Das Bermuda-Dreieck im Software Asset Management

19. Februar 2021/Kirsten Springer

Wer kennt es nicht – Das Bermuda-Dreieck zwischen der Südspitze Floridas, den Bermuda-Inseln und Puerto Rico? Das Bermuda-Dreieck ruft ein Gefühl der Ungewissheit hervor. Schiffe sowie Flugzeuge sollen hier verschwunden sein. Die Betonung liegt auf „sollen“. Gibt es vielleicht eine sinnvolle Erklärung für jedes dieses mysteriöse Verschwinden? Um das ungewisse Gefühl zu korrigieren, helfen nur Nachforschungen.

Was ist aber nun das Bermuda-Dreieck im Software Asset Management? Auch hier verschwindet etwas, und zwar Wissen und wie es scheint, auch die eine oder andere Lizenz. Dieses Bermuda-Dreieck erstreckt sich zwischen den Prozessen der Bedarfsmeldung, der Beschaffung und der Bereitstellung oder in Abteilungen gedacht: Zwischen Anforderern (z.B. Projektleitern), dem Einkauf und dem IT-Bereich.

Ein klassisches Beispiel:

Ein Digitalisierungsprojekt wird vom Top-Management gestartet. Der Projektleiter stellt fest, dass eine bestimmte Software dringend benötigt wird, denn sein Projekt ist wichtig und soll zügig abgeschlossen werden. Der Einkauf prüft, ganz korrekt, ob die Software im Budget liegt, die Einkaufsrichtlinien eingehalten werden und beschafft sie schließlich. Die IT startet die Installation und das noch bevor die Nutzungsrechte dokumentiert vorliegen. Schließlich drängt ja der Projektleiter.

Irgendwann ist das Projekt abgeschlossen, externe Berater verlassen das Unternehmen, interne Mitarbeiter wenden sich anderen Aufgaben zu.

Jahre später kündigt der Hersteller der Software ein Audit an und es beginnt die Suche im Bermuda-Dreieck.

Wer war zuständig für die beschaffte Software? Wo wird sie eingesetzt und wie darf sie genutzt werden? Und wer hat eigentlich den Vertrag bzw. die Lizenzdokumente? Der Stress beginnt mit schwierigen Nachforschungen.

Hat man sich einmal im Bermuda Dreieck verloren, hilft nur: Suchen bzw. möglicherweise teure Nachzahlungen leisten.

Waren auch Sie schon einmal im Bermuda Dreieck des Software Asset Managements auf der Suche?

Was können Sie ändern, um das Bermuda-Dreieck zu umschiffen?

Schaffen Sie klare interne Regeln, wie mit den erworbenen Lizenzen umgegangen werden muss
Definieren Sie Produktverantwortliche, die sich um die Einhaltung der Regeln kümmern müssen
Schärfen Sie Verständnis für Software Asset Management im Unternehmen

Die internen Regeln sollten erst einmal im zentralen Kreis, rund um Software-Beschaffung, -Verwahrung, -Einsatz und Ausmusterung definiert werden. Dazu ist es hilfreich, je nach Menge der eingesetzten Produkte, Verantwortliche festzulegen, welche an den internen Regeln mitarbeiten und diese anschließend umsetzen.

Das Schärfen des Verständnisses für das Software Asset Management in allen Abteilungen hilft schließlich, Kosten zu vermeiden und für ein Audit gut präpariert zu sein, indem z.B.:

Wartungsverträge rechtzeitig gekündigt werden à Wird eine Software noch benötigt?
Nicht mehr genutzte Geräte erkannt werden à Müssen diese Geräte noch lizenziert sein?
Ein Abteilungswechsel von Mitarbeitern berücksichtigt wird à Welche Software benötigt der Mitarbeiter in seiner neuen Rolle?

Welche Prozesse für das Bermuda-Dreieck des Software Assetmanagements eine Rolle spielen, ist auf der Seite unseres Partners SAM Charter veranschaulicht. Die Übersicht steht kostenlos zum Download bereit:

SAM Charter: Das SAM Öko-System 2020 DE

(Inspiriert durch Rory Canavan)