllt ist oder falls User innerhalb eines SAP-Systems konsolidiert wurden.

Falscher Nutzertyp:

Die Zuordnung des richtigen Lizenztyps kann viel Geld einsparen. Allerdings ist es sehr schwer bei vielen Usern, dies korrekt vorzunehmen. Die SAP-Tools unterstützen die Vergabe eines Lizenztyps an die zugeordneten Berechtigungsrollen zu knüpfen. Aber unsere Erfahrung zeigt, dass Berechtigungen oft zu weitreichend vergeben werden und daher nicht genutzt werden. Eine Vergabe des korrekten Lizenztyps auf Basis der tatsächlich genutzten Systemfunktionen kann bei vielen Nutzern nur mit Hilfe spezialisierter SAP-Lizenz-Optimierungs-Tools erfolgen. Der Einsatz solcher Tools lohnt sich immer dann, wenn man ein User-Wachstum hat und durch das Tool vermeiden kann, teure Lizenzen zu erwerben.

Wichtige Regeln, die bei der Zuweisung des Lizenztyps beachtet werden sollten:

• In Produktivsystemen sollte jeder Dialog-User einen Lizenztyp zugewiesen bekommen. Fehlt dieser wird vom System automatisch der teuerste Lizenztyp (Professional) verwendet.
• Technische User benötigen in der Regel keinen Lizenztyp, da nur natürliche Personen zu lizenzieren sind. Hier also alle Lizenztypen entfernen.
• In Entwicklungssystemen brauchen nur Entwickler eine Developer-Lizenz. Alle anderen User können mit dem Lizenztyp „Test“ ausgestattet werden.

Indirekte Nutzung:

SAP vertritt die Meinung, dass jede Nutzung der SAP-Funktionen lizenzpflichtig ist. Damit benötigen auch Personen, die nur über Schnittstellen diese Funktionen nutzen eine User-Lizenz. Ein klassisches Beispiel dafür ist die Rechnungserfassung durch einen externen Dienstleister. Dieser digitalisiert die Rechnungen und überträgt diese per Schnittstelle in das eigene SAP-System. SAP verlangt nun, dass alle Kunden des Dienstleisters SAP-Lizenzen für die beteiligten Mitarbeiter des Dienstleisters erwerben. In den meisten Fällen ist es in diesen Szenarien nicht möglich festzustellen, wie viele User-Lizenzen benötigt würden. Weshalb uns kein Fall bekannt ist, in dem SAP sich mit dieser Forderung durchsetzen konnte.

SAP möchte stattdessen ihre Kunden auf das Digital-Access-Modell verpflichten. Damit würden alle lesenden Zugriffe auf SAP lizenzfrei. Stattdessen müssen Belege lizenziert werden, die nicht von Dialog-Usern erfasst wurden. Mit dem Wechsel auf das Digital-Access-Modell wird eine Grauzone eliminiert, allerdings lassen sich die zukünftigen Kosten dafür nur sehr schwer abschätzen. Hier kommt es darauf an, vertraglich Risiken einzugrenzen.

Schritt 2: Lizenzen für LAW-Engines