Das Bermuda-Dreieck im Software Asset Management

Irgendwann ist das Projekt abgeschlossen, externe Berater verlassen das Unternehmen, interne Mitarbeiter wenden sich anderen Aufgaben zu.

Jahre später kündigt der Hersteller der Software ein Audit an und es beginnt die Suche im Bermuda-Dreieck.

Wer war zuständig für die beschaffte Software? Wo wird sie eingesetzt und wie darf sie genutzt werden? Und wer hat eigentlich den Vertrag bzw. die Lizenzdokumente? Der Stress beginnt mit schwierigen Nachforschungen.

Hat man sich einmal im Bermuda Dreieck verloren, hilft nur: Suchen bzw. möglicherweise teure Nachzahlungen leisten.

Waren auch Sie schon einmal im Bermuda Dreieck des Software Asset Managements auf der Suche?

Was können Sie ändern, um das Bermuda-Dreieck zu umschiffen?

• Schaffen Sie klare interne Regeln, wie mit den erworbenen Lizenzen umgegangen werden muss
• Definieren Sie Produktverantwortliche, die sich um die Einhaltung der Regeln kümmern müssen
• Schärfen Sie Verständnis für Software Asset Management im Unternehmen

Die internen Regeln sollten erst einmal im zentralen Kreis, rund um Software-Beschaffung, -Verwahrung, -Einsatz und Ausmusterung definiert werden. Dazu ist es hilfreich, je nach Menge der eingesetzten Produkte, Verantwortliche festzulegen, welche an den internen Regeln mitarbeiten und diese anschließend umsetzen.

Das Schärfen des Verständnisses für das Software Asset Management in allen Abteilungen hilft schließlich, Kosten zu vermeiden und für ein Audit gut präpariert zu sein, indem z.B.:

• Wartungsverträge rechtzeitig gekündigt werden à Wird eine Software noch benötigt?
• Nicht mehr genutzte Geräte erkannt werden à Müssen diese Geräte noch lizenziert sein?
• Ein Abteilungswechsel von Mitarbeitern berücksichtigt wird à Welche Software benötigt der Mitarbeiter in seiner neuen Rolle?

Welche Prozesse für das Bermuda-Dreieck des Software Assetmanagements eine Rolle spielen, ist auf der Seite unseres Partners SAM Charter veranschaulicht. Die Übersicht steht kostenlos zum Download bereit: